Excel 为迷你图应用样式

同普通的图表类似,Excel也为迷你图提供了丰富的内置样式,用户在创建好迷你图后,可以为迷你图应用样式来进一步美化迷你图。打开实例文件“迷你图.xlsx”工作簿。

步骤01:单击选择迷你图,如图15-72所示。

图15-72 选择迷你图

步骤02:在“迷你图工具–设计”选项卡中的“样式”组中单击选择适当的样式,这里我们选择“迷你图样式着色1”,如图15-73所示。

步骤03:更改样式后的迷你图效果如图15-74所示。

步骤04:在“样式”组中单击“迷你图颜色”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“粗细”选项,从下级下拉列表中单击“1.5磅”,更改线条粗细,如图15-75所示。

步骤05:更改线条为1.5磅的迷你图效果如图15-76所示。

图15-73 选择迷你图样式

图15-74 更改样式后的迷你图效果

图15-75 设置粗细

图15-76 更改后的迷你图

步骤06:在“样式”组中单击“标记颜色”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“标记”选项,从下级下拉列表中单击“红色”,更改标记颜色,如图15-77所示。

图15-77 选择标记颜色

步骤07:迷你图最终效果如图15-78所示。

高手支招:隐藏迷你图中的空值

如果工作表中存在空值,则以默认方式创建的折线迷你图中间就会有空距。在Excel 2016中,对于如何处理空值问题,系统给出了3个可供用户选择的选项,分别是:“空距”“零值”和“用直线连接数据点”,用户可以根据实际工作的需要进行选择。打开实例文件“迷你图1.xlsx”工作簿。

步骤01:选中工作表中已经创建好的迷你图,在“迷你图工具–设计”选项卡中的“迷你图”组中单击“编辑数据”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“隐藏和清空单元格”选项,如图15-79所示。

步骤02:随后弹出“隐藏和空单元格设置”对话框。单击选中“用直线连接数据点”单选按钮,然后单击“确定”按钮,如图15-80所示。设置后的迷你图效果如图15-81所示。

图15-78 迷你图最终效果

图15-79 单击“隐藏和清空单元格”选项

图15-80 设置空单元格

图15-81 最终迷你图效果

Excel 调整迷你图显示属性

在默认的情况下,创建的“折线”迷你图样式很简单,图表中也没有显示数据标记。实际上,在迷你图中,不仅可以显示数据标记,还可以显示出“高点”“低点”“负点”“首点”和“尾点”等特殊值。在上一节中修改了迷你图的数据,接下来需要在迷你图中显示标记。

步骤01:在“迷你图工具–设计”选项卡中的“显示”组中勾选“标记”复选框,如图15-70所示。

图15-70 勾选“标记”复选框

步骤02:随后,迷你图中会显示数据标记,如图15-71所示。

图15-71 显示数据标记

Excel 修改迷你图数据和位置

迷你图创建好了后,用户还可以修改迷你图的数据区域和迷你图显示的位置。通常,用户可以编辑单个迷你图的数据,也可以编辑组位置和数据,分别介绍如下。打开实例文件“迷你图.xlsx”工作簿。

编辑单个迷你图的数据

如果只是其中某一个迷你图需要修改源数据,则可以使用“编辑单个迷你图的数据”命令,操作步骤如下所示。

步骤01:单击选择要编辑的迷你图,在“迷你图工具–设计”选项卡中的“迷你图”组中单击“编辑数据”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“编辑单个迷你图的数据”选项,如图15-62所示。

图15-62 单击“编辑数据”按钮

步骤02:随后,屏幕上打开“编辑迷你图”对话框,并显示迷你图现在的数据区域,如图15-63所示。

步骤03:单击对话框中的单元格引用按钮,选择新的数据区域为B3:G3,然后单击“确定”按钮,如图15-64所示。

图15-63 显示原数据区域

图15-64 选择新的数据区域

步骤04:更改后的迷你图效果如图15-65所示。

编辑组位置和数据

如果整个迷你图组的数据区域都需要修改,则可以使用编辑组位置和数据选项,而不必一个一个地去修改。

步骤01:单击选中迷你图组中的任意一个迷你图,在“迷你图”组中单击“编辑数据”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“编辑组位置和数据”选项,如图15-66所示。

步骤02:随后屏幕上会弹出“编辑迷你图”对话框,并在该对话框中显示迷你图组现有的数据范围和位置范围,如图15-67所示。

步骤03:在“编辑迷你图”对话框中的“数据范围”框中,将列标F全部更改为G,然后单击“确定”按钮,如图15-68所示。

步骤04:更改数据范围后的迷你图组如图15-69所示。此时每个迷你图中都包含了1~6月的数据。

图15-65 更改后的单个迷你图

图15-66 选择编辑组位置和数据

图15-67 打开“编辑迷你图”对话框

图15-68 选择数据范围

图15-69 更改数据范围后的迷你图组

Excel 更改迷你图类型

Excel 2016中的迷你图包含3种类型,即“折线图”“柱形图”和“盈亏图”。当在工作表中创建了迷你图后,Excel窗口会显示“迷你图工具-设计”功能区,通过该功能区中的“类型”组可以更改迷你图类型。以上节中创建的迷你图为例,如果需要将迷你图类型更改为“列”,操作方法如下所示。

步骤01:在工作表中单击选中迷你图,此时Excel窗口会显示“迷你图工具–设计”功能区。在“迷你图工具–设计”选项卡中的“类型”组中单击“柱形图”按钮,如图15-60所示。

图15-60 选择柱形图

步骤02:更改类型后的迷你图效果如图15-61所示。

图15-61 更改类型后的迷你图效果图

Excel 创建迷你图

迷你图作为一个将数据形象化呈现的制图小工具,创建方法非常简单。在Excel 2016中,在“插入”选项卡中有一个“迷你图”组,当用户需要创建迷你图时,在该组中选择一种迷你图类型即可。打开实例文件“各分公司营业费用统计表.xlsx”工作簿。

步骤01:选择迷你图类型。在“插入”选项卡中的“迷你图”组中单击“折线图”按钮,如图15-55所示。

图15-55 选择折线图

步骤02:随后打开“创建迷你图”对话框,单击“数据范围”框右侧的单元格引用按钮,如图15-56所示。

步骤03:此时“创建迷你图”对话框会折叠显示,选择单元格区域B3:G3,单击“位置范围”框右侧的单元格引用按钮,选择单元格H3,单击“确定”按钮,如图15-57所示。

图15-56 单击单元格引用按钮

图15-57 设置数据范围和位置范围

步骤04:返回工作表中,创建的迷你图效果如图15-58所示。

图15-58 迷你图效果图

步骤05:向下拖动单元格H3右下角的填充柄至单元格H7,得到其余行的迷你图,如图15-59所示。

图15-59 使用填充功能复制迷你图

Excel 条件格式:删除规则

当不再需要某个单元格区域或整个工作表中的条件格式规则时,可以将它们清除掉。如果要清除的是其中的某一个规则,则可以在“条件格式规则管理器”对话框中进行,如果想要清除某个区域或工作表中的所有规则,则可以直接单击“清除规则”命令。

清除某一条规则

在设置多条规则的条件格式工作表中,可以使用“条件格式规则管理器”清除其中的某一条规则,而不会影响到其余的规则。

步骤01:打开“条件格式规则管理器”对话框,选择要删除的规则,如在G4:G11区域使用黄色渐变填充的数据条规则,单击“删除规则”按钮,如图15-44所示。

图15-44 单击“清除规则”按钮

步骤02:随后对话框中将不再显示该规则,单击“确定”按钮,如图15-45所示,效果如图15-46所示。

图15-45 单击“确定”按钮

图15-46 清除规则后的数据

清除某一个区域的所有规则

当对同一个单元格区域设置多个规则时,如果要清除该单元格区域的条件格式,可以直接单击“清除所选单元格的规则”命令。

步骤01:选择要清除条件格式的单元格区域E4:F11,如图15-47所示。

图15-47 选择单元格区域

步骤02:单击“条件格式”按钮,从展开的下拉列表中单击“清除规则”选项,从下级下拉列表中单击“清除所选单元格的规则”选项,如图15-48所示。

图15-48 单击“清除所选单元格的规则”选项

步骤03:清除规则后的单元格区域如图15-49所示。

图15-49 清除规则后的单元格区域

清除整个工作表的规则

如果清除工作表中所有的条件格式,可以单击“清除整个工作表的规则”选项,而不必一个一个地清除。

步骤01:在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“清除规则”选项,从下级下拉列表中单击“清除整个工作表的规则”选项,如图15-50所示。

步骤02:随后,工作表中所有的条件格式都被清除,如图15-51所示。

高手支招:使用公式完成多条件格式设置

图15-50 单击“清除规则”选项

图15-51 规则清除后的表格效果

有时想同时将满足多个条件的数据用某种格式显示,这就需要在条件格式中使用公式。现通过一个具体的实例加以介绍,先打开“日营业额统计.xlsx”工作簿。

步骤01:选择单元格区域A3:D11,打开“新建格式规则”对话框,在“选择规则类型”框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,在“为符合此公式的值设置格式”框中输入公式“=AND($B3=”奶粉”,$C3>1000)”,然后单击“格式”按钮,如图15-52所示。

步骤02:设置黄色的填充色,单击“确定”按钮,如图15-53所示。然后返回“新建格式规则”对话框,单击“确定”按钮。最后返回工作表,同时满足两个条件的行会显示为黄色的填充色,如图15-54所示。

图15-52 设置公式

图15-53 设置填充色

图15-54 填充效果图

Excel 条件格式:管理规则

当为单元格区域创建多个条件格式规则时,用户可以通过条件格式规则管理器来管理这些规则,完成新建规则、编辑规则、删除规则以及设置规则的优先顺序等操作。下面以上一节中的实例为例,介绍如何使用条件格式规则管理器管理规则。

步骤01:在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“管理规则”选项,如图15-38所示。

图15-38 单击“管理规则”选项

步骤02:在“条件格式规则管理器”对话框中单击“显示其格式规则”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“当前工作表”选项,如图15-39所示。

步骤03:在“条件格式规则管理器”对话框中选择要编辑的规则,单击“编辑规则”按钮,如图15-40所示。

步骤04:在“编辑规则说明”区域的“颜色”下拉列表中选择“黄色”,单击“确定”按钮,如图15-41所示。

图15-39 选择当前工作表

图15-40 单击“编辑规则”选项

图15-41 选择颜色

步骤05:返回“条件格式规则管理器”对话框,单击“应用”按钮,如图15-42所示。然后单击“确定”按钮,查看应用效果,应用后的效果如图15-43所示。

图15-42 单击“应用”按钮

图15-43 应用后的效果

Excel 条件格式:新建规则

在自定义条件格式时,可供选择的规则类型有6种,分别是基于各自值设置所有单元格的格式、只为包含以下内容的单元格设置格式、仅对排名靠前或靠后的数值设置格式、仅对高于或低于平均值的数值设置格式、仅对唯一值或重复值设置格式和使用公式确定要设置格式的单元格。打开实例文件“销售税金统计表.xlsx”工作簿。

只为包含以下内容的单元格设置格式

如果用户为文本格式内容的单元格设置规则,可以选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”规则类型,操作步骤如下。

步骤01:选择单元格区域A4:A11,如图15-24所示。

步骤02:在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“新建规则”选项,如图15-25所示。

步骤03:在打开的“新建格式规则”对话框中的“选择规则类型”框中单击选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”选项,然后在“编辑规则说明”区域的左侧下拉列表中选择“特定文本”选项,如图15-26所示。

步骤04:在“编辑规则说明”区域的右侧的文本框中输入“A”,单击“格式”按钮,如图15-27所示。

步骤05:随后打开“设置单元格格式”对话框。单击“字体”选项卡,在“字形”列表中单击“加粗倾斜”选项,如图15-28所示。

图15-24 选择单元格区域

图15-25 单击“新建规则”选项

图15-26 选择条件

图15-27 输入“A”

步骤06:单击“填充”选项卡,在“背景色”区域单击选择黄色,然后单击“确定”按钮,如图15-29所示。

图15-28 设置字体格式

图15-29 选择背景色

步骤07:返回“新建格式规则”对话框,单击“确定”按钮,设置条件格式如图15-30所示。

图15-30 条件格式预览

步骤08:返回工作表中,应用条件格式后的效果如图15-31所示。

基于各自值设置所有单元格的格式

如果单元格中的内容为数值数据,用户在设置规则时可以选择“基于各自值设置所有单元格的格式”,操作步骤如下。

步骤01:选择单元格区域G4:G11,如图15-32所示。

步骤02:在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“新建规则”选项,如图15-33所示。

步骤03:在“选择规则类型”中选择“基于各自值设置所有单元格的格式”选项,从“格式样式”下拉列表中选择“数据条”选项,如图15-34所示。

图15-31 应用条件格式效果

图15-32 选择单元格区域

图15-33 单击“新建规则”选项

步骤04:在“填充”下拉列表中选择“渐变填充”,从“颜色”下拉列表中选择“红色”,然后单击“确定”按钮,如图15-35所示。

图15-34 设置格式样式

图15-35 设置条形图外观

步骤05:应用条件格式后的效果如图15-36所示。

图15-36 应用后的效果

步骤06:为其他列应用条件格式,然后对其余列设置图标集和色阶条件格式,如图15-37所示。

图15-37 为其他列应用条件格式

Excel 使用图标集分析数据

使用图标集可以对数据进行注释,并可以按阈值将数据分为3~5个类别,每个图标代表一个值的范围。例如,要使用图标集来分析产品单位利润列的数据,操作方法如下。

步骤01:拖动鼠标选择单元格区域F4:F14,如图15-18所示。

图15-18 选择单元格区域

步骤02:在“样式”组单击“条件格式”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“图标集”选项,从下级下拉列表中选择一种图标集样式“三向箭头”,如图15-19所示。

图15-19 选择图标集样式

步骤03:使用图标集后的单元格效果如图15-20所示。

高手支招:使用条件格式分析行区域

在上一节中介绍的条件格式的各种规则,不仅可以分析列区域中的数据,还可以分析行区域中的数据,甚至包含多行和多列的单元格区域的数据。现举例说明,打开实例文件“2015年营业额统计表.xlsx”工作簿。

选择单元格区域B3:F3,如图15-21所示。单击“条件格式”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“图标集”,选择“方向”区域中的第一种样式,如图15-22所示。使用后的效果如图15-23所示。

图15-20 使用图标集后的数据效果

图15-21 选择数据区域

图15-22 选择图标集样式

图15-23 使用图标集效果

Excel 使用色阶分析数据

颜色刻度作为一种直观的提示,可以帮助用户了解数据分布和数据变化。双色刻度使用两种颜色的深浅程度来帮助用户比较某个区域的单元格,通常用颜色的深浅表示值的高低。三色颜色刻度用三种颜色的深浅程度来表示值的高、中、低。如果要用三色阶来分析单位产品利润表中的“单位产品税金及附加”项目,操作方法如下所示。

步骤01:拖动鼠标选择单元格区域E4:E14,如图15-15所示。

步骤02:在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮,从展开的下拉列表中单击“色阶”选项,从下级下拉列表中选择一种数据条样式“红–白色阶”,如图15-16所示。

步骤03:应用色阶后的单元格区域效果如图15-17所示。

图15-15 选择单元格区域

图15-16 选择色阶样式

图15-17 使用色阶后的效果