解决网络化财务管理问题的对策

一、提升对网络化财务管理重要性的认识

要大力推广网络财务管理,使其在实际工作中发挥应有的作用,首先要转变部分财务工作人员不敢接触新事物以抵触网络化新技术施行的陈旧观念,特别是领导决策人员对于网络化将大大改进财务管理工作效率和层次水平的重要性的认识一定要正确。

二、大力培养高素质专业网络财务管理人才

能否培养出一大批高素质的网络财务管理人才则切实关系到网络财务管理的发展和推广运用。因此,推广运用网络财务管理的企事业单位要立即启动解决人才匮乏的相关措施,一方面在单位内部启动相关的专业培训,另一方面可以引进外界高层次的专业网络财务管理人才。

三、完善相关设施建设

现代社会的快速发展和激烈的市场竞争预示着网络财务管理的普及推广和应用势在必行,那么要保证网络财务管理这一全新的高效财务管理模式能够正常运行,就要全面完善相关基础设施的建设。首先是要使网络线路尽可能地加大覆盖面;再者,在现今缺乏高质量财务软件的情况下,要加大资金投入力度;最后就是完善计算机等网络财务管理的必备硬件措施,只有这样才能保证整个网络财务管理系统正常高效的运转。

四、建立财务网络化管理的安全体系

解决网络财务管理带来的信息安全隐患问题,必须要加强完善通信网络的安全性建设,建立财务网络化管理的安全体系,使其信息流通方面的安全性更佳。

综上所述,为了更好地适应信息化技术与激烈竞争的21世纪的社会发展,基于网络化信息技术的网络财务管理方式的推广和实施势在必行,那么通过各种举措切实解决网络财务管理起步阶段过程中存在的一系列问题将是网络财务管理应用单位的当务之急,只有这样才能保证网络财务管理这一全新的财务管理模式得到快速推广,从而在财务管理工作中如期发挥其巨大的优势,在给企业单位带来巨大利益的同时,也给社会发展注入新的活力。

网络化财务管理存在的问题

网络财务管理这一全新的财务管理模式在财务工作中的作用显著,优势明显,使企事业单位的财务工作也能够紧跟时代潮流进行科学、合理、先进的协同操作,对保持和增强企业的竞争地位具有非常积极的作用和影响,这一切都预示着网络财务管理将是未来财务管理发展的大方向。但是,现阶段对于网络财务管理这一新鲜财务财务管理模式来说,仍然处于起步阶段,这就意味着还有很多负面的因素对其起着影响,即还存在着一些亟待解决的问题,下面我们就具体来看一下这些问题。

一、网络财务管理人员素质不高,专业知识和技能匮乏

网络财务管理逐渐替代传统的财务管理模式也就要求从事财务管理的人员需要具备一些新的财务管理知识和相关的专业技能。网络财务管理是基于信息网络技术、计算机熟练应用,将人与电子设施紧密结合的财务管理系统,这就对从事网络财务管理的相关工作人员的专业技能和整体素质提出更高的要求。

二、网络财务的安全管理问题突出

网络财务管理是一种基于网络技术的财务管理模式,这就将一些在传统财务管理模式中严重性不大的问题放大了,安全保密问题就是其一。信息化网络的普及具有前所未有的信息开放性,这一特性使得人们在非常方便地获取信息服务的同时,却使网络财务管理中财务信息、商业机密等内容的保密问题成为严重隐患。

网络化财务管理的功能特点

1.网络财务实现了远程处理和集中式管理

经济全球化使企业呈现集团化、国际化发展趋势,集团企业为了整合财务资源和提高竞争力,往往采用集中式财务管理方式。

2.网络财务拓展了财务管理的空间

除上述网上远程处理和集中管理等以外,从网上订购到网上采购,从网上销售到网上结算、催账、报税和报关,从网上服务到网上理财,从网上财务信息查询到网上询价,从网上银行到网上保险、证券投资、外汇交易等,均成为网络财务的重要组成部分。而财务信息的整合也可以运用网络方式,从企业内部财务信息直接转向客户、供应商、政府部门及其他相关部门采集。这种空间的拓展使得财务管理进一步从分散走向集中,从企业总部走向企业全部,从企业内部走向企业外部。

3.网络财务加快了财务管理的时效

协同化财务管理是企业管理追求的一个目标,一旦业务活动伴随有财务信息,就需要将这些信息及时处理,并将处理结果反馈给业务系统。这种协同化财务管理方式能够消除财务活动与业务活动之间的时间差,从根本上改变财务信息与业务活动不对称的状况,使企业财务资源配置与业务运作协调同步,实现资源的优化配置。

4.网络财务提升了财务管理的效能

网络财务使企业财务管理的效能进一步延展,主要表现在4个方面:财务信息的网页数据化;结算支付电子货币化;办公方式多元化以及财务管理服务商业化。

Excel 将财务数据保存到Web网页

如果其他工作人员没有在办公设备上安装类似于Office这种专门用于办公的软件,当他们查看你发送给他们的Office文件时就会出现麻烦,所以我们在将文件发送给他人之前,可以先将所要发送的文件保存到Web网页。保存完成后的Web网页在链接网络的环境下随时都可以打开。那么怎样将具体的文件保存到Web网页中呢?

下面我们以Excel电子表格文件类型为例,讲解一下怎样将财务数据保存到Web网页,具体步骤如下所示。

步骤01:打开实例文件“工资表.xlsx”,单击“文件”选项,在弹出页面的左侧导航栏中选择“另存为”,然后在弹出的“另存为”对话框中选择存储的位置为“这台电脑”,并在子列表中选择存储位置为“桌面”,如图17-19所示。

图17-19 选择另存为位置

步骤02:随即打开“另存为”对话框,在“保存类型”下拉列表中选择“网页”类型,并在“文件名”文本框中输入“员工工资表.htm”,在改名时绝对不可以把后面的“.htm”去掉。在“保存”选项处单击“选择:工作表”选项,然后单击“保存”按钮,如图17-20所示。

图17-20 设置“另存为”选项

步骤03:单击“保存”按钮后,随即弹出“发布为网页”对话框。然后单击“发布”按钮,返回“另存为”对话框,最后关闭“另存为”对话框,即可将财务数据保存到Web网页,如图17-21所示。

图17-21 单击“发布”按钮

步骤04:返回桌面,我们就可以找到所保存的Web网页快捷方式,如图17-22所示。

图17-22 保存为网页文件

步骤05:选中文件,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选择“打开方式”下拉按钮,随即在子列表中选择打开方式为“Internet Explorer”,如图17-23所示。

图17-23 选择打开方式

步骤06:随即便可打开保存的财务数据,如图17-24所示。

图17-24 在网页中查看财务数据

Excel 将财务数据发送到对方邮箱

如果我们不通过打开自己的邮箱向对方发送邮件,而是通过财务数据页面直接将财务数据发送到对方邮箱,我们需要怎么做呢?具体操作步骤如下所示。

步骤01:打开需要分享的财务数据“会计报表.xlsx”工作簿,单击“文件”选项,在左侧导航栏中选择“共享”选项,随即弹出“共享”对话框,然后选择“共享”的方式为“电子邮件”,随即在子列表选项中选择“作为附件发送”选项,如图17-13所示。

图17-13 选择“电子邮件”发送方式

步骤02:随即弹出“选择配置文件”对话框,双击“配置文件名称”对话框,使其处于编辑状态,然后在文本框中输入“会计报表”,并单击“确定”按钮,如图17-14所示。

图17-14 选择配置文件名称

步骤03:随即弹出“会计报表.xlsx-邮件(HTML)”页面,即“会计报表.xlsx”将通过邮件的形式被分享,如图17-15所示。

图17-15 显示邮件发送页面

步骤04:在“收件人”选项卡右侧的文本框中输入邮箱号,最后单击“发送”按钮即可发送邮件,如图17-16所示。

图17-16 单击“发送”按钮

步骤05:除了可以在“收件人”文本框中输入邮箱号,还可以在“邮件”选项卡下“姓名”组中通过“通讯簿”查找收件人邮箱账号,如图17-17所示。

图17-17 选择“通讯簿”

步骤06:单击“通讯簿”选项后,随即弹出“选择姓名”对话框,在“搜索”框上方可以单击“仅名称”按钮,也可以单击“更多列”按钮,如图17-18所示。然后在“搜索”文本框中输入需要搜索的邮箱账号,然后单击“确定”按钮即可成功添加收件人。

图17-18 在“搜索”文本框中搜索邮箱账号

使用共享文件夹进行协作

单位的计算机搭建局域网成功后,要在主服务器上设置共享文件夹。具体步骤如下。

步骤01:在桌面上新建一个文件夹,并命名为“成绩文件”,右击,在快捷菜单中选择“属性”命令,如图17-7所示。

步骤02:随即打开“成绩文件属性”对话框,如图17-8所示。

步骤03:在弹出的窗口中,切换到“共享”选项卡,单击“网络文件和文件夹共享”列表下的“共享”按钮,如图17-9所示。

步骤04:随即弹出“文件共享”对话框,单击右侧箭头,选择“Everyone”用户,如图17-10所示。

步骤05:随后单击“添加”按钮添加此用户,如图17-11所示。

图17-7 单击“属性”选项

图17-8 打开“成绩文件属性”对话框

图17-9 单击“共享”按钮

图17-10 选择共享用户

图17-11 单击“添加”按钮

步骤06:添加成功后,可以单击用户右侧的箭头,修改权限,将权限改为“读/写”,如图17-12所示。然后确定共享文件夹就设置成功了。

图17-12 修改文档权限

Excel 使用共享工作簿进行协作

财务与业务协同强调的是财务与业务进行协调、协作,推动企业经营管理优化提升,实现1+1>2的整体效应。财务与业务协同是不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间,乃至人与人之间的协同,它不只局限于财务数据与业务数据的集成共享信息处理范畴,而是一种贯穿于生产经营过程中的管理理念,更是一种团队协作的精神,它将使财务管理先进思想内化为企业经营管理核心理念,发挥财务与业务协作效应。

在生活中,很多任务并非我们一个人可以完成,大多数情况下都需要和同事进行合作,但是财务工作的交接和编辑通常比较烦琐和复杂,在组合局域网中如何使用共享工作簿进行协作,很多读者并不知道怎么操作。下面以“2015年财务人员基本情况登记表.xlsx”为例,具体操作步骤如下。

步骤01:打开“2015年财务人员基本情况登记表.xlsx”,切换至“审阅”选项卡,单击“共享工作簿”按钮,如图17-3所示。

图17-3 打开所选工作簿

步骤02:在“共享工作簿”中,单击“编辑”选项卡,在其窗口中勾选“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框,单击“确定”按钮,如图17-4所示。

步骤03:这个时候,我们会在Excel窗口标题栏中看到“共享”字样,如图17-5所示。

步骤04:在“共享工作簿”中,再次单击“共享工作簿”按钮,在其窗口中取消勾选“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”可以取消共享工作簿,如图17-6所示。

图17-4 共享工作簿选项

图17-5 窗口显示“共享”字样

图17-6 取消工作簿共享

教你设置小型办公局域网

以5台上网机为例,所需设备与设置步骤如下所示。

所需设备如下:

1)8口路由器一台,其中8口为LAN(局域网)端口,一个WAN(广域网)端口,如图17-1所示。

图 17-1

2)网线N米,水晶头N个,如图17-2所示。

图 17-2

3)每台机器里必须有网卡。

组建方法如下。

1)制作网线:根据实际距离制作5根网线。注意,单根网线不能超过100米。

2)将5根网线分别连接至5台计算机的网卡接口。

3)分别设置5台计算机的IP地址、子网掩码,如果要上网,还要设置5台计算机的网关、DNS等信息,保证各个计算机名不相同,工作组相同。具体实例如下:5台计算机名分别为A、B、C、D、E,工作组都为WORKGROUP,IP地址分别设置为192.168.1.2~192.168.1.6,子网掩码相同,都为255.255.255.0。假设路由器地址为192.168.1.1,则设置5台计算机的默认网关都为192.168.1.1。

如果局域网组建成功后还需要共享上网,那么进行以下步骤:

DNS则根据当地的DNS地址进行设置,这个可以在路由器成功连网后查到。

4)将ADSL调制解调器连接到路由器的WAN端口,设置路由器里的WAN参数,保证可以成功连接。

5)经过以上设置,一个可以共享上网的办公室局域网就建成了。

什么是局域网和共享资源?

什么是局域网?

局域网是在一个局部的地理范围内(如一个学校、工厂和机关内),一般是方圆几千米以内,将各种计算机、外部设备和数据库等互相连接起来组成的计算机通信网。它可以通过数据通信网或专用数据电路,与远方的局域网、数据库或处理中心相连接,构成一个较大范围的信息处理系统。局域网可以实现文件管理、应用软件共享、打印机共享、扫描仪共享、工作组内的日程安排、电子邮件和传真通信服务等功能。

局域网严格意义上是封闭型的。它可以由办公室内几台甚至成千上万台计算机组成。决定局域网的主要技术要素为:网络拓扑,传输介质与介质访问控制方法。局域网由网络硬件(包括网络服务器、网络工作站、网络打印机、网卡、网络互联设备等)和网络传输介质,以及网络软件所组成。

什么是共享资源?

可以被一个以上任务使用的资源叫作共享资源。21世纪是信息的时代,也是合作的时代,因为信息太发达,而且对人对团队的要求也更高。只有资源共享,优势互补,才能达成共赢。21世纪不再只求一己之力,而是在双赢中让更多的人团结起来,创造更多的财富及价值。但是为了防止数据被破坏,每个任务在与共享资源打交道时,必须独占该资源。