分类：打印设置篇

当工作表中存在大量的合并单元格时，打印后有可能将一个合并单元格打印在两页中，其中一页有文字而另一页空白，从而影响文件的美观度。

图8.54中A53：A58即为合并单元格，分页时A53：A54区域被分在上一页，A55：A58区域被分在下一页。打印后上一页中看不到省名，会给查看报表带来不便。有没有办法快捷重组 A列的合并单元格，使所有跨页的合并单元格都拆分重组，使每页都能看到文字呢？

解题步骤

Excel的内置工具不足以解决本问题，笔者使用VBA开发了一个名为“重组跨页合并单元格”的通用工具，使用该工具可以瞬间重组合并单元格，具体操作步骤如下。

1.打开图8.54所示的工作簿，然后打开“重组跨页合并单元格.xlam”，在“开始”选项卡中将会看到如图8.55所示的新菜单。

“重组跨页合并单元格.xlam”插件在随书赠送的案例文件中，位于“第 8 章打印设置篇”文件夹中。

2.单击菜单“重组跨页合并”，在弹出的对话框中输入“a：a”，表明要调整的合并单元格在A列，对话框内容如图8.56所示。

3.单击“确定”按钮执行重组，重组效果如图8.57所示。

在图8.57中，原本的合并单元格A53：A58被拆分成两个合并单元格，每个合并单元格被打印在单独的一页中。

知识扩展

1.“重组跨页合并单元格.xlam”插件属于用 VBA 开发的工具，工具提供的菜单和代码都在文件“重组跨页合并单元格.xlam”中，因此使用此工具前必须打开此文件，否则无法调用对应的菜单。

2.“重组跨页合并单元格.xlam”工具只支持Excel 2007、Excel2010、Excel2013和Excel2016，不支持Excel 2003。

图 8.47 所示的成绩表中存在重复姓名，为了便于查看，能否将相同且相邻的姓名所在单元格合并？

解题步骤

Excel未提供合并相同且相邻单元格的功能，但可以通用多个小工具的搭配应用达成需求，当需要合并的单元格较多时，此技巧可以提升工作效率。具体执行步骤如下。

1.选择A1单元格，然后单击功能区的“数据”→“分类汇总”，弹出“分类汇总”对话框。

2.将分类字段设置为“姓名”，将汇总项也设置为“姓名”，然后单击“确定”按钮，设置界面如图8.48所示，汇总效果如图8.49所示。

3.选择 B2：B18 区域，然后按＜Alt+H+F+D+S＞组合键，弹出“定位条件”对话框，然后选择单选按钮“常量”，并取消选择其下方的“数字”、“逻辑值”和“错误”复选框，只留下“文本”复选框，定位条件设置界面如图8.50所示，图8.51则是定位结果。

4.单击功能区的“开始”→“合并后居中”，当弹出提示对话框时直接单击“确定”按钮即可，最后的合并效果如图8.52所示。

5.单击功能区的“数据”→“分类汇总”，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，然后单击“确定”按钮返回工作表界面，图8.53即为最终效果。

6.删除空白的A列。

知识扩展

1.本例基于此思路实现合并相邻且相同的单元格：利用分类汇总工具对文本汇总，汇总结果是数值0，此时利用定位工具定位文本，从而分别选中被汇总项区隔开的姓名所在区域，当对选区执行合并操作时，Excel会将每个姓名所在区域单独合并，从而实现需求。

2.本例举例时采用的样本数据较少，因此在操作过程中感觉不到本例的技巧能提升多大效率，手工合并也可以快速完成。然而当数据有数百行或数千行时，手工操作将比本例的技巧低效得多。

图 8.39 是公司的工资明细表，能否快速转换成工资条格式？即每个员工工资的上一行都显示标题栏。

解题步骤

Excel未提供生成工资条的工具，但是多个内置工具组合应用可以实现此需求，具体操作步骤如下。

1.在I3单元格中输入字母A，在J4单元格中输入字母A。

2.选择I3：J4区域，然后双击填充柄，将数据填充到工资明细的最后一行，效果如图8.40所示。

3.按＜Alt+H+F+D+S＞组合键，弹出“定位条件”对话框，然后选中“常量”单选按钮，并取消选择其下方的“数字”、“逻辑值”和“错误”复选框，只保留“文本”复选框，操作界面如图8.41所示。

4.单击“确定”按钮执行定位，然后右键单击任意一个已选中的单元格，并从右键菜单中选择“插入”，弹出“插入”对话框。

5.选择“插入”对话框中的“整行”，然后单击“确定”按钮执行插入行操作。图8.42展示了插入方式的设置界面，图8.43则是插入整行后的效果。

6.复制第一行。

7.选择A1：A20，然后按＜Alt+H+F+D+S＞组合键，弹出“定位条件”对话框，然后选中“空值”单选按钮，并单击“确定”按钮执行定位。图8.44是定位条件设置界面，图8.45则是定位效果。

8.按组合键＜Ctrl+V＞，粘贴标题到空行中，粘贴后效果如图8.46所示。

9.删除I：J区域的辅助数据。

知识扩展

1.本例的重点在于辅助区域的应用，通过辅助区域定位需要插入行的单元格。当插入空行后，其他操作都相当简单。

使用辅助区域时要注意两点，其一是输入的字符没有任何限制，使用任何字符都可以，而非只能使用字母“A”；其二是必须从第二个职员信息处开始，因为第一个职员的工资信息上方已经存在标题行。

2.在辅助区域定位文本后需要调用右键菜单中的“插入”菜单，此时的重点在于必须右键单击已经选中的单元格，其后插入空行时才会针对当前选中的所有单元格各插入一行，否则无法实现预期效果。

3.复制第一行后，定位 A1：A20 区域的空白单元格，然后粘贴数据即可将标题批量存放到每个职员信息的上方。假设 A 列的某个姓名被删除，那么不能使用本例的方法，必须确保姓名区域没有空白单元格。

打印文件时能否在数据下方打印底纹？要求底纹内容是“四维公司机密文件”。

解题步骤

Excel 任何版本都没有提供设计底纹的工具，本例采用的方法是自己设计一张 A4纸尺寸的图片，在图片中写上文字，然后将它插入页眉，具体步骤如下。

1.使用Photoshop或其他绘图工具设计一个大约宽度21厘米、高度28厘米的空白图片，然后在其中写入“四维公司机密文件”，最终效果如图8.35所示。

2.打开 Excel 文件，打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

3.打开“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，图 8.36展示了“自定义页眉”按钮的位置。

4.单击“插入图片”按钮，然后在弹出的“插入图片”对话框中单击“来自文件”，选择第1步保存的图片文件，并单击“打开”按钮，此时在“页眉”对话框左方的方框中会出现“㊣[图片]”编码，表示将选中的图片插入到页眉左端位置，设置界面如图8.37所示。

5.单击“确定”按钮返回“页面设置”对话框，再次单击“确定”按钮返回工作表界面。

6.按组合键＜Ctrl+F2＞进入打印预览界面，从预览效果中可以看到在数据背后已经产生了文字底纹，效果如图8.38所示。

知识扩展

1.通过页眉生成的底纹图案只在打印预览时出现，普通视图和分页预览视图无法看到图案。

2.本案例使用文字作为打印底纹，事实上也可以使用图片作为底纹。

不管使用什么内容作底纹，都必须注意一个原则——底纹要半透明，不能喧宾夺主。

3.设计图片时其大小应参照A4纸的大小，但需要比A4纸小一点，因为打印时有边界，可打印区域总会小于整张A4纸的尺寸。

当工作表的数据较少时，打印在纸张中可能呈现如图 8.31 所示的效果，既不居中显示又无法填满纸张，严重地影响美观度。是否可以让数据填满纸张且居中打印在一页中呢？

解题步骤

通过“页面设置”可以调整打印效果，具体操作步骤如下。

1.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

2.打开“页边距”选项卡，然后选择“水平”和“垂直”复选框，表示打印时将内容显示在纸张的中心，操作界面如图8.32所示。

3.打开“页面”选项卡中，默认的缩放比例是 100，可以通过目测评估当前数据缩放到哪个比例才刚好填满整页，然后将估计的数值填进去，单击“确定”按钮预览效果，如果效果满意则采用此缩放比例，如果不满意则返回修改。经过测试，使用“260”比较理想，设置界面见图8.33，预览效果如图8.34所示。

知识扩展

1.在打印界面中有“将工作表调整为一页”、“将所有列调整为一页”、“将所有行调整为一页”三个工具，它们都属于缩放工具，但是只能缩小不能放大，本例的方法可以将打印内容放大至填满整页。

2.在打印预览界面的右下角有一个“显示边框”工具，单击可以看到打印页面四周的边界线，可以通过拖动边界线的方式缩小边距，从而使打印范围更广。

图8.29所示的产量表包含52行、10列，打算将它们打印在一张纸中，但在打印预览时发现Excel将它分成了两页，第一页包含9列，第二页包含1列，预览效果如图8.30所示。有没有办法将它们打印在一页纸中呢？

解题步骤

Excel自带一个调整工具，可以将多余的行或列通过缩放从而打印在一页中，具体操作步骤如下。

1.单击功能区的“文件”→“打印”→“无缩放”→“将所有列调整为一页。”

2.单击“打印”按钮，打印出来后可以发现所有列都打印在一页中。

知识扩展

1.当打印时发现有不超过10行或不超过10列的内容未打印在同一页中时，可以通过“将所有行调整为一页”或“将所有列调整为一页”将多余的部分调整到一页中去，但是当超过部分大于10行或大于10列时不宜缩放到一页中，否则字体会缩小太多，不利于查看。

2.还可以进入分页预览视图中，拖动蓝色分界线来实现相同的功能。

为了节约纸张，公司要求打印报表时必须双面打印，装订后再上交给领导查看。

装订后要求奇数页的页码写在报表的右上方、偶数页的页码写在报表的左上方，Excel是否能实现此需求呢？

解题步骤

Excel的“页面设置”中有一个“奇偶页不同”，通过该选项可以让打印后的报表在奇偶页显示不同的页眉内容，或者让相同的页眉内容显示在不同的区域，具体操作步骤如下。

1.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

2.打开“页眉/页脚”选项卡，选择“奇偶页不同”复选框，然后单击“自定义页眉”按钮，从而弹出“页眉”对话框。设置界面如图8.27所示。

3.在“奇数页页眉”选项中的右边方框中输入代码“第㊣[页码]页总㊣[总页数]页”，然后打开“偶数页页眉”选项卡，并在左边的方框中输入代码“第㊣[页码]页总㊣[总页数]页”，设置界面如图8.28所示。

4.单击“确定”按钮返回“页面设置”对话框，再次单击“确定”按钮返回工作表界面。

5.按下组合键＜Ctrl+F2＞，进入打印预览界面，切换到不同页面，可以发现报表的奇数页中页眉内容在右上方、偶数页中页眉内容在左上方。

知识扩展

1.选择“奇偶页不同”复选框后可以让奇数页的页眉与偶数页的页眉显示完全不同的内容；也可以内容相同，仅仅显示方位不同。

2.对于首页存放分类汇总数据、其他页存放明细数据的工作表，也可以采用“首页不同”的方式添加页眉，操作步骤和本例基本一致，将选择“奇偶页不同”复选框改为选择“首页不同”复选框即可。

公司要求打印工资表时每一页都必须显示前两行标题和最后一行汇总及一行签名。换言之，用前两行作为顶端标题，最后两行作为底端标题，Excel是否有办法实现呢？

图8.22是公司的工资表，图中标示了作为顶端标题和底端标题的数据。

解题步骤

Excel的“页面设置”对话框中提供了设置顶端标题的工具，没有提供设置底端标题的工具，但是可以将最后两行转换成图片，然后将图片插入到页脚中去，从而变相地实现底端标题，具体操作步骤如下。

1.使用截图工具将A203：I204区域截图，并保存为jpg图片，截图效果如图8.23所示。

截图工具有很多，QQ、Snagit都可以，Windows7或者Windows 8的开始菜单的附件中也集成了截图工具。

2.回到 Excel 中，单击功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

3.打开“工作表”选项卡，在“顶端标题行”右方的文本框中输入区域地址“1：2”，表示使用第一行到第二行的区域作为顶端标题行，操作界面如图8.24所示。

4.打开“页眉/页脚”选项卡，然后单击“自定义页脚”按钮，弹出“页脚”对话框。

5.单击“插入图片”按钮，然后在弹出的“插入图片”对话框中单击“来自文件”，选择第1步保存的图片文件，并单击“打开”按钮，此时在“页脚”对话框左方的方框中会出现“图片]”编码，表示将选中的图片插入到页脚左端位置，设置界面如图8.25所示。

6.单击“确定”按钮返回“页面设置”对话框，再次单击“确定”按钮返回工作表界面。

7.隐藏倒数两行的数据，目的是避免最后一页的重复打印。

8.按组合键＜Ctrl+F2＞进入打印预览界面，然后单击左下角的右箭头从而进入第2页，在第2个页面可以看到打印内容中同时包含顶端标题和底端标题，且与第一页的顶端标题、底端标题保持一致。预览效果如图8.26所示。

9.切换到其他页面，可以发现每一页都拥有完全相同的顶端标题和底端标题。

知识扩展

1.顶端标题表示打印在每一页顶部的内容，通常包含表格名称和标题。顶端标题是 Excel内置的功能之一。

2.底端标题通常用于显示表格末尾的签名、总计之类的内容，Excel不提供底端标题功能，因此只能借助页脚来实现。不过这种方式显然不如内置的顶端标题那么便捷，而且清晰度也会差一些。

公司要求日产量表必须提供一个封面，在封面显示公司名称、LOGO和报表名称，其设计界面如图8.17所示。

在打印日产量报表时，封面、白班产量表和晚班产量表必须打印在一起，但是首页不能显示页码，因为要保障封面的美观，正文则需要显示综合页码，包含白班报表与晚班报表的总页数。

如何才能实现以上需求呢？

解题步骤

本案例的需求比较复杂，设置也会相应变得复杂，具体的操作步骤如下。

1.选择“白班产量表”，然后在按下Shift键的同时再选择“晚班产量表”。

2.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

3.打开“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，图 8.18展示了“自定义页眉”按钮位置。

4.在左边的方框中输入代码“第㊣[页码]页总㊣[总页数]页”，表示在页眉的左方显示当前页码和总页数，然后在中间的方框中输入代码“㊣[标签名]”，表示页眉的中间部位显示工作表名称，设置界面如图8.19所示。

5.单击“确定”按钮保存设置，然后关闭“页面设置”对话框。

6.选择“封面”工作表，在按住 Shift 键的同时选择“晚班产量表”，然后按下组合键＜Ctrl+F2＞，进入打印预览界面，可以看到封面未显示页眉，效果如图8.20所示。

7.单击左下角的右箭头切换到第2页，在第2页的页眉中显示了当前页的页码及总页数、工作表名称，其中总页数包含了封面、白班产量表和晚班产量表的页数之和，效果如图 8.21 所示。

8.单击两次左下角的箭头切换到第4页，页眉中的工作表名称会变成“晚班产量表”，当前页码则更新为“第4页”，它其实是“晚班产量表”的第1页。

知识扩展

1.若选择多个工作表后再设置页眉，那么页眉会同时应用到每一个工作表中去。相比每个工作表设置一次页眉能提高数倍工作效率。

2.若页眉中指定了页码和总页数，打印单个工作表时页眉中只会计算当前工作表的页数。若选中多个工作表再打印，那么Excel会自动累加这些工作表的总页数。但是对于页面设置中不包含页码与总页数的工作表，Excel 只是累计它的页数，但不会在这个工作表的纸张中打印出相应的页码。

本例中“封面”未设置页眉，因此打印时第一页不显示页眉，从第二页开始打印页眉，页眉中的页数包含了“封面”工作表。

3.如果要求本例的页眉中显示的页码忽略第1页，只计算4页，那么有两种方法实现：其一是“封面”工作表单独打印一次，其他工作表同时打印；其二是修改页眉中的编码，采用“第&[页码]-1页总&[总页数]-1页”，表示页码和总页数都减1。

工作表中数据较多时，打印后会显示在多页中。为了方便查看，要求每一页顶端都要显示“第X页总Y页”字样，如何才能实现此需求呢？

解题步骤

在页眉中可以添加总页数和当前页的编码，具体操作步骤如下。

1.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。

2.打开“页眉/页脚”选项卡，单击“自定义页眉”按钮，弹出“页眉”对话框，图 8.14展示了“自定义页眉”的按钮位置。

3.在“页眉”对话框中依次单击“插入页码”和“插入页数”两个按钮，在左边的方框中会产生代码“㊣[页码]㊣[总页数]”，效果如图8.15所示。

4.手工修改代码为“第㊣[页码]页总㊣[总页数]页”。

5.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

6.按组合键＜Ctrl+F2＞进入打印预览界面，在页面左上方可以看到“第1页总4页”字样，表明页眉添加成功，效果如图8.16所示。

7.单击左下角的右方向箭头切换到下一页，页眉内容会更新为“第2页总4页”。

知识扩展

1.页眉是预览时或打印后才能看到的内容，在普通模式下不会显示出来。页眉可以显示页码、页数、时间、日期、文件路径、文件名称、图片等内容，工作中应用最广泛的是页码和页数。

2.代码“&[页码]”代表当前的页数，它是一个数值，不包含“第”和“页”，因此需要手工修改代码。