在Excel中包含了一些工作表函数，用于对存储在数据清单或数据库中的数据进行分析，目的是分析数据库数据是否符合条件，这些函数统称为数据库函数。本章将通过实例来详细讲解各数据库函数的功能，及其表达式和参数。
根据上节的介绍，每个数据库函数都要有一个基础数据清单。本章中，为了方便介绍各数据库函数，也为了方便用户理解各数据库函数，将使用统一的数据清单。
打开“成绩册.xlsx”工作簿，具体的数据记录如图15-1所示。该数据清单为某班的成绩册，数据字段包括：姓名、性别、语文、数学、英语、总分和平均分。
在数据库函数中，条件区域是一个很重要的参数，在每一个数据库函数中均能用到。为了方便后面章节的介绍，本节中将演示条件区域的设置方法，以“性别”和“总分”条件为例，设置要查询的条件数据，结果如图15-2所示。
图15-1 “成绩册”工作簿
图15-2 条件区域
在图15-2中，“性别”和“总分”为条件区域的列名部分，下面对应的数据就是数据库函数要查询的条件数据。对于条件区域中的列名部分，建议用户使用“复制”和“粘贴”命令，或使用公式引用列名所在的单元格，而不建议使用手工输入，因为手工输入有可能产生误差，导致数据库函数无法得到数据记录。
1）可以为参数criteria指定任意区域，但是至少要包含一个列标志和列标志下方用于设定条件的单元格。
2）虽然条件区域可以在工作表的任意位置，但不要将条件区域置于数据清单的下方。
3）确定条件区域没有与数据清单相重叠。
4）如果要对数据库的整个列进行操作，需要在条件区域中的列标志下方输入一个空白行。
5）每一个数据库函数都有条件区域，条件是指所指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件；清单是指包含相关数据的一系列工作表行。建立条件区域要满足下面的条件：在可用作条件区域的数据清单上插入至少3个空白行；条件区域必须具有列标志；确保在条件值与数据清单之间至少留了一个空白行。
由于每个数据库函数均有3个相同参数，因此本节先介绍这3个参数的含义，在下面的节中再以实例的形式介绍数据库函数的具体功能。数据库函数的语法形式为：
函数名称(database,fi eld,criteria)
对参数的说明如下：
1）database参数为构成数据清单或数据库的单元格区域。数据库是包含一组相关数据的数据清单，其中包含相关信息的行称为数据记录，而包含数据的列称为数据字段。其中，数据清单的第1行中包含每一列的标志项。
2）field参数为指定函数所使用的数据列。数据清单中的数据列必须在第1行具有标志项。field参数可以是文本，即两端带引号的标志项，如“姓名”或“性别”；field参数也可以是代表数据清单中数据列位置的数字：1表示第1列，2表示第2列，以此类推。
3）criteria参数为一组包含给定条件的单元格区域。
数据库函数具有下面3个共同特点。
1）每个函数均有3个参数：database、field和criteria。这些参数指向函数所使用的工作表区域。
2）除了GETPIVOTDATA函数之外，其余12个函数都以字母D开头。
3）如果将字母D去掉，可以发现其实大多数数据库函数已经在的其他类型的Excel函数中出现过了。例如，将DMAX函数中的D去掉的话，就是求最大值的函数MAX。