分类：Excel 筛选功能分析应收账款

对于有重复数据的工作表，在进行筛选时，如果需要筛选不重复记录，只需要在“高级筛选”对话框中勾选“选择不重复记录”复选框即可。打开实例文件“筛选不重复记录.xlsx”工作簿，现以该工作簿为例介绍筛选不重复记录的操作方法。

步骤01：在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中单击“高级”按钮，如图6-99所示。打开“高级筛选”对话框。

图6-99　单击“高级筛选”按钮

步骤02：在“高级筛选”对话框中设置“列表区域”为单元格区域A4:D9，设置“条件区域”为单元格区域B1:C2，勾选“选择不重复的记录”复选框，然后单击“确定”按钮，如图6-100所示。

图6-100　设置高级筛选选项

步骤03：返回工作表中，此时筛选结果如图6-101所示。对于重复的记录，筛选结果中只显示其中的一条。

图6-101　不重复筛选结果

在Excel 2016中，在“筛选”下拉列表中新增了“搜索”功能，用户可以直接输入要筛选项目的关键字，通过“搜索”功能来筛选文本或数据。这对于表格数据比较多的情况比较实用。打开实例文件“筛选示例数据.xlsx”工作簿，我们利用该工作簿讲解一下“搜索”功能的使用。

步骤01：在“应收账款数据清单”工作表中单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，如图6-96所示。

步骤02：单击“二级科目”筛选按钮，在展开的筛选下拉列表中的搜索框中输入要搜索项目的关键字，如“山城”，然后单击“确定”按钮，如图6-97所示。

步骤03：搜索结果如图6-98所示。

图6-96　单击“筛选”按钮

图6-97　输入搜索关键字

图6-98　搜索结果

注意：在“筛选器”界面中使用“搜索”功能

在“筛选器”界面中使用“搜索”功能搜索文本或数据时，可以只输入要筛选数据项的几个关键字，Excel会将与关键字匹配的所有项目搜索到，并显示在“搜索”列表框中，极大地缩小筛选范围，这样可以最大程度地减小人工劳动，提高工作效率。但需要注意的是，当前筛选器界面中只能在当前列中进行筛选，而不是在整个工作表范围内筛选。

“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，而不符合条件的记录被隐藏起来。也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的对比了。接下来我们就来讲解一下怎么进行高级筛选，打开实例文件“筛选示例数据.xlsx”工作簿。

在原有区域显示筛选结果

在Excel中，数据筛选的结果可以显示在原有区域上，也可以显示在用户指定的其他位置。如何设置在原有区域显示筛选结果，则Excel会将不满足筛选条件的记录暂时隐藏起来，在原位置只显示筛选结果。

步骤01：创建条件区域。在“应收账款数据清单”最上方插入3个空白行，在单元格区域C1:E2中建立如图6-88所示的条件区域。在建立条件区域时，条件区域与原数据区域至少要间隔一个空行或空列。

图6-88　创建条件区域

步骤02：在“排序和筛选”组中单击“高级”按钮，如图6-89所示。

图6-89　单击“高级”按钮

步骤03：在打开的“高级筛选”对话框中的“列表区域”框中会显示系统自动检测的数据区域，如果需要修改可单击右侧的单元格引用按钮重新选择，如图6-90所示。

步骤04：单击“条件区域”框右侧的单元格引用按钮，折叠对话框，拖动鼠标选择单元格区域C1:E2，如图6-91所示。

图6-90　选择列表区域

图6-91　选择条件区域

步骤05：返回“高级筛选”对话框，单击“确定”按钮，如图6-92所示。

步骤06：返回工作表中，此时筛选结果如图6-93所示。

筛选结果复制到其他位置

使用高级筛选，还可以将筛选结果复制到其他区域。具体步骤如下。

步骤01：打开“高级筛选”对话框，在“方式”区域单击选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮，此时“复制到”文本框被激活，单击该文本框右侧的单元格引用按钮选择一个位置，然后单击“确定”按钮，如图6-94所示。

图6-92　单击“确定”按钮

图6-93　高级筛选结果

图6-94　设置高级筛选

步骤02：筛选结果如图6-95所示。

图6-95　在其他位置显示筛选结果

注意：指定筛选结果位置需注意

虽然Excel中的高级筛选允许将筛选结果复制到其他位置，但也只能是活动工作表的其他位置，而不能将筛选结果复制到其他工作表的任意位置。

在Excel 2016中，除了按照单元格内容进行筛选外，还可以按照单元格颜色或字体颜色进行筛选。

步骤01：单击“一级科目”筛选按钮，从筛选列表中单击“按颜色筛选”选项，在下级下拉列表中的“按单元格颜色筛选”区域中单击“黄色”，如图6-84所示。

图6-84　选择单元格颜色

步骤02：返回工作表中，将筛选出“一级科目”列所有单元格颜色为黄色的行，筛选结果如图6-85所示。

同样地，可以按照字体颜色进行筛选。

步骤01：单击“一级科目”筛选按钮，从筛选列表中单击“按颜色筛选”选项，在下级下拉列表中的“按字体颜色筛选”区域中单击“橙色”，如图6-86所示。

步骤02：返回工作表中，将筛选出“一级科目”列字体颜色为橙色的行，如图6-87所示。

图6-85　筛选结果

图6-86　选择字体颜色

图6-87　筛选结果

对于日期类型的数据，Excel提供了更多灵活的筛选方式。如可以是“等于”“之前”“之后”的某个日期范围；也可以直接是“今天”“明天”等具体的某一天；还可以以“周”“月”“季度”和“年”作为筛选时间单位，如“上周”“本月”“下季度”“去年”等。假如要筛选出“2016年1月4日”之前的数据，则可以如下操作。

步骤01：单击“日期”筛选按钮，从筛选列表中单击“日期筛选”，从下级下拉列表中单击“之前”选项，如图6-80所示。

步骤02：随后打开“自定义自动筛选方式”对话框，单击右上角的下三角按钮，从下拉列表中选择“2016年1月4日”，然后单击“确定”按钮，如图6-81所示。

步骤03：返回工作表中，此时将筛选出“日期”在“2016年1月4日”之前的数据，如图6-82所示。

注意：使用日期选取器选择日期

图6-80　单击“之前”选项

图6-81　设置筛选选项

图6-82　筛选结果

在设置日期筛选时，只有当前列中包含的日期才会显示在“自定义自动筛选方式”对话框中的下拉列表中。如果要设置的是当前列中不包含的日期，则可以使用日期选取器。在“自定义自动筛选方式”对话框中单击“日期选取器”按钮，会显示一个日历，可直接选择日期，如图6-83所示。

图6-83　使用日期选取器

有时出于某种需要，可能需要筛选出空白单元格或非空白的单元格。例如，要筛选出“借方发生额”为空白的数据项，具体操作方法如下。

步骤01：单击“借方发生额”筛选按钮，从筛选下拉列表中单击“数字筛选”选项，从下级下拉列表中单击“自定义筛选”选项，如图6-75所示。

步骤02：打开“自定义自动筛选方式”对话框，从左上角的下拉列表中选择“等于”，右侧的下拉列表中为空，然后单击“确定”按钮，如图6-76所示。

图6-75　选择“自定义”筛选

图6-76　设置筛选方式

步骤03：筛选结果如图6-77所示。

图6-77　筛选结果

还有另一种方法也可以筛选出空单元格。

单击“借方发生额”筛选按钮，在筛选下拉列表的底部勾选“（空白）”复选框，然后单击“确定”按钮，如图6-78所示。也能得到如图6-79所示的筛选结果。

图6-78　勾选“（空白）”复选框

图6-79　筛选结果

还可以以平均值作为数据的基准点，筛选出高于或低于平均值的数据。例如，要筛选出“期末余额”高于平均值的数据，具体操作方法如下。

步骤01：从“期末余额”中清除筛选显示所有行，单击“期末余额”筛选按钮，从筛选下拉列表中单击“数字筛选”，从下级下拉列表中单击“高于平均值”选项，如图6-73所示。

图6-73　单击“高于平均值”选项

步骤02：此时工作表中会显示“期末余额”大于平均值的8项，如图6-74所示。

图6-74　筛选结果

对于数字，除了可以使用前面介绍的“大于”“小于”等运算符来设置筛选条件外，还可以根据最值来筛选，如筛选前10个最大值，或筛选前5个最小值。

步骤01：单击“期初余额”筛选按钮，从筛选下拉列表中单击“数字筛选”选项，从下级下拉列表中单击“前10项”选项，如图6-66所示。

图6-66　选择筛选方式

步骤02：在弹出的“自动筛选前10个”对话框中，在中间的调节框中输入0以外的整数，如11，然后单击“确定”按钮，如图6-67所示。

步骤03：此时，表格中将显示“期初余额”最大的11项，同时在状态栏中也会显示筛选出的数量提示，如图6-68所示。

步骤04：单击“期初余额”筛选按钮，从筛选列表中单击“从‘期初余额’中清除筛选”选项，如图6-69所示。

图6-67　设置筛选选项

图6-68　筛选结果

图6-69　清除筛选

步骤05：单击“期末余额”筛选按钮，从筛选下拉列表中单击“数字筛选”选项，从下级下拉列表中单击“前10项”，如图6-70所示。

步骤06：随后打开“自动筛选前10个”对话框，从左侧下拉列表中选择“最小”，在中间的调节框中输入数字3，单击“确定”按钮，如图6-71所示。

图6-70　筛选“期末余额”

图6-71　筛选设置

步骤07：筛选出期末余额最小的3项数据，如图6-72所示。

图6-72　筛选结果

数字类型的数据，通常的筛选方式有“等于”“不等于”“大于”“大于或等于”“小于”“小于或等于”和“介于”。例如，要筛选出“期初余额”为5000~10000的数据，具体操作步骤如下。

步骤01：单击“期初余额”右侧的筛选按钮，从筛选列表中单击“数字筛选”选项，从下级下拉列表中单击“介于”选项，如图6-61所示。

图6-61　单击“介于”选项

步骤02：在右上角的框中输入“5000”，在右下角的框中输入“10000”，然后单击“确定”按钮，如图6-62所示。

图6-62　设置筛选条件

步骤03：返回工作表中，筛选结果如图6-63所示。

图6-63　筛选结果

步骤04：如果要撤销对“期初余额”的筛选，可再次单击“期初余额”单元格的筛选按钮，从筛选列表中单击“从‘期初余额’中清除筛选”选项，如图6-64所示。

图6-64　从列中清除筛选

步骤05：按照上述方法撤销对二级科目的筛选后，工作表中又会显示所有的行，并且同样会显示筛选下三角按钮，如图6-65所示。

图6-65　显示全部数据

在实际工作中，在对数据进行筛选的时候，简单的自动筛选或许并不能满足用户的需求。这时候，可以通过自定义筛选来设置比较复杂的筛选条件。要设置多个条件进行筛选，可以通过“自定义自动筛选方式”对话框进行设置，从而得到更为精确的筛选结果。常见的自定义筛选方式有：筛选文本、筛选数字、筛选日期或时间、筛选最大或最小数字、筛选平均数以上或以下的数字、筛选空值或非空值，以及按单元格或字体颜色进行筛选。打开实例文件“筛选示例数据.xlsx”工作簿。

对于文本值，通常的自定义筛选方式有：“等于”“不等于”“开头是”“结尾是”“包含”和“不包含”等选项，用户可以根据实际需要选择最适合的筛选方式。以应收账款数据为例，假如要筛选出“火星人科技有限公司”和“山城电子实业有限公司”的数据行，操作步骤如下。

步骤01：单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，在标题行的单元格中显示筛选下三角按钮，如图6-56所示。

图6-56　显示筛选按钮

步骤02：单击“二级科目”单元格右侧的筛选按钮，从筛选列表中单击“文本筛选”选项，然后从下级下拉列表中单击“等于”选项，如图6-57所示。

图6-57　单击“等于”选项

步骤03：设置第一筛选条件。单击“自定义自动筛选方式”对话框右上角的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“火星人科技有限公司”，如图6-58所示。

步骤04：设置第二筛选条件。单击选中“或”单选按钮，从左面的下拉列表中选择“等于”，从右下角的下拉列表中选择“山城电子实业有限公司”，然后单击“确定”按钮，如图6-59所示。

图6-58　设置第一筛选条件

图6-59　设置第二筛选条件

步骤05：返回工作表中，此时筛选结果将显示“二级科目”为“火星人科技有限公司”或者“山城电子实业有限公司”的行，如图6-60所示。

注意：自定义筛选中的“与”和“或”

“与”和“或”在Excel中分别代表两种逻辑运算，即“与运算”和“或运算”。“与运算”类似于乘法运算，当同时成立时才返回逻辑值TRUE，否则返回FALSE；“或运算”类似于加法运算，只要满足其中一个条件就返回逻辑值TRUE，都不满足时才返回FALSE。在“自定义自动筛选方式”对话框中，如果选中“与”单选按钮，则筛选结果必须同时满足上下两个条件，而如果选中“或”单选按钮，则只要满足其中任何一个条件就会被筛选出来。Excel中分别用符号“AND”和“OR”代表“逻辑与”和“逻辑或”。

图6-60　筛选结果