分类：数据透视表分析数据应用技巧

在使用数据透视表时，除了可以对汇总数据进行排序和更改汇总方式之外，还可以对汇总的结果进行筛选。使用筛选功能可以完成许多复杂的操作，下面通过实例说明筛选汇总结果的具体操作步骤。

步骤1：打开要对汇总结果进行筛选的数据透视表，如图24-35所示。

步骤2：右击“步步高”，然后指向弹出菜单中的“筛选”命令，并从子菜单中选择一种筛选方式，例如此处单击“仅保留所选项目”命令，如图24-36所示。筛选结果如图24-37所示。

图24-35　打开数据透视表

图24-36　单击“仅保留所选项目”命令

步骤3：右击“步步高”，然后选择“筛选”|“从‘产品名称’中清除筛选”命令，清除筛选结果，此时数据透视表将恢复到打开时的状态。

步骤4：单击“业务员”右侧的箭头，然后在弹出框中只选中“陈圆圆”和“李红艳”两个复选框，如图24-38所示。

图24-37　筛选结果

图24-38　只选中“陈圆圆”和“李红艳”两个复选框

步骤5：单击“确定”按钮，可以看到筛选结果如图24-39所示。

步骤6：单击“业务员”右侧的箭头，然后在弹出框中单击“从‘业务员’中清除筛选”命令，清除筛选结果。

步骤7：单击“业务员”右侧箭头，然后在弹出框中选择“值筛选”|“大于”命令，如图24-40所示。

步骤8：在“值筛选（业务员）”对话框中设置各选项，以筛选销售额大于或等于30000的业务员，如图24-41所示。

步骤9：单击“确定”按钮，可以看到筛选结果如图24-42所示。

图24-39　筛选结果

图24-40　选择“值筛选”|“大于”命令

图24-41　设置值筛选选项

图24-42　筛选结果

默认情况下，数据透视表的汇总方式为求和汇总，也可以根据需要将其更改为其他汇总方式，如平均值、最大值、最小值、计数等。下面通过实例说明如何更改数据透视表的汇总方式。

步骤1：打开要更改汇总方式的数据透视表。

步骤2：右击数值区域的任一单元格，然后指向弹出菜单中的“值汇总依据”，从子菜单中选择一种汇总方式，如此处单击“计数”命令，如图24-32所示。更改汇总方式后的数据透视表如图24-33所示。

提示：也可以右击数值区域的任一单元格，然后单击弹出菜单中的“值字段设置”命令，打开“值字段设置”对话框，在“值汇总方式”选项卡“计算类型”列表中选择一种汇总方式，如图24-34所示。

图24-32　单击“计数”命令

图24-33　更改汇总方式后的数据透视表

图24-34　从“计算类型”列表中选择一种汇总方式

在数据透视表中可以方便地对数据进行排序，下面通过实例介绍具体操作步骤。

步骤1：打开要进行排序操作的数据透视表文件，如图24-27所示。

步骤2：单击“产品名称”列右侧箭头，然后单击弹出菜单中的“降序”命令，如图24-28所示。

图24-27　打开数据透视表文件

图24-28　单击“降序”命令

步骤3：经过以上操作，产品名称更改为按降序排列，如图24-29所示。

图24-29　产品名称更改为按降序排列

步骤4：单击“产品名称”列右侧箭头，然后单击弹出菜单中的“其他排序选项”命令，打开“排序（产品名称）”对话框。

提示：也可以单击“产品名称”列下方的任一单元格，然后选择“数据透视表工具”|“选项”|“排序”命令，打开“排序（产品名称）”对话框。

步骤5：选中“升序排序（从A到Z）依据”单选按钮，并在下方列表中选择“产品名称”，如图24-30所示。

步骤6：单击“确定”按钮，将产品名称的排序方式改回升序。

提示：如果要设置更多的排序选项，可以单击“排序（产品名称）”对话框中的“其他选项”按钮，打开“其他排序选项（产品名称）”对话框，然后设置自动排序、主关键字排序次序、排序依据、方法等选项，如图24-31所示。例如，如果希望每次更新报表时都自动排序数据，则选中“每次更新报表时自动排序”复选框。

图24-30　选中“升序排序（从A到Z）依据”单选按钮

图24-31　“其他排序选项（产品名称）”对话框

在默认情况下，当选中数据透视表中的任一单元格时，在窗口右侧就会显示数据透视表字段列表。如果数据透视表占用屏幕空间比较大，而暂时又不需要使用字段列表时，可以将其隐藏，当需要时再将其显示出来。

如果要隐藏字段列表，可以按照以下步骤进行操作。

步骤1：右击数据透视表中的任一单元格。

步骤2：单击弹出菜单中的“隐藏字段列表”命令，如图24-25所示。隐藏字段列表后的窗口如图24-26所示。

图24-25　单击“隐藏字段列表”命令

图24-26　隐藏字段列表后的窗口

如果要显示字段列表，可以按照以下步骤进行操作。

步骤1：右击数据透视表中的任一单元格。

步骤2：单击弹出菜单中的“显示字段列表”命令。

如果修改了工作表中数据透视表的源数据，数据透视表并不会自动随之发生相应的变化，需要用户手动进行刷新，下面通过实例介绍刷新数据透视表的具体操作步骤。

步骤1：打开包含要修改的数据透视表及源数据的工作表，如图24-22所示。

步骤2：修改工作表中的源数据，如图24-23所示。

图24-22　打开工作表

图24-23　修改源数据

步骤3：右击数据透视表中的任意单元格，然后单击弹出菜单中的“刷新”命令。刷新数据透视表前后的结果如图24-24所示。

图24-24　刷新数据透视表前后的结果

有时可能需要移动数据透视表的位置，以便在原来的位置插入工作表单元格、行或列等其他内容。如果要移动数据透视表，可以按照以下步骤进行操作。

步骤1：单击要移动的数据透视表。

步骤2：单击“分析”选项卡“操作”组中的“移动数据透视表”命令，打开“移动数据透视表”对话框，如图24-21所示。

图24-21　“移动数据透视表”对话框

步骤3：在“选择放置数据透视表的位置”下，执行以下操作之一。

• 如果要将数据透视表放入一个新的工作表（从单元格A1开始），则单击“新工作表”单选按钮。
• 如果要将数据透视表放入现有工作表，则选择“现有工作表”单选按钮，然后在要放入数据透视表的单元格区域中单击第一个单元格。

步骤4：单击“确定”按钮。

通过复制数据透视表，可以有效地备份数据。如果要复制数据透视表，可以按照以下步骤进行操作。

步骤1：打开要复制的数据透视表，并单击数据透视表中的任一单元格，此时在功能区将显示“数据透视表工具”。

步骤2：单击“分析”选项卡中“操作”组的“选择”|“整个数据透视表”命令，将整个数据透视表选中，如图24-19所示。

图24-19　单击“整个数据透视表”命令

步骤3：在数据透视表中右击，然后单击弹出菜单中的“复制”命令，此时的数据透视表周围出现一个虚框，如图24-20所示。

图24-20　数据透视表周围出现一个虚框

步骤4：选择要将数据透视表复制到的位置所在的单元格，然后右击单元格并单击弹出菜单中的“粘贴”命令，将数据透视表粘贴到该位置。