Excel 实战:使用数据透视图表分析企业费用

本章主要介绍了数据透视表的创建、数据透视表字段的设置方法、数据透视表的编辑操作、数据透视表的外观和格式设置,以及如何在数据透视表中使用排序、筛选、切片器等操作对数据透视表中的数据进行分析,最后还介绍了数据透视图的创建与编辑。接下来,以某企业在某月发生的费用为实例,进一步巩固数据透视表和数据透视图相关知识,让读者加深印象。打开“企业费用透视分析.xlsx”工作簿。

步骤01:在“插入”选项卡中的“表格”组中单击“数据透视图”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“数据透视图”选项,如图13-100所示。

图13-100 单击“数据透视图”选项

步骤02:在“创建数据透视表”对话框中单击选中“选择一个表或区域”单选按钮,并选择单元格区域A1:D13,在“选择放置数据透视图的位置”中选中“现有工作表”单选按钮,并设置“位置”为单元格区域D16,然后单击“确定”按钮,如图13-101所示。

步骤03:将“费用类别”字段添加到“图例(系列)”区域,将“分公司”字段添加到“轴(类别)”区域,将“金额”添加到“∑值”区域,如图13-102所示。

图13-101 数据透视表设置

图13-102 添加字段

步骤04:此时得到的数据透视表和数据透视图效果如图13-103所示。

图13-103 数据透视图默认效果

Excel 使用字段按钮在数据透视图中筛选数据

通过数据透视图中的字段按钮,可以直接在数据透视图中筛选数据。打开“使用字段按钮在数据透视图中筛选数据1.xlsx”工作簿。

步骤01:设置筛选条件。在数据透视图中单击“产品类别”下三角按钮,从展开的下拉列表中清除勾选“(全选)”复选框,勾选“电脑”复选框,然后单击“确定”按钮,如图13-93所示。

步骤02:数据透视图中只显示第一季度电脑的销售图表,筛选结果如图13-94所示。

图13-93 设置筛选条件

图13-94 筛选结果

步骤03:再次单击“产品类别”字段按钮中的筛选按钮,从展开的下拉列表中单击“从‘产品类别’中清除筛选”选项清除筛选,如图13-95所示。

步骤04:随后图表中会显示全部数据,如图13-96所示。

图13-95 清除筛选

图13-96 显示全部数据

高手支招:快速更新数据透视表和数据透视图

在实际工作中,有时会遇到这样的情况,在已经创建好了数据透视表和数据透视图后,却需要对数据源区域中的某些值进行修改。当修改完数据后,数据透视表和数据透视图中的数据并不会自动更新,这时就需要用户手动来更新数据透视表和数据透视图中的数据。打开“快速更新数据透视表和数据透视图.xlsx”工作簿。

将源数据区域的单元格F5中的值更改为52800,如图13-97所示。单击数据透视图,显示数据透视图功能区。在“数据透视图工具–分析”选项卡中的“数据”组中单击“全部刷新”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“刷新”选项,如图13-98所示。更改后的效果如图13-99所示。

图13-97 更改源数据表中的数值

图13-98 单击“刷新”选项

图13-99 更新后的数据透视表和数据透视图

Excel 隐藏数据透视图中的字段按钮

从表面上看,数据透视图与普通图表最大的区别就是数据透视图中包含字段按钮,用户也可以隐藏数据透视图中的字段按钮。

打开实例文件“隐藏字段按钮.xlsx”,在“数据透视图工具–分析”选项卡中的“显示/隐藏”组中单击“字段按钮”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“全部隐藏”选项,如图13-91所示。隐藏所有字段按钮后的数据透视图效果如图13-92所示。

图13-91 单击“全部隐藏”选项

图13-92 隐藏字段按钮后的数据透视图

Excel 创建数据透视图

如果在创建数据透视图时,事先没有创建数据透视表,则在“插入”选项卡中的“表格”组中单击“数据透视表”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“数据透视图”选项,系统会在创建数据透视表模板的同时创建一个数据透视图模板。然后用户只需要在报表区域中添加字段即可在生成数据透视表的同时创建数据透视图。如果要根据已有的数据视表来创建数据透视图,方法也很简单。

打开实例文件“数据透视5.xlsx”,单击选中数据透视表区域内任意单元格,在“插入”选项卡中的“图表”组中单击“柱形图”下三角按钮,从展开的下拉列表中的“圆柱图”中单击“三维簇状柱形图”,如图13-89所示。随后系统会按默认的样式创建数据透视图,效果如图13-90所示。

图13-89 选择数据透视图类型

图13-90 数据透视表效果

Excel 使用切片器连接同步控制多个数据透视表

在实际工作中,对于同样的数据区域,用户根据所要反映的问题不同可以创建多个数据透视表。当为数据透视表添加了切片器后,可以同时将切片器链接到多个数据透视表,实现同步筛选等操作。

步骤01:打开实例文件“数据透视表4.xlsx”工作簿,在“切片器工具–选项”选项卡中的“切片器”组中单击“报表连接”按钮。随后打开“数据透视表连接(年月)”对话框,勾选“数据透视表2”复选框,然后单击“确定”按钮,如图13-87所示。

图13-87 选择数据透视表

步骤02:设置好连接后,当单击切片器中的筛选按钮时,数据透视表1和数据透视表2中的数据会同步应用筛选,如图13-88所示。此时,两个数据透视表中都显示2010年2月的数据。

图13-88 使用切片器同步控制多个数据透视表

高手支招:显示和隐藏切片器中的页眉

在默认情况下,向数据透视表中插入切片器时,切片器中都显示了页眉和切片器按钮,并且默认的页眉标题为切片器连接字段的名称。实际上,用户可以自定义是否在切片器中显示页眉及页眉的名称,具体操作如下:单击切片器激活切片器功能区,在“切片器工具–选项”选项卡中的“切片器”组中单击“切片器设置”按钮。随后打开“切片器设置”对话框,如果想隐藏页眉,在“页眉”区域取消勾选“显示页眉”复选框;如果要显示页眉,则需要选中该复选框。用户可以在“标题”框中输入自定义名称,最后单击“确定”按钮。

Excel 使用切片器筛选数据透视表中的数据

直接使用切片器筛选数据透视表中的数据更加方便,用户只需要单击切片器中的按钮即可完成筛选,如果要清除筛选显示全部数据,只需要单击切片器中的“清除筛选器”或者按下快捷键Alt+C即可。

在切片器中单击“2010年3月”按钮,则数据透视表中此时只显示2010年3月的数据,如图13-86所示。如果要显示其他月份的数据,只需单击切片器中相应的按钮即可。如果要显示所有数据,即清除筛选,单击切片器右上角的“清除筛选器”按钮。

图13-86 “3月”数据展示

Excel 为切片器应用样式

与为数据透视表应用样式类似,也可以为切片器应用样式,操作方法如下。

单击切片器中的任意按钮,激活“切片器工具”功能区,在“切片器工具–选项”选项卡中的“切片器样式”组中的“深色”区域中选择一种适当的样式,如图13-84所示。应用样式后的切片器效果如图13-85所示。当前选中的按钮显示为棕色,其余未选中的按钮则显示为灰色。

图13-84 选择样式

图13-85 应用样式后的效果

Excel 在数据透视表中插入切片器

切片器是从Excel 2010新增的功能,在Excel 2016中它提供了一种可视性极强的筛选方式以筛选数据透视表中的数据。在数据透视表中插入切片器的方法如下所示。

步骤01:打开实例文件“数据透视表3.xlsx”工作簿,切换至“插入”选项卡,单击“筛选器”,在弹出的下拉框中选择“切片器”,如图13-79所示。

图13-79 单击“插入切片器”选项

步骤02:选择切片器中显示的字段。随后打开“插入切片器”对话框,勾选“年月”复选框,然后单击“确定”按钮,如图13-80所示。

步骤03:显示切片器功能区。随后Excel会以默认的格式在数据透视表所在的工作表中插入切片器,同时会显示“切片器工具–选项”选项卡中的功能区,如图13-81所示。

步骤04:设置切片器的列数。在“切片器工具–选项”选项卡中的“按钮”组中,设置“列”数为“3”,设置“高度”和“宽度”分别为“1厘米”和“3厘米”,如图13-82所示。

图13-80 “插入切片器”对话框

图13-81 显示“切片器工具”功能区

图13-82 设置切片器的列数及按钮高度

步骤05:调整切片器尺寸。分别将鼠标指针放置在切片器右边框的中心位置和下边框的中心位置,当指针变为双向箭头形状时,拖动鼠标调整边框以适应切片器中的按钮,如图13-83所示。

图13-83 拖动调整切片器尺寸

Excel为数据透视表应用筛选

同样地,还可以对数据透视表进行筛选操作。用户可以对数据透视表中的“报表页”字段、“行标签”和“列标签”字段分别应用筛选。打实例文件“数据透视表2.xlsx”工作簿,假设要筛选出“2010年3月”销售员“林洁”和“张强”的销售额,具体操作步骤如下。

步骤01:单击“行标签”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“选择字段”下三角按钮,然后单击“年月”字段,如图13-74所示。

图13-74 选择字段“年月”

步骤02:选择要筛选出来的值。在下拉列表底部单击“(全选)”复选框取消勾选,然后勾选“2010年3月”复选框,最后单击“确定”按钮,如图13-75所示。

步骤03:此时数据透视表筛选结果如图13-76所示。

图13-75 选择要筛选出来的值

图13-76 筛选结果

步骤04:选择“销售员”字段。再次单击“行标签”中的筛选按钮,从展开的下拉列表中单击“选择字段”下三角按钮,然后单击“销售员”字段,在筛选下拉列表底部取消勾选“(全选)”复选框,勾选“林洁”和“张强”复选框,然后单击“确定”按钮,如图13-77所示。

步骤05:筛选结果如图13-78所示。

图13-77 选择筛选值

图13-78 显示筛选结果

Excel 对数据透视表进行排序操作

在数据透视表中,除了可以对数据透视表中的数值进行排序外,还可以对“报表筛选”“行标签”或“列标签”字段进行排序。打开“数据透视表2.xlsx”工作簿。

对标签进行排序

单击数据透视表中的“2010年1月”和“2010年2月”前面的按钮使之变成按钮,隐藏1月和2月的明细数据,如图13-69所示。单击“行标签”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“降序”选择降序选项,如图13-70所示。

对“行标签”排序后的数据透视表如图13-71所示,此时3月的数据显示在最上方。

提示:设置每次更新报表时自动排序

用户可以设置每次更新报表时自动排序,这样当数据透视表随原数据区域更新以后,数据透视表会自动排序。设置方法是,单击需要排序的标签中的下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“其他排序选项”打开“排序(字段名)”对话框,单击“其他选项”按钮打开“其他排序选项(字段名)”对话框,勾选“每次更新报表时自动排序”复选框,然后单击“确定”按钮。

图13-69 折叠数据透视表

图13-70 单击“降序”选项

图13-71 设置降序后的效果

对值进行排序

还可以对数据透视表中的值进行排序。选中值所在的任意单元格,在“数据”选项卡中的“排序与筛选”组中单击“排序”按钮,随后弹出“按值排序”对话框,在“排序选项”区域中单击选中“降序”单选按钮,在“排序方向”区域中单击选中“从上到下”单选按钮,然后单击“确定”按钮,如图13-72所示。返回数据透视表中,对值排序后的数据透视表效果如图13-73所示,从2010年3月的明细数据可以看出,对此列中的值,依据“求和项:销售金额”按升序对“销售员”排序。用户可以展开其他两个月的明细数据,会发现也按同样的规则进行了升序排序。

图13-72 设置“值”的降序

图13-73 对值降序后的效果预览