定位于Excel会计与财务初级或中级用户，适合于在校学生、文员、文秘、行政人员、公务员等与Excel或财务管理打交道的各种人员作为自学参考。
在日常生活中我们还可以使用Excel中条件格式中的数据条来分析数据。使用数据条，可以直接在数据所有的单元格中显示一个横向的条来比较数据。例如，现要用数据条分析“2015年产品单位利润表.xlsx”中的单位营业费用，具体操作方法如下所示。
步骤01：拖动鼠标选择单元格区域D4:D14，如图15-12所示。
图15-12 选择数据区域
步骤02：在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“数据条”选项，从下级下拉列表中选择一种数据条样式“绿色数据条”，如图15-13所示。
图15-13 选择数据条样式
步骤03：在单元格区域中使用数据条规则后的单元格区域如图15-14所示。单元格中的数值决定数据条的长度，数值越大，数据条越长。
图15-14 数据条显示结果
项目选取规则通常包括选取值最大的10项、值最大的10%项、值最小的10项、值最小的10%项、高于平均值以及低于平均值等规则。仍然以“2015年产品单位利润表.xlsx”工作簿为例，使用项目选取规则来快速选取值最大的3项和最小的3项。
步骤01：选择单元格区域C4:C14，如图15-5所示。
图15-5 选择要设置的单元格
步骤02：在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“项目选取规则”选项，从下级下拉列表中单击“前10项”选项，如图15-6所示。
图15-6 选择规则
提示：对同一个区域可以应用多个规则
在设置条件格式的时候，对于相同的单元格区域，用户可以同时设置多个条件规则，例如，既可以在同一个区域选取最大的3项，同时也可以选取最小的3项，只需要将它们的格式设置为不同的格式，即可互不影响。
步骤03：随后打开“前10项”对话框，在调节框中输入数值3，从“设置为”下拉列表中选择“绿填充色深绿色文本”格式，然后单击“确定”按钮，如图15-7所示。
图15-7 设置个数
步骤04：此时单元格区域会实时显示条件格式的结果，选定的单元格区域中值前3项的单元格会显示为浅绿色填充深绿色文本格式，如图15-8所示。
图15-8 显示结果
步骤05：再次在“样式”组单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“项目选取规则”，从下级下拉列表中单击“最后10项”选项，如图15-9所示。
图15-9 选择规则
步骤06：在弹出的“最后10项”对话框中设置个数为3，从“设置为”下拉列表中选择“黄填充色深黄色文本”选项，然后单击“确定”按钮，如图15-10所示。
图15-10 设置单元格格式
步骤07：应用条件格式后的表格效果如图15-11所示。
图15-11 显示最终结果
在Excel中，可以使用条件格式突出显示数据。比如，突出显示大于、小于或等于某个值的数据，或者突出显示文本中包含某个值的数据，或者突出显示重复值的数据等。
步骤01：选择要突出显示数据的单元格区域。选择工作表Sheet1中的单元格区域B4：B14，如图15-1所示。
图15-1 选择单元格区域
步骤02：在“开始”选项卡中的“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“突出显示单元格规则”选项，然后从下级下拉列表中单击“小于”选项，如图15-2所示。
步骤03：随后，屏幕上弹出“小于”对话框，在对话框中的左侧文本框中输入要设置的值，如2534，突出格式设置为“浅红填充色深红色文本”，然后单击“确定”按钮，如图15-3所示。
步骤04：随后，选定的单元格区域中值小于2534的单元格会显示为浅红色填充深红色文本格式，如图15-4所示。
图15-2 选择单元格规则
图15-3 设置值
图15-4 突出显示结果
图表是Excel 2016中非常重要的内容之一，而且Excel 2016中的图表类型丰富、使用简单，深得用户的青睐。本章从图表的创建开始，介绍了更改图表类型、更改图表布局样式、更改图表数据区域、更改图表大小和位置等编辑图表的方法，接着介绍了手动设置图表标签以及图表元素的格式，最后介绍了如何为图表添加趋势线和误差线，基本上涵盖了图表的整个基础知识。
接下来，通过一个具体的实例，介绍复合饼图的创建与编辑，以对本章前面的知识进行综合应用及补充。打开实例文件“2015年财务费用统计.xlsx”工作簿。
步骤01：在“插入”选项卡中的“图表”组中单击“饼图”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“复合饼图”子类型，如图14-76所示。
图14-76 选择图表类型
步骤02：Excel会根据表格中数据的布局自动创建，如图14-77所示为默认的复合饼图。
步骤03：在“当前所选内容”组中的“图表元素”下拉列表中选择系列，然后单击“设置所选内容格式”按钮，如图14-78所示。
步骤04：在“设置数据系列格式”对话框中设置“填充”为“渐变填充”，类型为“线性”，角度为“90°”，如图14-79所示。
步骤05：切换至“设计”选项卡，单击图表布局组中“快速布局”下三角按钮，在列出的布局中选择“布局4”，如图14-80所示。
图14-77 默认复合饼图
图14-78 单击“设置所选内容格式”按钮
图14-79 设置系列选项
图14-80 设置快速布局
步骤06：最终效果图如图14-81所示。
图14-81 最终效果图
接下来介绍为图表添加误差线以及设置误差线的格式。添加误差线的具体操作方法如下所示。
步骤01：打开“2015年生产成本比较柱形图.xlsx”工作簿，选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–设计”选项卡下，单击“图表布局”组中的“添加图表元素”按钮，在弹出的下拉列表中选择“误差线”选项，在展开的下拉列表中选择“标准偏差”选项，如图14-71所示。
步骤02：设置后的效果如图14-72所示。
步骤03：再次单击“图表布局”组中的“添加图表元素”按钮，在弹出的下拉列表中选择“误差线”选项，在展开的下拉列表中选择“其他误差线选项”选项，如图14-73所示。
图14-71 选择标准偏差
图14-72 标准偏差效果图
图14-73 选择其他误差线选项
步骤04：在打开的“设置误差线格式”对话框中的“方向”区域中单击选中“负偏差”单选按钮，在“末端样式”区域中单击选中“无线端”单选按钮，如图14-74所示。
图14-74 设置误差线格式
步骤05：误差线设置的最后效果如图14-75所示。
图14-75 误差线设置效果图
高手支招：快速在图表中切换行列
Excel 2016中的图表可以有不同的组织形式，特别是对于数据系列和图例都存在多个的时候，通过切换行列，可以切换图表的表现形式，反映不同的问题。打开实例文件“切换图表行列.xlsx”工作簿，单击选中工作表中已创建好的图表。显示“图表工具”选项卡，在“图表工具–布局”选项卡中的“数据”组中单击“切换行/列”按钮。切换行列之前的图表，比较的重点是同一个月不同产品的数据，而切换行列后的图表的重点是每一种产品不同月度之间的比较。
使用趋势线可以对数据的未来发展值进行推测。
步骤01：打开“2015年生产成本比较柱形图.xlsx”工作簿，选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–设计”选项卡下，单击“图表布局”组中的“添加图表元素”按钮，在弹出的下拉列表中选择“趋势线”选项，在展开的对话框中选择“线性”选项，如图14-65所示。
步骤02：添加趋势线后的图表如图14-66所示。
步骤03：再次单击“图表布局”组中的“添加图表元素”按钮，在弹出的下拉列表中选择“趋势线”选项，在展开的对话框中选择“其他趋势线选项”选项，如图14-67所示。
步骤04：在打开的“设置趋势线格式”对话框中的“趋势线预测”区域，设置向前周期数为2，然后勾选“显示公式”和“显示R平方值”复选框，如图14-68所示。
步骤05：在“设置趋势线格式”对话框中单击“线条”标签，在线条颜色区域单击选中“实线”单选按钮，单击“颜色”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击选择“绿色”，线条宽度设置为1.5磅，如图14-69所示。
图14-65 选择线性趋势线
图14-66 趋势线效果图
图14-67 选择其他趋势线选项
图14-68 设置趋势线选项
图14-69 设置线条
步骤06：返回工作表中，此时图表中的趋势线效果如图14-70所示。
图14-70 设置线性趋势线后的效果
图表元素通常包括绘图区、图表区、坐标轴、背景墙、基底、数据系列等，接下来分别介绍如何手动设置它们的格式。
步骤01：打开“2015年生产成本比较柱形图.xlsx”工作簿，选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–格式”选项卡下，单击“当前所选内容”组中的“图表元素”下拉按钮，这里我们选择“绘图区”，单击“设置所选内容格式”选项，如图14-56所示。
步骤02：随后打开“设置绘图区格式”对话框，在“填充”区域单击选中“纯色填充”单选按钮，单击“颜色”下三角按钮，从下拉列表中单击选择“紫色”，如图14-57所示。
步骤03：设置后的而效果如图14-58所示。
图14-56 单击“设置所选内容格式”选项
图14-57 选择图表区填充颜色
图14-58 设置绘图区颜色效果
步骤01：打开“2015年生产成本比较柱形图.xlsx”工作簿，选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–格式”选项卡下，单击“当前所选内容”组中的“图表元素”下拉按钮，这里我们选择“图表区”，单击“设置所选内容格式”按钮，如图14-59所示。
图14-59 选择图表元素为图表区
步骤02：随后打开“设置图表标题格式”对话框，在“填充”区域中单击选中“纯色填充”单选按钮，单击“颜色”下三角按钮，从下拉列表中单击选择“浅绿色”，如图14-60所示。
图14-60 设置图表填充颜色
步骤03：设置后的效果如图14-61所示。
设置坐标轴格式有两种方法，一种是直接使用“坐标轴”功能组中的命令按钮来设置；另一种是使用“设置坐标轴格式”对话框来完成。如果只需要为图表添加默认格式或者有单位显示的坐标轴，可以使用第一种方法；如果需要设置坐标轴的刻度显示、填充、线条颜色等格式，则需要使用“设置坐标轴格式”对话框来完成。
步骤01：单击选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–设计”选项卡下单击“图表布局”组中的“添加图表元素”下拉按钮，在下拉框中选择“坐标轴”选项，在展开的对话框中选择“主要横坐标轴”，如图14-62所示。
步骤02：设置后的效果如图14-63所示。
如果用户要进一步设置坐标轴的刻度、填充或线条等格式，请在“坐标轴”下级下拉列表中单击“其他主要横/纵坐标轴”选项，打开“设置坐标轴格式”对话框，如图14-64所示。然后在该对话框中完成相关设置。
图14-61 设置图表填充后的效果图
图14-62 选择主要横坐标轴
图14-63 设置完毕的效果图
图14-64 设置坐标轴格式对话框
为了增加图表的可读性，可以按以下步骤为图表添加一个直观的标题。
步骤01：单击选择选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–设计”选项卡下单击“图表布局”组中的“添加图表元素”下拉按钮，在下拉框中选择“图表标题”选项，在展开的对话框中选择图表标题的位置为“图表上方”，如图14-37所示。
步骤02：随后，Excel会在图表的上方插入图表标题占位符，如图14-38所示。
图14-37 选择图表标题位置
图14-38 插入图表标题占位符
步骤03：在图表标题占位符中输入标题文字“B产品”，效果如图14-39所示。
图14-39 输入标题文字
步骤04：再次单击“图表标题”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“其他标题选项”，如图14-40所示。
图14-40 选择其他标题选项
步骤05：随后打开“设置图表标题格式”对话框，在“填充”区域中单击选中“纯色填充”单选按钮，单击“颜色”下三角按钮，从下拉列表中单击选择“黄色”，如图14-41所示。
图14-41 选择填充颜色
步骤06：最后得到的图表标题效果如图14-42所示。
同样地，用户还可以为图表中的坐标轴设置标题。在本例中我们以设置“主要横坐标轴标题”为例，讲解怎么设置坐标轴标题。
步骤01：单击选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–设计”选项卡下单击“图表布局”组中的“添加图表元素”下拉按钮，在下拉框中选择“轴标题”选项，在展开的对话框中选择“主要横坐标轴”选项，如图14-43所示。
图14-42 设置标题效果图
图14-43 选择主要横坐标轴
步骤02：系统会在图表中横坐标轴的旁边插入一个标题占位符，如图14-44所示。
图14-44 坐标轴标题占位符
步骤03：在坐标轴标题占位符中输入文本“月份”，效果如图14-45所示。
图14-45 设置完毕后的效果图
和图表标题一样，图例也有不同的位置，接下来讲解一下顶部图例的设置，具体操作如下。
步骤01：单击选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–设计”选项卡下单击“图表布局”组中的“添加图表元素”下拉按钮，在下拉框中选择“图例”选项，在展开的对话框中选择“顶部”位置，如图14-46所示。
图14-46 选择图例位置
步骤02：再次单击“图例”选项，从展开的下拉列表中单击“其他图例选项”，如图14-47所示。
步骤03：随后打开“设置图例格式”对话框，在“填充”区域单击选中“纯色填充”单选按钮，单击“颜色”下三角按钮，从下拉列表中单击选择“黄色”，如图14-48所示。
图14-47 单击“其他图例选项”
图14-48 设置图例
步骤04：设置格式后的图例效果如图14-49所示。
数据标签是指直接显示在图表上或图表旁边的每个点上的数据标识，并不是所有的图表都需要显示数据标签，用户可以根据实际需要设置是否在图表中显示数据标签以及数据标签的格式。我们以设置“数据标注”为例讲解数据标签的设置，具体操作如下。
步骤01：单击选中图表，在主页面功能区中切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–设计”选项卡下单击“图表布局”组中的“添加图表元素”下拉按钮，在下拉框中选择“数据标签”选项，在展开的对话框中选择“数据标注”选项，如图14-50所示。
步骤02：随后，在柱形图的每个数据点绘制的图形上会显示具体的数据标签，如图14-51所示。
图14-49 设置图例效果图
图14-50 选择“数据标注”选项
图14-51 在图表中显示数据标签
步骤03：再次单击“数据标签”选项，从展开的下拉列表中单击“其他数据标签选项”，如图14-52所示。
图14-52 选择“其他数据标签选项”
步骤04：随后打开“设置数据标签格式”对话框，用户可以在该对话框中设置数据标签的“标签选项”“数字”“填充”等格式，如图14-53所示。
图14-53 “设置数据标签格式”对话框
步骤05：再次单击“数据标签”选项，从展开的下拉列表中单击“无”选项按钮，如图14-54所示。
步骤06：随后图表中添加的数据标签被隐藏，如图14-55所示。
图14-54 选择数据标签为无
图14-55 隐藏数据标签效果图
图表标签通常包括图表标题、坐标轴标题、图例、数据标签、模拟运算表等。用户可以设置是否在图表中显示这些标签、标签显示的位置以及设置它们的格式。
在设置图表组成部分之前，首先需要选择需要设置格式的图表组成部分，这里我们称之为图表元素。用户可以直接使用鼠标单击选择，但对于紧密挨着的图表元素，有时总是会出现选择的不是想要的这种情况。使用“图表工具–格式”选项卡下“当前所选内容”组中的“设置所选内容格式”，可以快速、准确地选择需要的图表元素。我们运用“2015年生产成本比较柱形图.xlsx”工作簿来说明怎样快速选准确选择图表元素，具体操作如下。
步骤01：打开“2015年生产成本比较柱形图.xlsx”工作簿，选中图表，在主页面功能区切换到“图表工具”选项卡，在“图表工具–格式”选项卡下，单击“当前所选内容”组中的“图表元素”下拉按钮，这里我们选择“系列‘B产品’”，单击“设置所选内容格式”按钮，如图14-35所示。
步骤02：图表中的“系列‘B产品’”会被选中，如图14-36所示。
图14-35 选择图表元素
图14-36 快速准确选择图表元素B