分类：数据组合与分类汇总

如图8-19所示的工作表是一张已经分别按行方向和列方向设置了分类求和公式的数据表，在使用分级显示功能时，系统会从汇总公式中自动地判别出分级的位置，从而自动生成分级显示的样式。

自动创建分级显示的具体操作步骤如下。

STEP01：选择数据区域中的任意单元格，这里选择B2单元格，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“自动建立分级显示”选项，如图8-20所示。

图8-19　目标数据

图8-20　选择“自动建立分级显示”选项

STEP02：此时，在原工作表的行标签左侧和列标签上方分别显示出了分级显示符和标识线，如图8-21所示。

图8-21　自动生成分组显示

除了使用以上操作方法外，还可以按“Ctrl+8”组合键，打开如图8-22所示的对话框，单击“确定”按钮，也可以快速地自动创建分级显示。

图8-22　警告对话框

在图8-21中的第10行“市场3汇总”并没有和其他的行一样自动生成2级显示，这是因为该行的公式只引用了上面的单独一行，因此不能自动生成相应的分级显示。这时则需要用户通过手动的方式修改“市场3汇总”的分级显示，具体操作步骤如下所示。

STEP01：选中第9行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-23所示。

STEP02：此时便会对第9行建立2级分级显示，效果如图8-24所示。

图8-23　对第9行进行组合

图8-24　手动修改分级显示的结果

前面一节讲的是手动创建行的分级显示。用户也一定注意到，在图8-2“设置”对话框中有一个“明细数据的右侧”复选框。用户可以取消对该复选框的选择来实现创建列的分组显示。以如图8-11所示的工作表数据为例，具体操作步骤如下。

图8-11　积分反馈工作表

手动创建列的分级显示的具体操作步骤如下。

STEP01：切换至“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的对话框启动器按钮，打开如图8-12所示的“设置”对话框。在对话框中取消勾选“明细数据的右侧”复选框，然后单击“确定”按钮完成设置。

图8-12　设置分级显示方向

STEP02：选中D列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-13所示。

STEP03：选中第F列至第M列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-14所示。

图8-13　对D列进行组合

图8-14　对F列至M列进行组合

STEP04：选中第G列至第M列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-15所示。

STEP05：选中第O列至第P列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-16所示。

图8-15　对G列至M列进行组合

图8-16　对O列至P列进行组合

STEP06：选中第P列，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-17所示。

STEP07：建立分级显示的最终效果如图8-18所示。在工作表的上方出现了分级显示符及标识线，通过单击这些分级显示符按钮可方便地进行分组显示。

图8-17　对P列进行组合

图8-18　手动创建列分级显示

对于那些层次关系的规律性不是很明显的数据内容，用户通常使用手工创建的方法进行分级显示。如图8-1所示的工作表是一张积分反馈表，数据内容都是文本类型的数据。如果按“积分”字段中数据的位数建立分级显示，就需要通过手动的方式创建分级显示。

图8-1　积分反馈表

手动创建行分级显示的具体操作步骤如下。

STEP01：切换至“数据”选项卡，单击“分级显示”组中的对话框启动器按钮，打开如图8-2所示的“设置”对话框。在对话框中取消勾选“明细数据的下方”复选框，然后单击“确定”按钮完成设置。

图8-2　“设置”对话框

STEP02：选中第4行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第1级分级显示，如图8-3所示。

STEP03：选中第6行至第13行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-4所示。

图8-3　对第4行进行组合操作

图8-4　对第6～13行进行组合操作

STEP04：选中第7行至第13行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-5所示。

STEP05：选中第15行至第16行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第2级分级显示，如图8-6所示。

图8-5　对第7～13行进行组合操作

图8-6　对第15～16行进行组合操作

STEP06：选中第16行，切换至“数据”选项卡，在“分级显示”组中单击“组合”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“组合”选项，建立第3级分级显示，如图8-7所示。

STEP07：建立分级显示的最终效果如图8-8所示。在工作表的左侧出现了分级显示符及标识线，通过单击这些分级显示符号按钮即可方便地进行分组显示。

图8-7　对第16行进行组合操作

图8-8　创建分级显示效果

用户单击分级显示符“1”按钮，就能看到第1级的显示效果，如图8-9所示；单击分级显示符“2”按钮，便可以看到第2级的显示效果，如图8-10所示。第3级相同。

图8-9　选择第1级显示

图8-10　选择第2级显示