Excel 计算“流动资产”期初数与期末数

流动资产的内容包括货币资金、短期投资、应收票据、应收账款和存货等。由于各个项目的特点不同,应根据各自不同的要求,分别进行处理。

利用Excel 2016统计期初数,期末数,是为了加强对流动资产业务的审计,有利于确定流动资产业务的合法性、合规性,有利于检查流动资产业务账务处理的正确性,从而揭露其存在的弊端,提高流动资产的使用效益。

具体“流动资产”中的各项目的期初数与期末数的计算过程如下所示。

步骤01:选中B9单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!D6+总分类账表!D7+总分类账表!D8”,按Enter键,即可得到货币资金的期初数,如图9-15所示。

图9-15 计算货币资金的期初数

步骤02:选中C9单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!G6+总分类账表!G7+总分类账表!G8”,按Enter键,即可得到货币资金期末数,如图9-16所示。

图9-16 计算货币资金期末数

步骤03:选中B10单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!D9”,按Enter键,即可得到应收票据的期初数。同样的,选中C10单元格,在公式编辑栏里输入公式“=总分类账表!G9”,得到应收票据的期末数,如图9-17所示。

图9-17 计算应收票据的期初数、期末数

步骤04:选中B11单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!D10”,按Enter键,即可得到应收账款的期初数。同样的,选中C11单元格,在公式编辑栏里输入公式“=总分类账表!G10”,得到应收账款的期末数,如图9-18所示。

步骤05:选中B12单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!D12”,按Enter键,即可得到减、坏账的期初数。同样的,选中C12单元格,在公式编辑栏里输入公式“=总分类账表!G12”,即可得到减、坏账的期末数,如图9-19所示。

步骤06:选中B13单元格,在公式编辑栏中输入公式“=B11+B12”,按Enter键,即可得到应收账款净额的期初数。选择B13单元格,拖动鼠标填充序列横向复制公式,得到应收账款净额的期末数,如图9-20所示。

图9-18 计算应收账款期初数、期末数

图9-19 计算减、坏账期初数和期末数

图9-20 计算应收账款净额期初数、期末数

步骤07:选中B14单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!D11”,按Enter键,即可得到其他应收款的期初数。同样的,选中C14单元格,在公式编辑栏里输入公式“=总分类账表!G11”,得到其他应收款的期末数,如图9-21所示。

图9-21 计算其他应收款期初数、期末数

步骤08:选中B15单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!D13+总分类账表!D14”,按Enter键,即可得到存贷的期初数。同样的,选中C15单元格,在公式编辑栏里输入公式“=总分类账表!G13+总分类账表!G14”,得到存贷的期末数,如图9-22所示。

图9-22 计算存贷期初数、期末数

步骤09:选中B16单元格,在公式编辑栏中输入公式“=总分类账表!D15”,按Enter键,即可得到待摊费用的期初数。同样的,选中C16单元格,在公式编辑栏里输入公式“=总分类账表!G15”,得到待摊费用的期末数,如图9-23所示。

步骤10:选中B18单元格,在公式编辑栏中输入公式“=SUM(B9:B10)+SUM(B13:B16)”,按Enter键,即可得到流动资产合计的期初数。再次选择B18单元格,拖动鼠标填充序列横向复制公式,松开鼠标,即可得到流动资产合计的期末数,如图9-20所示。

图9-23 计算待摊费用期初数、期末数

图9-24 计算流动资产合计期初数、期末数

Excel 创建资产负债表

资产负债表主要有3个方面:资产、负债、所有者权益。资产、负债和所有者权益又可以分成多个项目。正表是资产负债表的主体,列示了用以说明企业财务的各个项目。其具体创建过程如下所示。

新建Sheet工作表,并命名为“资产负债表”,输入标题文本及相关的企业信息,输入相应的标志项。如实填制表格数据。调整表格合适的文字格式,设置相关合适的边框底纹效果,如图9-14所示。

图9-14 创建“资产负债表”

Excel 合计总分类账

资产负债表所需的数据一般可以通过以下几种方式获得:根据总账科目余额直接填列,根据总账科目余额计算填列,根据明细科目余额计算填列,根据总账科目和明细科目余额分析计算填列,以及根据科目余额减去其备抵项后的净额填列。所以,要想创建资产负债表,必须对所需的数据进行相应的完善摘取。

在创建资产负债表时,我们需要先汇总分类账。可以将公司已有的分类账单表复制到当前工作簿中,也可以新建一张总分类账表。具体创建操作如下。

步骤01:新建工作表并命名为“资产负债表”,输入相应的标志项。根据企业数据,如实填制表格数据。调整表格合适的文字格式,设置相关合适的边框底纹效果,如图9-12所示。

图9-12 建立“总分类账”工作表

步骤02:选中F8单元格,在公式编辑栏中输入公式“=D6+E6-F6”,按Enter键,即可得到库存现金的期末数。选择单元格,拖动鼠标填充序列向下复制公式,松开鼠标即可一次性得到其他项目的期末数,如图9-13所示。

图9-13 合计总分类账期末数

Excel 计算资产负债所占比率排名

各项负债占整个流动负债的比例,可以用期末数数据比合计数据来获得。在我们得出比率数据后,我们可以利用RANK函数公式进行数据排名,具体操作步骤如下所示。

步骤01:选中E8单元格,在公式编辑栏中输入公式“=C8/$C$17”,按Enter键,即可得到短期借款占流动负债的比例。

步骤02:选择单元格,拖动鼠标填充序列向下复制公式,松开鼠标即可一次性得到全部的比例数据,如图9-7所示。

图9-7 计算比例

步骤03:选中F8单元格,在公式编辑栏中输入公式“=RANK(E8,$E$8:$E$16)”,按Enter键,即可得到短期借款占流动负债的比例的排名。

步骤04:选择F8:F16单元格,拖动鼠标填充序列向下复制公式,松开鼠标,即可一次性得到全部的排名数据,如图9-8所示。

图9-8 计算数据排名

高手支招:设置比率百分比格式

对于得到的比例数据,我们需要设置成比率百分比的格式,从而更直观地反映数据所占比例。具体操作步骤如下所示。

步骤01:选中要设置的比例单元格区域,切换到“开始”菜单,单击“数字格式”按钮,如图9-9所示。

图9-9 单击“数字设置”按钮

步骤02:在弹出的“设置单元格格式”的对话框中,选择“数字”选项,然后选择“百分比”选项,将“小数位数”设置成两位,单击“确定”按钮,如图9-10所示。完成百分比设置,如图9-11所示。

图9-10 百分比设置

图9-11 完成百分比比例设置

Excel 合计短期负债数据

对于期初数、期末数等的总额,我们可以通过SUM函数来实现合计计算。具体操作步骤如下所示。

步骤01:选中B17单元格,在公式编辑栏中输入公式“=SUM(B8:B16)”,按Enter键,即可得到“初期数”的合计数据。

步骤02:选择B17单元格,拖动鼠标填充序列横向复制公式,松开鼠标一次性得到全部的合计数据,如图9-6所示。

图9-6 计算合计数据

Excel 计算资产负债本期增减数

本期增减数,是指一定时期(如月、季度或年度)内每个账户的借方或贷方在一定期间内所登记增加或减少的金额合计。各个账户的本期发生额反映的是动态指标,它可以提供一定时期内各个会计要素的动态,即会计要素的增减变动情况。

对于月报表来说,期初数就是本月的月初数,也就是上月的月末数,而年初数则是该报表所处年度的1月1日的数据。对于季度报表来说,期初数就是本季度第一个月的月初数(也就是上一个季度最后一个月的月末数的数据)。对于年度报表来讲,期初数和年初数是相同的概念,都是指该会计报表所处会计年度的1月1日的数据。同理,期末数是期初数相对应的概念。

本期增减数的计算可以利用期末数-期初数来获得,具体操作如下。

步骤01:选中D8单元格,在公式编辑栏中输入公式“C8-B8”,按Enter键,即可得到短期借款的本期增减数。

步骤02:选择D8单元格,拖动鼠标填充序列向下复制公式,得到全部的本期增减数数据,如图9-5所示。

图9-5 计算本期增减数

Excel 输入货币符号

价值符号用于一般货币数值,会计格式可以对一列或多列数值进行对齐。在我们建立的“短期负债结构分析表”中,需要将数据格式设置成带有货币符号的数据,设置操作具体步骤如下所示。

步骤01:选中需要设置的B列和C列数据。切换到“开始”菜单,单击“数字格式”按钮,如图9-2所示。

图9-2 单击“数字格式”按钮

步骤02:在弹出的“设置单元格格式”对话框中,切换到“数字”选项卡,然后在“分类”列表里选择“货币”选项,在右侧“货币符号”列表中选择一种合适的货币类型,然后单击“确定”按钮,如图9-3所示。此时,即可看到选定的单元格的数据全部设置成了带货币符号的数据,如图9-4所示。当我们再次输入数据时,依然是带有货币的格式数据。

图9-3 设置单元格货币格式

图9-4 带有货币符号的数据

Excel 创建短期负债结构分析表

短期负债是一种融资方式,通过将不同的流动负债放在同一张表格中进行比较,可以反映企业当前短期负债的组成结构和比例。下面我们初步建立一张企业短期负债结构分析表。

步骤01:启动Excel 2016,单击“文件”菜单,选择新建“空白工作簿”选项,将工作簿的名称命名为“资产负债管理表”,然后将Sheet1表命名为“短期负债结构分析表”。

步骤02:输入相应的标题文本,以及相关企业信息,输入“负债项目”“期初数”“期末数”等相应的标志项。调整表格合适的文字格式,设置相关合适的边框与底纹效果,如图9-1所示。

图9-1 建立“短期负债结构分析表”

步骤03:根据公司负债数据,输入相应的负债项目,如实输入相应的数据。

Excel 设计折线图表格式

创建后的折线图是默认的图表格式,我们需要对折线图进行相应的布局和格式调整,以达到更好地展示数据的目的。具体设计过程如下。

步骤01:单击图表标题文本框,输入相应的内容标题,如我们输入“平均年限图表”。

步骤02:单击图表右上角“图表元素”按钮,勾选“坐标轴标题”复选框,如图8-38所示。然后输入坐标轴标题文本内容。

图8-38 插入坐标轴标题

步骤03:切换到“开始”菜单,单击“填充颜色”按钮,选择主题颜色中的合适的颜色,如选择“茶色”,效果如图8-39所示。

高手支招:添加数据批注

在固定资产的结构分析过程中,我们可以在Excel单元格中添加批注,使数据分析更加醒目。如我们在“双倍余额折旧法”表里的单元格B16中添加批注,具体操作步骤如下。

图8-39 设置图表底色

步骤01:选中B16单元格,切换到“审阅”菜单,单击“新建批注”按钮,如图8-40所示。完成插入批注。

图8-40 插入批注

步骤02:在批注框里,输入相应的批注文字,完成批注的添加。当我们用鼠标指针再次靠近单元格时,将弹出相应的批注文字,如图8-41所示。

图8-41 添加批注效果

如果我们想更改标注内容,则选中B16单元格,切换到“审阅”菜单,单击“编辑批注”按钮,然后将鼠标移到批注框里编辑内容即可。对于我们想删除的批注框,直接选中批注框,按Delete键删除即可。

Excel 创建折线图

折线图可以显示随时间(根据常用比例设置)而变化的连续数据,因此非常适用于显示固定资产折旧额在每一年的数据变化的趋势。在折线图中,类别数据沿水平轴均匀分布,所有值数据沿垂直轴均匀分布。在Excel中,创建折线图具体操作如下。

切换到“平均年限折旧法”工作表,选中B6:D6和B8:D15单元格区域,单击“插入”菜单,然后单击“插入折线图或面积图”按钮,在二维折线图中,选择“带数据标记的折线图”选项,如图8-36所示。此时,折线图生成完毕,如图8-37所示。

图8-36 插入带数据标记的折线图

图8-37 初步建立折线图