函数的基本使用 – 第2页

Excel 利用函数工具提示轻松掌握函数

利用函数工具提示可以轻松快速掌握函数的使用方法，函数工具提示主要包括以下几种操作，下面逐一进行详细介绍。

设置函数工具提示选项

单击“文件”、“选项”按钮，打开“Excel选项”对话框，在该对话框中，切换到“公式”标签，然后按照图9-9所示进行设置，即可启用函数工具提示。

图9-9　设置属性

在单元格中显示函数完整语法

在单元格中输入一个函数公式的时候，按下“Ctrl+Shift+A”组合键可以得到包含该函数完整语法的公式，如键入“=IF（”，然后按下“Ctrl+Shift+A”组合键，则可以在单元格中得到以下结果：

=IF（logical_text，value_if_true，value_if_false）

如果所输入的函数有多种语法，如LOOKUP函数，此快捷菜单将弹出“选定参数”选择窗口，选择其中的一项参数组合后按“确定”按钮，Excel将返回相应的完整语法。

阅读使用函数帮助文件

Excel内置函数多数都有相应的帮助文件，如果想了解某个函数的详细用法，可以通过Excel帮助来实现查看。

步骤1：单击“公式”菜单，然后单击“插入函数”按钮，打开“插入函数”对话框，在“选择函数”列表中选中需要了解的函数（如COUNTIF），单击对话框左下角的“有关该函数的帮助”链接，如图9-10所示。

步骤2：进入“Microsoft Excel 2016帮助”窗口中，将显示该函数的作用、语法及使用示例（向下滑动窗口可以看到），如图9-11所示。

图9-10　“插入函数”对话框

图9-11　函数的作用、语法

“自动求和”的使用

在输入函数时，Excel系统还提供了“自动求和”功能，可以快速插入求和、平均值、计数、最大值、最小值等函数，方便用户快速输入使用频率较高的函数。

步骤1：打开Excel表格，选中要显示自动求和的单元格，切换至“公式”选项卡，单击“函数库”组中的“∑自动求和”右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“求和”选项，如图9-12所示。

步骤2：自动在所选单元格中输入求和公式“=SUM（）”，输入需要引用的单元格，按Enter键即可快速计算出结果，如图9-13所示。

图9-12　单击“求和”选项

图9-13　查看计算结果

Excel 巧妙输入和编辑函数公式

输入和编辑函数公式的时候，存在许多技巧，下面分别进行详细介绍。

使用工具栏按钮输入函数

许多读者接触Excel公式计算都是从求和开始，所以对工具栏上的按钮应该不会陌生。单击“公式”选项卡，即可看到该按钮。用鼠标单击此按钮右侧的倒三角按钮，将出现求和、平均值、计数、最大值、最小值、其他函数（默认为求和）6个选项，如图9-6所示，选择其中一项，就可以在单元格中快捷地插入相对应的常用函数。

图9-6　工具栏按钮

使用插入函数向导

插入函数向导是一个交互式输入函数的对话框，选中任意单元格，按下“Shift+F3”组合键或者单击编辑栏按钮左侧的按钮，即可打开“插入函数”对话框，如图9-7所示。

图9-7　“插入函数”对话框

如果对函数所属类别不是很熟悉，可以在此对话框的“搜索函数”文本框里输入简单的描述来寻找合适的函数。比如输入“余数”，然后按Enter键，则Excel会在“选择函数”列表框中“推荐”一些函数供用户使用，如MOD。

如果知道所需函数的类别，可以先在“选项类别”下拉列表中选取分类，然后从“选择函数”列表框中选择函数，当类别中的函数数量较多的时候，可以移动滚动条或者按函数开头字母来快速定位函数。

选定函数后，单击“确定”按钮，Excel会将函数写入编辑栏中，同时弹出“函数参数”对话框，利用此对话框用户可以方便地输入函数所需的各项参数，每个参数框右边会显示该参数的当前值。对话框下方有关于所选函数的一些简单文字描述以及对各个参数的相关说明，如图9-8所示。

图9-8　“函数参数”对话框

手工输入函数

熟练的用户可以直接往单元格中输入函数公式，输入函数公式的方法与输入其他数据没有差别，只要保证输入的内容符合函数公式的结构即可。

公式的编辑和复制

当需要修改公式的时候，可以在编辑栏中移动光标到相应的地方直接修改，或者单击编辑栏左边的按钮，在弹出的“函数参数”对话框中进行修改。

公式可以通过双击或者拖动单元格右下角的填充柄进行复制，也可以用复制、粘贴单元格的方式进行复制。

Excel 函数的作用、构成、参数及种类

Excel中的函数是一些预定义的公式，它可运用一些参数并按照特定的顺序和结构对数据进行复杂的计算。使用函数进行计算可以简化公式的输入过程，并且只需设置函数的必要参数就可进行正确的计算，所以与使用公式进行计算比较，使用函数占用的空间小，速度更快。

认识函数的重要作用

公式是对工作表中数值执行计算的等式，函数则是一些预先编写的，按照特定顺序或者结构执行计算的特殊等式。根据应用领域的不同，Excel函数一般可以分为：逻辑函数、信息函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计、查找与引用、数据库、文本、财务、工程等函数类别，此外还有Excel 4.0宏表函数、扩展函数以及外部函数等。

许多读者在碰到较复杂的函数公式，尤其是函数嵌套公式的时候，往往不知从何读起。其实只要掌握了函数公式的结构等基本知识，就可以像庖丁解牛一样将公式进行分段解读。