分类：基础设置篇

在单元格中添加批注时Excel会自动在首行生成签名，该签名可能是“Administrator”，也可能是“Windows 用户”，还有可能是“ABC”、“User”，效果如图1.48所示。

是否能将批注的默认签名修改为我的昵称“天使的翅膀”呢？

解题步骤

批注签名来自安装Office时输入的用户名称，允许后期修改，修改步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.将“常规”选项卡右边的用户名修改为“天使的翅膀”，操作界面如图1.49所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.再次插入批注，批注的签名会自动变成“天使的翅膀”。

知识扩展

1.安装Windows和Office时都会提示输入用户名，两者通常是不同的。在Excel中生成批注时调用的用户名是安装office时输入的用户名。

2.Excel不允许用户名留空，假如用户删除了用户名，Excel会自动调用安装Windows时输入的用户名到Excel中。假设安装Windows用的名字是“ABC”，那么删除Excel的用户名后添加批注时会自动调用“ABC”作为签名。

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在单元格中输入网址或邮箱地址后，Excel会自动在该单元格产生对应的链接，即单击网址后可打开对应的网站，单击邮箱地址后则打开发送邮件的对话框，双击单元格同样会打开对应的链接。图1.45是输入邮箱地址后产生的超链接展示。

是否可以关闭此功能，从而在双击单元格时不打开链接而是直接进入编辑状态呢？

解题步骤

通过设置Excel选项可以关闭自动转换超链接的功能，具体步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“校对”选项卡，然后再单击右方的“自正更正选项”按钮，操作界面如图1.46所示。

3.打开“自动更正”对话框中的“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“Internet及网络路径替换为超链接”复选框，操作界面如图1.47所示。

4.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

5.在单元格中输入网址或邮箱地址，Excel不再自动为它们添加超链接。

知识扩展

1.Excel自动对网址或邮箱地址添加超链接的本意是方便工作，然而当用户只需要网址和邮箱地址本身时，它会影响工作。读者可以根据自己的实际需求决定是否关闭此功能。

2.如果只打算取消某一个单元格的网址链接，而不是关闭 Excel 的自动添加链接的功能，可以右击单元格，然后从右键菜单中选择“取消超链接”选项即可。

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Excel 2016将数百个命令分放在多个功能区选项卡中，要调用这些命令需要在不同选项卡中切换，不太便利，因此微软公司为Excel设计了快速访问工具栏，它总是固定在工作表界面的顶部，不需要切换选项卡，因此调用命令比较快捷。

在快速访问工具栏中默认只有保存、撤销和恢复3个按钮，效果如图1.40所示，可单击右方的“自定义快速访问工具栏”按钮添加新建、打开、电子邮件、快速打印等选项。是否可以将计算器和朗读单元格两个功能也添加到快速访问工具栏呢？

解题步骤

通过“自定义快速访问工具栏”可以将任意工具添加到快速访问工具栏中，以计算器和朗读单元格两个功能为例，操作步骤如下。

1.单击快速访问工具栏最右端的自定义快速访问工具栏，从弹出的列表中选择“其他命令”。

2.从“从下列位置选择命令”的下拉列表中选择“不在功能区中的命令”，操作界面如图1.41所示。

3.将滚动条向下拉，大概拉到三分之一左右即可看到“计算器”，选中“计算器”并单击“添加”按钮，添加结果如图1.42所示。

4.重复步骤 3，将后面的“朗读单元格”也添加到快速访问工具栏中，单击“确定”按钮后快速访问工具栏将显示为如图1.43所示的效果。

其中计算器在快速访问工具栏中显示的名称是“自定义”，而朗读单元格工具的名称则为“朗读单元格”。

5.单击快速访问工具栏的“自定义”，Excel会弹出一个计算器。

6.在A1单元格中输入“E灵——Excel制表插件之精灵”，然后选中A1单元格，单击快速访问工具栏的“朗读单元格”，如果计算机的音响设备已经插好且已开启电源，声卡驱动也正常，那么可以听到朗读声。Windows7 和 Windows8 中文版都集成了汉语发音引擎，可以正确识别汉字和英文单词。

知识扩展

1.Excel 2016 有一两百个功能都没有放在选项卡中，可以通过自定义快速访问工具栏将常用的功能按钮添加到快速访问工具栏，方便调用；也可以新建一个选项卡，然后将这些功能按钮放在新选项卡中调用。

2.在快速访问工具栏右键单击按钮，从右键菜单中选择“从快速访问工具栏删除”即可删除自定义的新按钮，也可以在图 1.42 所示的界面单击“重置”按钮，从而一键删除所有自定义的新按钮。

3.也可以将计算器、朗读单元格等按钮放在新的自定义选项卡中，类似于图1.44所示的效果。操作方法是：打开“Excel 选项”对话框，然后在“自定义功能区”选项卡的右方单击“新建选项卡”，并通过“重命名”按钮修改选项卡的名字和组的名字，通过“上移”按钮调整新选项卡的位置，最后将计算器和朗读单元格两个按钮添加到新选项卡的组中（见图1.44），且通过“重命名”按钮将计算器的默认名称“自定义”修改为“计算器”。

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当工作簿中某个单元格引用了其他工作簿的值时，打开工作簿时就可能会产生如图 1.38 所示的提示对话框。每天反复多次单击“更新”或“不更新”，会浪费不少时间，现在要求Excel不弹出该提示对话框，用什么方法能实现呢？

解题步骤

通过设置Excel选项可以关闭以上提示信息，具体步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，然后取消选择右边的“请求自动更新链接”的复选框，操作界面如图1.39所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.关闭Excel 2016，重新打开该工作簿，Excel 2016不再弹出如图1.38所示的提示框。

知识扩展

1.当工作簿中有任意单元格通过公式引用其他工作簿的某个单元格时，打开工作簿时Excel会提示用户是否更新公式的值，如果数据源有更新，那么更新活动工作簿的公式可以确保公式总是引用最新的值。如果可以确定数据源不会再更新，那么关闭提示信息能节约文件开启时间。

2.如果原文件不存在了，或者移动了位置、修改了工作簿名称，那么一定无法更新公式的值，此时关闭图1.38所示的提示框才是上策。

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打开部分工作簿后无法正常编辑，选项卡中的大部分菜单都呈灰色禁用状态。仔细观察能发现Excel界面顶部的工作簿名称后面有一个“受保护的视图”，在编辑栏上方也有“受保护的视图”标示（见图1.35），只有单击右方的“启用编辑”按钮后才能编辑和另存工作簿。

如何才能避免产生这种提示，从而缩短操作时间呢？

解题步骤

Excel提供了相应的选项，用于控制哪些情况下产生受保护的视图，可以按以下步骤关闭此功能。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“信任中心”选项卡，然后单击右方的“信任中心”选项，操作界面如图1.36所示。

3.在“信任中心”对话框中单击“受保护的视图”，然后取消选择右方三个复选框，操作界面如图1.37所示。

4.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

5.再次打开相同的文件，Excel 2016不会再产生“受保护的视图”提示。

知识扩展

1.微软设计“受保护的视图”的原意是帮助用户提升安全性，因为Excel文件支持宏代码，而宏代码可以用于设计病毒，给计算机带来危害。在受保护的视图中只允许用户查看工作表中的数据，禁止执行代码也禁止保存文件。不过如果用户确定要打开的文件是安全的，禁用受保护的视图能提升工作效率、减少操作步骤。

2.直接打开网络上的工作簿或邮件中的附件都可能产生“受保护的视图”提示。

3.对于“*.xlsx”格式的工作簿，可以确定它不包含VBA代码，绝对不会中宏病毒，对于“*.xls”和“*.xlsm”格式的工作簿，则可能含有VBA代码。但是并非VBA代码一定是病毒，会带来破坏性。

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当工作表中存在批注时，默认状态只在单元格的右上角显示批注的红色倒三角符号，效果如图1.33所示。

在默认状态下要查看批注的内容必须将鼠标指针指向单元格，然后批注才能完整地显示出来。是否可以让工作表中的所有批注都同时显示红色倒三角符号和批注内容呢？

解题步骤

Excel 2016提供了两种方法显示批注内容：其一是一次显示单个单元格的批注；其二是一次显示所有批注的内容。后者的操作步骤如下。

1.激活需要显示批注的工作表。

2.单击功能区的“审阅”→“显示所有批注”，工作表中的所有批注都会同时显示出来，效果如图1.34所示。

3.再次单击菜单“显示所有批注”，那么上一步所显示出来的批注将自动隐藏。

知识扩展

1.显示所有批注有利于阅读，使批注内容一目了然。不过当批注右边一列有数据时会覆盖右边的数据，

2.显示所有批注的内容后，仅仅方便了阅读，打印时会自动略过这些批注。当需要打印所有批注时，需要进行相应的设置，在后面的章节会有相应的描述。

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工作表中有若干图形对象，能否暂时隐藏这些图形对象呢？

解题步骤

Excel 2016提供了一个名为“选择窗格”的工具，用于控制图形对象的选中、显示与隐藏等操作，“选择窗格”使用步骤如下。

1.单击功能区的“开始”→“查找与选择”→“选择窗格”，在选择窗格中会罗列出活动工作表的所有图形对象名称，同时提供“全部显示”、“全部隐藏”及单独控制图形对象显示与否的大眼睛符号，操作界面如图1.31所示。

2.单击右上方的“全部隐藏”可以将活动工作表中所有图形对象隐藏起来。如果需要显示所有图形对象则单击“全部显示”即可。

3.如果只需要隐藏名为“Excel2010 函数与图表速查宝典”的图形对象，那么单击选择窗格中的对象名称“Excel2010函数与图表速查宝典”右方的大眼睛即可。隐藏后的效果如图1.32所示，指定的图片在工作表中消失，同时选择窗格中对应图片名称右边的大眼睛呈关闭状态。

知识扩展

1.隐藏图片后并不能减小工作簿的体积，删除图片才可以减小工作簿的体积。

2.隐藏图片的目的：除了临时禁止查看以外，还可以禁止打印。尽管通过设置图片的属性也可以让图片禁止打印，但是隐藏图片的方式显然更高效、便捷。

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Excel的默认状态是显示状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签这些组件的，但有时打开了某些文件后，状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签中的一项或多项组件都可能消失。

图1.28和图1.29分别是没有状态栏、编辑栏、工作表标签和有状态栏、编辑栏、工作表标签的状态，如何才能将图1.28的状态恢复到图1.29的状态呢？

解题步骤

Excel的部分组件可以自由控制显示状态，其中视图选项卡中有“标尺”、“编辑栏”、“网格线”和“标题”4个菜单，用于控制4个组件的显示或隐藏，更多的组件控制按钮都在“Excel选项”对话框中。控制状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签这些组件的显示与否，可以按以下步骤操作。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.单击“高级”选项卡，然后分别选择右方的“显示编辑栏”、“显示水平滚动条”、“显示垂直滚动条”、“显示工作表标签”和“显示行和列标题”复选框，操作界面如图1.30所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

经过以上操作后，消失的状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签都会显示出来。

知识扩展

1.Excel 2016支持VBA编程，VBA代码可以轻易地隐藏Excel的任意组件，如果使用了他人的包含VBA代码的工作簿或插件，那么有可能导致Excel部分组件被隐藏起来。

2.网格线控制仅对工作表有效，而状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签都是对工作簿生效的。换言之，网格线需要每个工作表单独控制，而状态栏、编辑栏、滚动条和工作表标签则是操作一次对所有工作表都生效的。

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在Excel的工作表中输入地名时，有时部分地名需要重复输入。例如，图1.22中B5和B2单元格的地名完全一致，由于地名较长，逐个字符重新输入出错率更高，而且输入效率较低，是否有办法通过鼠标选择的方式来输入重复值呢？

解题步骤

Excel提供了一个选项用于控制单元格是否支持记忆式输入，而且默认处于启用状态，因此只需要掌握调用方式即可。不过对于新手而言还是有必要了解每个步骤，以便设置错误时能及时纠错，具体的操作步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，检查右方的“为单元格值启用记忆式键入”是否选中，如果没选中，则单击它前面的方框使其选中，操作界面如图1.23所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.在B5单元格单击右键，从弹出的右键菜单中选择“从下拉列表中选择”，此时单元格中会弹出图1.24所示的列表，列表中包含了B5前面所有已经出现过的字符串，包含标题“地址”与4个地名，效果如图1.24所示。

5.从下拉列表中选择第2行，那么B5单元格会自动输入“广东省珠海市拱北湾仔镇石角路广济药房”。

知识扩展

1.右键菜单中的“从下拉列表中选择”仅支持文本，如果上方单元格都是数值，那么只能弹出空白列表。

2.“从下拉列表中选择”仅对上方的单元格有效，不会调用左方、下方和右方单元格的值。

3.如果活动单元格左方、上方和右方一个单元格都是空白的，那么单击右键菜单“从下拉列表中选择”后只能产生空白列表，不管活动单元格前面还有多个非空单元格。

例如，在图1.25中，活动单元格为A9，那么无法调用前面的任意单元格的值产生下拉列表。

4.如果上方存在多个不连续的区域，而且活动单元格左方和右方都是空白的，那么此时只能调用上方最近的一个区域的值。例如，在图1.26中，在A8单元格单击右键并选择“从下拉列表中选择”，那么产生的列表中只有A6：A7区域的值，忽略A1：A4区域的值。

5.如果在活动单元格左边一列或右边一列的第一行到当前行都有值，那么不管活动单元格上方有多少个不连续的区域，都可以在下拉列表中显示所有值。在图1.27中活动单元格是B9，上方有两个不连续的区域，由于A1：A9都是非空单元格，因此可以在B9单元格的下拉列表中调用上方两个区域的所有值。

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当输入包含百分比的值时，手工输入%符号比较费时。例如，图1.18中的B2单元格，通过小键盘输入78.85比较快捷，然后需要继续输入%则很费时，有何简捷的方法实现不需要输入%但单元格中能自动产生%呢？

解题步骤

通过设置Excel选项和单元格的数字格式可以提升输入百分数的效率，具体步骤如下。

1.单击菜单“文件”→“选项”，弹出“Excel选项”对话框。

2.打开“高级”选项卡，然后查看右方的“允许自动百分比输入”复选框，如果没有选择则将它选中，操作界面如图1.19所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.选择 B2：B11 区域，单击开始选项卡中的“数字格式”右方的下箭头，然后从弹出的下拉列表中选择“百分比”项，操作界面如图1.20所示。

5.在单元格B2中输入数值78.85，当单击Enter键后B2单元格的值会自动变成78.85%。

6.继续在B3中输入数值95，Excel会将它自动转换成95.00%。

知识扩展

1.提升包含百分数的输入效率包含两个步骤，设置单元格的数字格式为“百分比”及在“Excel选项”对话框中选择“允许自动百分比输入”，前者的目的在于输入数字时自动在右边追加百分号%，后者的目的在于添加百分号之后将数值缩小到100分之1。假如未勾选“允许自动百分比输入”，那么输入80后将得到8000.00%，选择“允许自动百分比输入”后则得到80.00%，显然80.00%更符合实际需求，因此两个步骤缺一不可。

2.通过开始选项卡中的“数字格式”下拉列表选择格式名称“百分比”，从而将单元格设置为百分比格式，那么单元格的小数位数采用的是默认值——2位。如果需要将小数位数修改为其他长度，那么应该在选中 B2：B11 区域后按下组合键＜Ctrl+1＞，弹出“设置单元格格式”对话框，然后打开“数字”选项卡，从分类列表中选择“百分比”项，将右边的“小数位数”调整为0或其他需要的长度，操作界面如图1.21所示。

3.设置单元格的数字格式前应选中所有需要设置的区域，如果需要设置的单元格分布在不连续、不规则的多个区域中，应在按住Ctrl键的同时选中所有这些区域。

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