分类：美化装饰篇

工作表中某些项目会重复出现，如姓名、产品名称或公司名称，如果将相同且相邻的项目标示相同的颜色，下一项目不标示颜色，再下一个项目继续标示颜色，那么查看工作表时会轻松很多。

Excel不提供可以完成以上需求的工具，是否有其他方法实现隔项目标示数据的功能呢？

解题步骤

Excel的内置功能很强大，但不足以应付所有表格方面的工作需求，因此微软提供了VBA开发平台让用户自行设计新功能，从而弥补Excel内置功能的不足。

作者使用 VBA 开发了一个通用工具“隔项目标示”，通过此工具可以瞬间满足本例需求。以图9.14所示的数据为例，隔一个地区标示一种颜色，操作步骤如下。

图9.14 参赛队员信息表

1.打开如图9.14所示的工作表，然后再按组合键＜Ctrl+O＞，打开名为“隔项目标示.xlam”的文件，此时在开始选项卡中会出现如图9.15所示的新菜单。

2.选择C2：C21，然后单击菜单“隔项目标示”，标示结果如图9.16所示。

图9.15 新菜单

图9.16 标示地区

图9.16中C列的地区名称已经标示颜色，每隔一个地区标示一次，从而使报表更人性化，查看报表时更轻松。

如果要求标示参赛项目，那么步骤如下：选择F2：F21区域，然后单击菜单“隔项目标示”，标示效果如图9.17所示。

图9.17 标示参赛项目

知识扩展

1.菜单“隔项目标示”只能在打开“隔项目标示.xlam”文件后才会产生，因此需要在使用此功能前要打开文件“隔项目标示.xlam”。

2.如果只是临时使用一次，打开文件“隔项目标示.xlam”即可调用菜单“隔项目标示”，如果此功能使用频繁，那么可参考本书疑难 114 的方法安装文件“隔项目标示.xlam”，安装文件后菜单“隔项目标示”将永远显示在“开始”选项卡中。

3.如果要删除“隔项目标示”生成的颜色，全选数据区域后单击图9.18中的“无填充颜色”即可。

图9.18 去除背景色

4.如果要求隔一行标示一行，那么实现方法会简单许多，通过条件格式几秒钟就能完成，不需要用到编程知识。此问题交给读者去思考。

在单元格中插入的批注全是长方形的，效果如图9.9所示。能否修改为其他样式？

解题步骤

修改批注外框的形状需要用到“更改形状”菜单，但该菜单处于隐藏状态，需要手工添加到快速访问工具栏后才能使用，具体操作步骤如下。

1.按组合键＜Alt+T+O＞，弹出“Excel选项”对话框。

2.单击左方的“快速访问工具栏”，然后将“从下列位置选择命令”的“常用命令”修改为“所有命令”，接着拖动下方列表中的滚动条，直到看到“更改形状”，此时选中“更改形状”并单击“添加”按钮将它添加到右方的列表中，操作界面如图9.10所示。

3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。

4.选择批注所在单元格，然后单击右键，并从右键菜单中选择“编辑批注”，此时选中批注的外框，快速访问工具栏的“更改形状”按钮会从禁用状态切换成可用状态。

5.单击快速访问工具栏的“更改形状”右方的倒三角按钮，然后从弹出的列表中选择波形，波形按钮的位置如图9.11所示，而图9.12则是更改后的批注效果。

知识扩展

1.“更改形状”菜单使用率不高，因此默认处于隐藏状态，只有通过自定义快速访问工具栏将它显示出来后才能调用。当然并非只能将它显示在自定义快速访问工具栏中，也可以在“插入”选项卡中添加一个组，并将“更改形状”放置在此组中，效果如图9.13所示。

2.当未选中形状时，“更改形状”菜单总是呈浅灰色禁用状态，只有选中形状时才能使用此功能。

3.选中形状中的字符时不能更改形状。