分类：企业往来账款处理

往来账款是企业在生产经营过程中因发生供销产品、提供或接受劳务而形成的债权、债务关系，主要包括应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应收款、其他应付款等。应收款是企业应收的销货款；预付款是企业的购货款，即预先付给供货方的款项；应付款是在购销活动中由于取得与支付货款在时间上的不一致而产生的负债；预收款则是由购货方预先支付一部分货款给供应方面发生的负债。往来账款的管理工作代表的是企业收款的权利或付款的义务，是成本费用、经营成果核算中不可缺少的经济信息。加强各种往来账款的管理，有助于减少挂账，强化资金的管理，可有效地防止虚盈或潜亏，有利于真实地反映企业的经营成果。本章将以往来账款管理中经常会遇到的问题为例，介绍如何使用Excel 2016的一些具体功能来分析和管理企业往来账款。

Excel 实战：使用排序和汇总功能分析应收账款账龄

数据的排序和筛选是日常办公中最为常见的数据处理方式之一，本章以财务工作中的应收账款和应付账款数据为实例，详细介绍Excel中名称的定义与应用、简单排序、多关键字排序、自定义排序、自动筛选、自定义筛选、高级筛选以及分类汇总等知识，无需复杂的编程，就可以实现对数据的整理和分析。

在往来账款处理业务中，常见的还有账龄的分析。接下来，以某企业的应收账款账龄分析为实例，进一步加强对本章所学Excel知识的综合应用。打开实例文件“账龄分析表.xlsx”工作簿。

步骤01：切换到当前工作表，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，如图6-116所示。

图6-116　单击“排序”按钮

步骤02：在“排序”对话框中单击“主要关键字”下三角按钮，从下拉列表中选择“对方单位”，如图6-117所示。

图6-117　设置主要关键字

步骤03：单击“添加条件”按钮，从“次要关键字”下拉列表中选择“到期日期”，设置“次序”为“降序”，单击“确定”按钮，如图6-118所示。

图6-118　设置次要关键字

步骤04：排序结果如图6-119所示。

图6-119　排序结果

步骤05：打开“分类汇总”对话框，从“分类字段”下拉列表中选择“对方单位”，勾选“应收账款金额”复选框，单击“确定”按钮，如图6-120所示。

图6-120　设置分类汇总

步骤06：返回工作表中，按“对方单位”对“应收账款金额”汇总，结果如图6-121所示。

步骤07：设置嵌套分类汇总。再次打开“分类汇总”对话框，从“分类字段”下拉列表中选择“账龄”，取消勾选“替换当前分类汇总”复选框，单击“确定”按钮，如图6-122所示。

步骤08：返回工作表，单击分级符3，显示分类汇总数据，如图6-123所示。

图6-121　分类汇总结果

图6-122　设置嵌套分类汇总

图6-123　分类汇总结果

Excel 分页显示分类汇总数据

在实际工作中，完成了数据的分类汇总后，可能需要分页将汇总结果打印出来，这里就需要设置分页显示分类汇总数据，具体操作步骤如下所示。

步骤01：打开“分类汇总”对话框，从“分类字段”下拉列表中选择要分页显示的分类字段，这里我们选择“一级科目”。然后勾选“每组数据分页”复选框，单击“确定”按钮，如图6-114所示。

图6-114　勾选“每组数据分页”复选框

步骤02：返回工作表中，此时工作表在“一级科目”的每组分类数据分页显示，如图6-115所示。

图6-115　分页显示数据

Excel 删除分类汇总

当不再需要显示分类汇总信息时，可以将分类汇总从工作表中删除。删除分类汇总的方法非常简单，只需要单击一个按钮即可。

步骤01：单击“数据”选项卡中的“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框。在该对话框中单击“全部删除”按钮，如图6-112所示。

图6-112　单击“全部删除”按钮

步骤02：返回工作表中，此时分类汇总全部被删除，如图6-113所示。

图6-113　删除分类汇总后的表格

Excel 分级显示分类汇总数据的2种方法

对数据进行分类汇总后，Excel会自动按汇总时的分类对数据进行分级显示，并且在数据清单的行号左侧出现一些层次分级显示按钮“-”和“+”。分级显示汇总结果有两种方法，具体介绍如下。

方法1

用户可以直接单击工作表列标签左侧的数字分级显示按钮来设置显示的级别，例如，单击数字“2”，只显示二级分类汇总，如图6-110所示。

图6-110　单击数字“2”

方法2

还可以单击分级显示按钮，使它变为按钮即可显示下级分类汇总或明细数据，如图6-111所示。

图6-111　显示嵌套分类汇总

Excel 创建嵌套分类汇总

嵌套分类汇总是指使用多个条件进行多层分类汇总。在上一节中的实例中，已对“一级科目”进行了分类汇总，如果希望在此基础上，再对“对方单位”进行嵌套分类汇总，则可以继续如下操作。

步骤01：功能区切换到“数据”选项卡下，在“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮，如图6-106所示。

图6-106　单击“分类汇总”按钮

步骤02：在“分类汇总”对话框中的“分类字段”下拉列表中选择“对方单位”，如图6-107所示。

步骤03：取消勾选“替换当前分类汇总”复选框，单击“确定”按钮，如图6-108所示。

图6-107　选择分类字段

图6-108　其他设置

步骤04：此时工作表中先按一级科目汇总借贷方发生额，然后再按对方单位汇总，汇总结果如图6-109所示。

图6-109　嵌套分类汇总结果

注意：创建多级嵌套分类汇总

在Excel中可以创建多级分类汇总，但在进行分类汇总之前，一定要记得按照分类字段设置主要关键字和次要关键字先对表格进行排序操作。在“分类汇总”对话框中，记得取消勾选“替换当前分类汇总”复选框，否则新建的分类汇总会替换原来的分类汇总。

Excel 创建简单分类汇总

简单分类汇总是指按照表格中的某一个字段，对表格中的数据项进行求和、计数等分类汇总。本节以应付账款相关数据为例，介绍如何使用简单分类汇总来分析本月应付账款数据。打开实例文件“应付账款数据.xlsx”工作簿。

步骤01：要执行分类汇总前，需要先按分类汇总字段排序。单击“排序”按钮，如图6-102所示。

步骤02：在“排序”对话框中，设置“一级科目”为主要关键字，“对方单位”为次要关键字，其余保留默认设置，单击“确定”按钮，如图6-103所示。

步骤03：在“数据”选项卡中的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮打开“分类汇总”对话框。在“分类字段”下拉列表中选择“一级科目”，在“汇总方式”下拉列表中选择“求和”，在“选定汇总项”列表框中勾选“借方发生额”和“贷方发生额”复选框，然后单击“确定”按钮，如图6-104所示。

步骤04：分类汇总结果数据行会显示在原数据的下方，如图6-105所示。

图6-102　单击“排序”按钮

图6-103　设置排序

图6-104　设置分类汇总

图6-105　分类汇总结果

Excel 快速筛选不重复记录

对于有重复数据的工作表，在进行筛选时，如果需要筛选不重复记录，只需要在“高级筛选”对话框中勾选“选择不重复记录”复选框即可。打开实例文件“筛选不重复记录.xlsx”工作簿，现以该工作簿为例介绍筛选不重复记录的操作方法。

步骤01：在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中单击“高级”按钮，如图6-99所示。打开“高级筛选”对话框。

图6-99　单击“高级筛选”按钮

步骤02：在“高级筛选”对话框中设置“列表区域”为单元格区域A4:D9，设置“条件区域”为单元格区域B1:C2，勾选“选择不重复的记录”复选框，然后单击“确定”按钮，如图6-100所示。

图6-100　设置高级筛选选项

步骤03：返回工作表中，此时筛选结果如图6-101所示。对于重复的记录，筛选结果中只显示其中的一条。

图6-101　不重复筛选结果

Excel 筛选中新增“搜索”功能

在Excel 2016中，在“筛选”下拉列表中新增了“搜索”功能，用户可以直接输入要筛选项目的关键字，通过“搜索”功能来筛选文本或数据。这对于表格数据比较多的情况比较实用。打开实例文件“筛选示例数据.xlsx”工作簿，我们利用该工作簿讲解一下“搜索”功能的使用。

步骤01：在“应收账款数据清单”工作表中单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，如图6-96所示。

步骤02：单击“二级科目”筛选按钮，在展开的筛选下拉列表中的搜索框中输入要搜索项目的关键字，如“山城”，然后单击“确定”按钮，如图6-97所示。

步骤03：搜索结果如图6-98所示。

图6-96　单击“筛选”按钮

图6-97　输入搜索关键字

图6-98　搜索结果

注意：在“筛选器”界面中使用“搜索”功能

在“筛选器”界面中使用“搜索”功能搜索文本或数据时，可以只输入要筛选数据项的几个关键字，Excel会将与关键字匹配的所有项目搜索到，并显示在“搜索”列表框中，极大地缩小筛选范围，这样可以最大程度地减小人工劳动，提高工作效率。但需要注意的是，当前筛选器界面中只能在当前列中进行筛选，而不是在整个工作表范围内筛选。

Excel 高级筛选

“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，而不符合条件的记录被隐藏起来。也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的对比了。接下来我们就来讲解一下怎么进行高级筛选，打开实例文件“筛选示例数据.xlsx”工作簿。