分类：使用条件格式分析产品单位利润

使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为3~5个类别，每个图标代表一个值的范围。例如，要使用图标集来分析产品单位利润列的数据，操作方法如下。

步骤01：拖动鼠标选择单元格区域F4:F14，如图15-18所示。

图15-18　选择单元格区域

步骤02：在“样式”组单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“图标集”选项，从下级下拉列表中选择一种图标集样式“三向箭头”，如图15-19所示。

图15-19　选择图标集样式

步骤03：使用图标集后的单元格效果如图15-20所示。

高手支招：使用条件格式分析行区域

在上一节中介绍的条件格式的各种规则，不仅可以分析列区域中的数据，还可以分析行区域中的数据，甚至包含多行和多列的单元格区域的数据。现举例说明，打开实例文件“2015年营业额统计表.xlsx”工作簿。

选择单元格区域B3:F3，如图15-21所示。单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“图标集”，选择“方向”区域中的第一种样式，如图15-22所示。使用后的效果如图15-23所示。

图15-20　使用图标集后的数据效果

图15-21　选择数据区域

图15-22　选择图标集样式

图15-23　使用图标集效果

颜色刻度作为一种直观的提示，可以帮助用户了解数据分布和数据变化。双色刻度使用两种颜色的深浅程度来帮助用户比较某个区域的单元格，通常用颜色的深浅表示值的高低。三色颜色刻度用三种颜色的深浅程度来表示值的高、中、低。如果要用三色阶来分析单位产品利润表中的“单位产品税金及附加”项目，操作方法如下所示。

步骤01：拖动鼠标选择单元格区域E4:E14，如图15-15所示。

步骤02：在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“色阶”选项，从下级下拉列表中选择一种数据条样式“红–白色阶”，如图15-16所示。

步骤03：应用色阶后的单元格区域效果如图15-17所示。

图15-15　选择单元格区域

图15-16　选择色阶样式

图15-17　使用色阶后的效果

在日常生活中我们还可以使用Excel中条件格式中的数据条来分析数据。使用数据条，可以直接在数据所有的单元格中显示一个横向的条来比较数据。例如，现要用数据条分析“2015年产品单位利润表.xlsx”中的单位营业费用，具体操作方法如下所示。

步骤01：拖动鼠标选择单元格区域D4:D14，如图15-12所示。

图15-12　选择数据区域

步骤02：在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“数据条”选项，从下级下拉列表中选择一种数据条样式“绿色数据条”，如图15-13所示。

图15-13　选择数据条样式

步骤03：在单元格区域中使用数据条规则后的单元格区域如图15-14所示。单元格中的数值决定数据条的长度，数值越大，数据条越长。

图15-14　数据条显示结果

项目选取规则通常包括选取值最大的10项、值最大的10%项、值最小的10项、值最小的10%项、高于平均值以及低于平均值等规则。仍然以“2015年产品单位利润表.xlsx”工作簿为例，使用项目选取规则来快速选取值最大的3项和最小的3项。

步骤01：选择单元格区域C4:C14，如图15-5所示。

图15-5　选择要设置的单元格

步骤02：在“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“项目选取规则”选项，从下级下拉列表中单击“前10项”选项，如图15-6所示。

图15-6　选择规则

提示：对同一个区域可以应用多个规则

在设置条件格式的时候，对于相同的单元格区域，用户可以同时设置多个条件规则，例如，既可以在同一个区域选取最大的3项，同时也可以选取最小的3项，只需要将它们的格式设置为不同的格式，即可互不影响。

步骤03：随后打开“前10项”对话框，在调节框中输入数值3，从“设置为”下拉列表中选择“绿填充色深绿色文本”格式，然后单击“确定”按钮，如图15-7所示。

图15-7　设置个数

步骤04：此时单元格区域会实时显示条件格式的结果，选定的单元格区域中值前3项的单元格会显示为浅绿色填充深绿色文本格式，如图15-8所示。

图15-8　显示结果

步骤05：再次在“样式”组单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“项目选取规则”，从下级下拉列表中单击“最后10项”选项，如图15-9所示。

图15-9　选择规则

步骤06：在弹出的“最后10项”对话框中设置个数为3，从“设置为”下拉列表中选择“黄填充色深黄色文本”选项，然后单击“确定”按钮，如图15-10所示。

图15-10　设置单元格格式

步骤07：应用条件格式后的表格效果如图15-11所示。

图15-11　显示最终结果

在Excel中，可以使用条件格式突出显示数据。比如，突出显示大于、小于或等于某个值的数据，或者突出显示文本中包含某个值的数据，或者突出显示重复值的数据等。

步骤01：选择要突出显示数据的单元格区域。选择工作表Sheet1中的单元格区域B4：B14，如图15-1所示。

图15-1　选择单元格区域

步骤02：在“开始”选项卡中的“样式”组中单击“条件格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“突出显示单元格规则”选项，然后从下级下拉列表中单击“小于”选项，如图15-2所示。

步骤03：随后，屏幕上弹出“小于”对话框，在对话框中的左侧文本框中输入要设置的值，如2534，突出格式设置为“浅红填充色深红色文本”，然后单击“确定”按钮，如图15-3所示。

步骤04：随后，选定的单元格区域中值小于2534的单元格会显示为浅红色填充深红色文本格式，如图15-4所示。

图15-2　选择单元格规则

图15-3　设置值

图15-4　突出显示结果