分类：数据组合与分类汇总

在通常情况下，要对Excel工作表中的数据进行常规计算和分析，并不需要用户掌握多么复杂的函数公式知识和技巧，Excel本身所提供的分类汇总、合并计算等基础工具就可以对工作表进行一些常规的数据分类统计。本章主要介绍有关数据组合和分类汇总的技巧和方法。

Excel 手动创建列的分级显示

前面一节讲的是手动创建行的分级显示，用户也一定注意到在“设置”对话框中的“明细数据右侧”复选框。用户可以取消对该复选框的选择来实现创建列的分组显示，以图23-6工作表数据为例，说明其具体操作步骤。

图23-6　积分返馈工作表

手动创建列的分级显示的具体操作步骤如下。

步骤1：依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组右下角的“外边框”按钮，弹出如图23-2所示的“设置”对话框，在对话框中取消“明细数据的右侧”复选框。单击“确定”按钮，完成设置。

步骤2：选中D列，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第2级分级显示。

步骤3：选中F列至M列，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第2级分级显示。

步骤4：选中G列至M列，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第3级分级显示。

步骤5：选中O列和P列，选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第2级分级显示。

步骤6：选中P列，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第3级分级显示。

步骤7：建立分级显示的结果如图23-7所示，在工作表的上方出现了分级显示符号以及标识线，通过单击这些分级显示符号按钮可方便地进行分组显示。

图23-7　手动创建列分级显示

Excel 手动创建行的分级显示

对于层次关系的规律性不是很明显的数据内容，用户通常使用手工创建的方法进行分级显示。如图23-1所示的工作表是一张积分返馈数据，数据内容都是文本类型的数据。如果按“积分”字段中数据的位数建立分级显示，就需要通过手动的方式创建分级显示。

手动创建行分级显示的具体操作步骤如下。

步骤1：依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组右下角的“外边框”按钮，弹出如图23-2所示的“设置”对话框。

步骤2：在对话框中取消“明细数据的下方”复选框。

步骤3：单击“确定”按钮，完成设置。

步骤4：选中第4行，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第2级分级显示。

步骤5：选中第6至13行，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第2级分级显示。

步骤6：选中第7至13行，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第3级分级显示。

图23-1　“积分返馈表”

图23-2　“设置”对话框

图23-3　手动创建分级显示

步骤7：选中第15和第16行，选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第2级分级显示。

步骤8：选中第16行，依次选择“数据”选项卡“分级显示”单元组中的“创建组”下方的按钮，从弹出的菜单中选择“创建组”命令，建立第3级分级显示。

步骤9：建立分级显示的结果如图23-3所示，在工作表的左侧出现了分级显示符号以及标识线，通过单击这些分级显示符号按钮可方便地进行分组显示。

用户可以单击分级显示符按钮，可以看到第1级的显示效果，如图23-4所示。

用户可以单击分级显示符按钮，可以看到第2级的显示效果，如图23-5所示。

图23-4　选择第1级显示

图23-5　选择第2级显示

注意：1）不能对多重选定区域使用“组合”命令，只能对连续区域使用“组合”命令。

2）在创建分组显示时要注意分组项设置的方向，系统默认的是在“明细数据的下方”或“明细数据的右侧”。如果要将分级项设置在明细数据的上方或左侧，则应该先选择“数据”选项卡“分级显示”单元组右下角的“外边框”按钮，弹出如图23-2所示的“设置”对话框，在对话框中取消“明细数据的下方”或“明细数据右侧”复选框的选中状态。