分类：分级显示

对于分级显示状态下的工作表，在选择只显示部分级别的数据时，直接复制当前的显示数据区域到其他工作表中时，并不能得到复制前所显示的结果，而是将整个工作表数据一并复制过来。

STEP01：打开“复制分级显示效果.xlsx”工作簿，切换至“Sheet1”工作表，选择“A1:I15”单元格区域，在选择的区域处单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“复制”选项，如图8-34所示。

STEP02：切换至“Sheet2”工作表，选择A1单元格，按“Ctrl+V”组合键进行粘贴，粘贴单元格数据后的结果如图8-35所示。

图8-34　选择“复制”选项

图8-35　直接复制粘贴的结果

如果想要复制分级显示下的内容，则可以借助于其他方法来实现这一操作。

如图8-34所示的工作表是一个已经建立的行和列分级显示的数据表。把当前显示的结果复制到其他工作表中的具体操作步骤如下。

STEP01：选择“A1:I15”单元格区域，按“F5”键或“Ctrl+G”组合键打开“定位”对话框，在对话框中单击“定位条件”按钮，如图8-36所示。

STEP02：随后会弹出“定位条件”对话框，在“选择”列表区域中单击选择“可见单元格”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图8-37所示。

图8-36　单击“定位条件”按钮

图8-37　“定位条件”对话框

STEP03：此时工作表中的A1:I15单元格区域已经被选中了，按“Ctrl+C”组合键进行复制，如图8-38所示。

STEP04：选择目标工作表位置，例如此处选择“Sheet2”工作表中的A1单元格，然后按“Ctrl+V”组合键进行粘贴，结果如图8-39所示。

图8-38　复制可见单元格

图8-39　复制可见单元格结果

对于分级显示行，Microsoft Office Excel应用RowLevel-1和RowLevel-2等样式，例如：字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，会同时应用该样式中所有的格式设置指令。对于分级显示列，Excel会应用ColLevel-1和ColLevel-2等样式。这些样式使用加粗、倾斜及其他文本格式来区分数据中的汇总行或汇总列。通过更改每个样式的定义方式，可以应用不同的文本和单元格格式，进而自定义分级显示的外观。无论在分级显示的创建过程中，还是在创建完毕之后，都可以对分级显示应用样式。

自动对汇总行或汇总列应用样式的具体操作步骤如下。

切换至“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的对话框启动器按钮，打开如图8-32所示的“设置”对话框。在对话框中勾选“自动设置样式”复选框，然后单击“确定”按钮即可。

对现有汇总行或汇总列应用样式的具体操作步骤如下。

选择要应用分级显示样式的单元格，切换至“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的对话框启动器按钮，打开如图8-33所示的“设置”对话框。在对话框中勾选“自动设置样式”复选框，然后单击“应用样式”按钮即可。

图8-32　自动向汇总行或汇总列应用样式

图8-33　对现有汇总行或汇总列应用样式

此外，还可以使用自动套用格式（可应用于数据区域的内置单元格格式集合，例如，字体大小、图案和对齐方式。Excel可识别选定区域的汇总数据和明细数据的级别，然后对其应用相应的格式）为分级显示数据设置格式。

在删除Excel分级显示效果时，不会删除工作表中的任何数据。如果用户想删除分级显示效果，可以按以下具体步骤进行操作。

打开“删除分级显示.xlsx”工作簿，切换至“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的“取消组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“清除分级显示”选项，如图8-30所示。此时的工作表分级显示效果已经被删除，如图8-31所示。

图8-30　选择“清除分级显示”选项

图8-31　删除分级显示的效果

用户如果想显示或隐藏分级显示的各个级别，可以通过单击相应的分级显示数字按钮或显示/隐藏按钮来实现。

数字1的级别是最高的，单击按钮“1”，则显示最高一级的内容，而不显示其他明细数据。数字2的级别其次，单击按钮“2”，会同时显示1级和2级的内容，其他的编号依次类推。如果要显示所有级别的明细数据，单击数字最大的按钮即可。

在同一级别的数据内容中会包含多个分组，单击“显示”按钮可以展开显示相应分组中的明细数据，单击“隐藏”按钮则可以隐藏相应的分组数据。

此外还可以通过功能区的按钮来完成分级显示的隐藏或显示操作。

以“自动创建分级显示.xlsx”工作簿为例，工作表中已经建立了分级显示，局部展开前的工作表如图8-25所示。

图8-25　局部展开前

STEP01：如图8-26所示，选择B5单元格，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“显示明细数据”按钮。此时的工作表如图8-27所示。

图8-26　单击“显示明细数据”按钮

图8-27　显示分级显示

STEP02：如图8-28所示，此时如果选中B8单元格，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“隐藏明细数据”按钮，隐藏分级显示的工作表如图8-29所示。

图8-28　单击“隐藏明细数据”按钮

图8-29　隐藏分级显示

如图8-19所示的工作表是一张已经分别按行方向和列方向设置了分类求和公式的数据表，在使用分级显示功能时，系统会从汇总公式中自动地判别出分级的位置，从而自动生成分级显示的样式。

自动创建分级显示的具体操作步骤如下。

STEP01：选择数据区域中的任意单元格，这里选择B2单元格，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“自动建立分级显示”选项，如图8-20所示。

图8-19　目标数据

图8-20　选择“自动建立分级显示”选项

STEP02：此时，在原工作表的行标签左侧和列标签上方分别显示出了分级显示符和标识线，如图8-21所示。

图8-21　自动生成分组显示

除了使用以上操作方法外，还可以按“Ctrl+8”组合键，打开如图8-22所示的对话框，单击“确定”按钮，也可以快速地自动创建分级显示。

图8-22　警告对话框

在图8-21中的第10行“市场3汇总”并没有和其他的行一样自动生成2级显示，这是因为该行的公式只引用了上面的单独一行，因此不能自动生成相应的分级显示。这时则需要用户通过手动的方式修改“市场3汇总”的分级显示，具体操作步骤如下所示。

STEP01：选中第9行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-23所示。

STEP02：此时便会对第9行建立2级分级显示，效果如图8-24所示。

图8-23　对第9行进行组合

图8-24　手动修改分级显示的结果

前面一节讲的是手动创建行的分级显示。用户也一定注意到，在图8-2“设置”对话框中有一个“明细数据的右侧”复选框。用户可以取消对该复选框的选择来实现创建列的分组显示。以如图8-11所示的工作表数据为例，具体操作步骤如下。

图8-11　积分反馈工作表

手动创建列的分级显示的具体操作步骤如下。

STEP01：切换至“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的对话框启动器按钮，打开如图8-12所示的“设置”对话框。在对话框中取消勾选“明细数据的右侧”复选框，然后单击“确定”按钮完成设置。

图8-12　设置分级显示方向

STEP02：选中D列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-13所示。

STEP03：选中第F列至第M列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-14所示。

图8-13　对D列进行组合

图8-14　对F列至M列进行组合

STEP04：选中第G列至第M列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-15所示。

STEP05：选中第O列至第P列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-16所示。

图8-15　对G列至M列进行组合

图8-16　对O列至P列进行组合

STEP06：选中第P列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-17所示。

STEP07：建立分级显示的最终效果如图8-18所示。在工作表的上方出现了分级显示符及标识线，通过单击这些分级显示符按钮可方便地进行分组显示。

图8-17　对P列进行组合

图8-18　手动创建列分级显示

对于那些层次关系的规律性不是很明显的数据内容，用户通常使用手工创建的方法进行分级显示。如图8-1所示的工作表是一张积分反馈表，数据内容都是文本类型的数据。如果按“积分”字段中数据的位数建立分级显示，就需要通过手动的方式创建分级显示。

图8-1　积分反馈表

手动创建行分级显示的具体操作步骤如下。

STEP01：切换至“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的对话框启动器按钮，打开如图8-2所示的“设置”对话框。在对话框中取消勾选“明细数据的下方”复选框，然后单击“确定”按钮完成设置。

图8-2　“设置”对话框

STEP02：选中第4行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第1级分级显示，如图8-3所示。

STEP03：选中第6行至第13行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-4所示。

图8-3　对第4行进行组合操作

图8-4　对第6～13行进行组合操作

STEP04：选中第7行至第13行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-5所示。

STEP05：选中第15行至第16行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-6所示。

图8-5　对第7～13行进行组合操作

图8-6　对第15～16行进行组合操作

STEP06：选中第16行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-7所示。

STEP07：建立分级显示的最终效果如图8-8所示。在工作表的左侧出现了分级显示符及标识线，通过单击这些分级显示符号按钮即可方便地进行分组显示。

图8-7　对第16行进行组合操作

图8-8　创建分级显示效果

用户单击分级显示符“1”按钮，就能看到第1级的显示效果，如图8-9所示；单击分级显示符“2”按钮，便可以看到第2级的显示效果，如图8-10所示。第3级相同。

图8-9　选择第1级显示

图8-10　选择第2级显示