创建数据透视表

Excel 数据透视表创建实例图解

如果要创建数据透视表，必须连接到一个数据源，并输入报表的位置。下面通过实例说明如何创建数据透视表。

STEP01：打开“数据透视表.xlsx”工作簿，切换至“Sheet1”工作表。选择工作表中的任意一个单元格，如B2单元格，切换至“插入”选项卡，在“表格”组中单击“数据透视表”按钮，打开“创建数据透视表”对话框，如图23-2所示。

STEP02：打开“创建数据透视表”对话框后，在“请选择要分析的数据”列表区域中单击选中“选择一个表或区域”单选按钮，然后在“表/区域”单元格引用框中设置引用的区域为“$A$1:$C$14”单元格区域，在“选择放置数据透视表的位置”列表区域中单击选中“新工作表”单选按钮，最后单击“确定”按钮完成数据透视表的创建，如图23-3所示。

图23-2　单击“数据透视表”按钮

图23-3　创建数据透视表

STEP03：此时Excel会将空的数据透视表添加至指定位置，并在窗口右侧显示数据透视表字段列表，以便添加字段、创建布局以及自定义数据透视表，如图23-4所示。

STEP04：在右侧“数据透视表字段”窗格中，选中要添加到报表的字段，本例中依次勾选“产品名称”“季度”和“销售额”复选框，此时，“产品名称”字段和“季度”字段会自动添加至“行”标签，“销售额”字段会自动添加至“Σ值”标签。添加字段后的数据透视表效果如图23-5所示。

图23-4　空的数据透视表被添加至指定位置

图23-5　添加字段后的效果

STEP05：为了更方便地观察比较销售数据，可以对“季度”字段进行进一步的调整。在“选择要添加到报表的字段”列表框中，选中“季度”字段，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加到列标签”选项，如图23-6所示。最终创建的数据透视表如图23-7所示。

图23-6　设置“季度”字段

图23-7　数据透视表创建效果

Excel 的数据透视表有什么用途？

在Excel中，使用数据透视表可以快速汇总大量数据，并能够对生成的数据透视表进行各种交互式操作。使用数据透视表可以深入分析数值数据，并且可以回答一些预料不到的数据问题。数据透视表主要具有以下用途。

使用多种用户友好的方式查询大量数据。
分类汇总和聚合数值数据，按分类与子分类对数据进行汇总，并创建自定义计算和公式。
展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细。
将行移动到列或将列移动到行（或“透视”），以查看源数据的不同汇总。
对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组，并有条件地设置格式，使所关注的信息更加清晰明了。
提供简明而有吸引力的联机报表或打印报表，并且可以带有批注。

当需要分析相关的汇总值，特别是在要合计较大的数字列表并对每个数字进行多种不同的比较时，通常使用数据透视表。例如，在如图23-1所示的数据透视表中，可以方便地看到D5单元格中第3季度非常可乐销售额与其他产品第3季度或其他季度的销售额的比较。

图23-1　数据透视表

在数据透视表中，源数据中的每列或每个字段都称为汇总多行信息的数据透视表字段。在上面的例子中，“产品名称”列称为“产品名称”字段，非常可乐的每条记录在单个非常可乐项中进行汇总。

数据透视表中的值字段（如某一产品某一季度的“求和项：销售额”）提供要汇总的值。上述报表中的D5单元格包含的“求和项：销售额”值来自源数据中“产品名称”列包含“非常可乐”和“季度”列包含“三季度”的每一行。默认情况下，值区域中的数据采用以下两种方式对数据透视图中的基本源数据进行汇总：数值使用SUM函数，文本值使用COUNT函数。