分类：数据有效性与条件格式应用

如果某个高校在招生时只面向有限的几个省市，那么在建立学生报表时，这几个省市的出现概率肯定很高，如图5-29所示。

用户除了使用“复制”和“粘贴”命令外，只能手工输入了。接下来使用数据有效性制作下拉列表框，让用户在输入时，从下拉列表框中选择即可，这样既提高了数据的输入速度，还保证了输入数据的准确性。

制作数据有效性下拉列表框的具体操作步骤如下。

STEP01：打开“完善学生籍贯.xlsx”工作簿，选择E2:E22单元格区域，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-30所示。

图5-29　目标数据

图5-30　选择“数据验证”选项

STEP02：打开的“数据验证”对话框如图5-31所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“序列”选项。

图5-31　选择序列选项

STEP03：在“来源”文本框中输入数据来源为“山东,北京,黑龙江,河北,江苏,安徽”，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-32所示。输入数据来源时，一定要用英文逗号隔开。

STEP04：选择E2单元格，单击单元格右侧的控件按钮，在展开的下拉列表中选择相应的省份即可，如图5-33所示。

图5-32　输入数据来源

图5-33　使用下拉列表框

在对某一个单元格设置了数据有效性后，如果还想对其他的单元格进行设置，这时应该怎么办？很多用户会选择对其他的单元格重复设置数据有效性。其实，只需要复制粘贴一下就实现了！

复制数据有效性设置的具体操作步骤如下。

打开“有效性特定条件.xlsx”工作簿，这里以复制A1单元格中设置的序列有效性为例进行具体讲解。

STEP01：选择A1单元格，单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“复制”选项，如图5-25所示。

STEP02：选择粘贴的目标单元格或单元格区域，例如这里选择C2单元格，单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“选择性粘贴”选项，在打开的级联列表中选择“选择性粘贴命令”，打开“选择性粘贴”对话框，如图5-26所示。

图5-25　选择复制

图5-26　选择“选择性粘贴”选项

STEP03：在打开的对话框中单击“粘贴”列表框下的“验证”单选按钮，然后单击“确定”按钮返回工作表即可，如图5-27所示。最终复制数据有效性的效果如图5-28所示。

图5-27　单击“验证”单选按钮

图5-28　复制序列有效性

Excel工作表给用户的工作带来了极大的方便，但在输入数据的过程中难免会出错，例如输入一些重复的身份证号码或超出范围的有效数据。此类错误可以用设置数据有效性的方法来确定输入数据的唯一性。具体操作步骤如下。

STEP01：在B列列标处单击选中B列，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-20所示。

STEP02：在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“自定义”选项，如图5-21所示。

STEP03：在“公式”文本框中输入条件公式“=COUNTIF($B:$B,B1)=1”，$B:$B为所选定的列，B1为数据起始单元格，如图5-22所示。

图5-20　选择“数据验证”选项

图5-21　选择“自定义”选项

STEP04：切换至“出错警告”选项卡，勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框，在“样式”列表框中选择“警告”项，并在“标题”文本框中输入文本“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入文本“重复的数据输入，请确认后再输入！”，最后单击“确定”按钮完成设置，如图5-23所示。

图5-22　输入条件公式

图5-23　设置出错警告

STEP05：设置完成后，用户在B列中输入数据时，如果输入了重复的数据，则会弹出如图5-24所示的“输入错误”警告框。

图5-24　“输入错误”警告框

用户如果事先设置了在选定单元格时出现的数据有效性信息，会避免很多错误数据的输入，同时还会提醒用户输入什么样的数据。设置选定单元格时出现的数据有效性信息的具体操作步骤如下。

STEP01：选择A6:D6单元格区域，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-17所示。

图5-17　选择“数据验证”选项

STEP02：切换至“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“标题”文本框中输入“输入正确的信息！”，在“输入信息”文本框中输入“输入11位的手机号码，例如15000001234”，然后单击“确定”按钮完成设置，如图5-18所示。

STEP03：返回工作表后，单击选中A6:D6单元格区域中的任意单元格，都会显示输入信息框，如图5-19所示。

图5-18　设置“输入信息”

图5-19　选定单元格时显示输入信息

该项可以设置复杂的数据有效性限制。除了“自定义”之外，其他允许条件的设置都可以通过“自定义”的设置来达到希望的效果。例如限制A5单元格文本长度为11的自定义设置步骤如下。

STEP01：选择A5单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“自定义”选项，如图5-14所示。

图5-14　选择自定义验证条件

STEP02：在“公式”文本框中输入文本长度公式“=LEN(A5)=11”，然后单击“确定”按钮完成设置，如图5-15所示。

STEP03：设置完成后，在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入文本长度为11的数据，如图5-16所示。

图5-15　输入文本长度公式

图5-16　输入长度为11的文本

设置文本长度有效性条件主要用于限制单元格中能输入的字符长度，例如输入学生姓名必须为2～4个字符。有效性设置的具体操作步骤如下。

STEP01：选择A4单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“文本长度”选项，如图5-11所示。

图5-11　选择文本长度验证条件

STEP02：单击“数据”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“介于”选项，然后在“最小值”文本框中输入“2”，在“最大值”文本框中输入“4”，最后单击“确定”按钮即可完成设置，如图5-12所示。

图5-12　设置文本长度

STEP03：设置完成后，在设置文本长度输入限制的单元格中只能输入2～4个字符的文本，效果如图5-13所示。

图5-13　输入2个字符的文本

该项设置只限制字符串长度，对于输入何种字符并未做出限制。如果要限制比较复杂的数据有效性，则可以使用“自定义”有效性条件。

设置“时间”有效性条件主要用于限制单元格中只能输入某个时间段内的时间，例如学生早上入校时间必须是在7:05～7:40内到校，具体设置步骤如下所示。

STEP01：选择A3单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“时间”选项，如图5-8所示。

STEP02：单击“数据”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“介于”选项，然后在“开始时间”文本框中输入“7:05”，在“结束时间”文本框中输入“7:40”，最后单击“确定”按钮即可完成设置，如图5-9所示。

图5-8　设置时间条件

图5-9　设置具体时间

STEP03：设置完成后，在设置时间输入限制的单元格中只能输入7:05～7:40之间的时间，输入效果如图5-10所示。

图5-10　输入时间

工作表中还可以设置限制单元格中只能输入某个范围内的日期，例如只能输入2019年1月1日～2019年5月12日之间的日期。具体操作步骤如下。

STEP01：选择A2单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项打开“数据验证”对话框。在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“日期”选项，如图5-5所示。

STEP02：单击“数据”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“介于”选项，然后在“开始日期”文本框中输入“2019-1-1”，在“结束日期”文本框中输入“2019-5-12”，最后单击“确定”按钮即可完成设置，如图5-6所示。

图5-5　设置验证条件

图5-6　设置限制日期

STEP03：设置完成后，在设置日期输入限制的单元格中只能输入2019年1月1日～2019年5月12日之间的日期，输入的日期不符合限制条件时，工作表中会弹出如图5-7所示的“Microsoft Excel”提示框。单击“重试”按钮即可重新在单元格中输入正确的日期。

图5-7　“Microsoft Excel”提示框

STEP01：新建一个空白工作簿，重命名为“有效性特定条件”。打开工作簿，切换至“Sheet1”新工作表，选择A1单元格，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，如图5-1所示。

STEP02：打开“数据验证”对话框，如图5-2所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中可以选择验证条件，这里选择“序列”选项。

图5-1　选择“数据验证”选项

图5-2　选择数据验证条件

数据有效性允许用户设置的条件有如下几种。

1）任何值：选择该项，用户可以在单元格内输入任何数据类型而不受影响，其他选项卡的设置不变。如果要把所有选项卡的设置都清除，则可以单击对话框下方的“全部清除”按钮。

2）整数：用于限制单元格中只能输入某一范围内的整数。

3）小数：用于限制单元格中只能输入某一范围内的小数（包含该范围内的整数）。

4）序列：用于限制单元格中只能输入某一特定的序列，可以是单元格引用，也可以手工进行输入。

STEP03：在“来源”文本框中输入数据来源为“真，假”，表示的是“真”或“假”，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-3所示。

图5-3　设置条件

STEP04：返回工作表后，再次单击设置有效性的单元格会显示一个控件按钮。单击控件按钮，在展开的下拉列表中选择“真”，工作表中便会显示“真”，如图5-4所示。这种设置在极大程度上为重复数据的录入节省了大量的时间。

图5-4　显示控件