分类：使用“排序”功能分析应收账款

除了按照升序、降序对数据进行排序外，Excel还允许用户按自定义序列进行排序。例如，对应收账款数据表可以对“一级科目”按照“应收账款、其他应收款、预收账款”的顺序排序。打开实例文件“排序原始数据.xlsx”工作簿，我们详细讲解自定义排序的应用。

步骤01：打开“排序”对话框，单击“主要关键字”中的“次序”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“自定义序列”选项，如图6-45所示。

图6-45　单击“自定义序列”选项

步骤02：随后打开“自定义序列”对话框，在“输入序列”框中依次输入“应收账款”“其他应收款”和“预收账款”，然后单击“添加”按钮，如图6-46所示。

图6-46　输入序列

步骤03：随后输入的序列被添加到“自定义序列”列表框底部，单击“确定”按钮，如图6-47所示。

图6-47　单击“确定”按钮

步骤04：返回“排序”对话框，此时“次序”框中显示之前输入的自定义序列，从“主要关键字”下拉列表中选择“一级科目”，然后单击“确定”按钮，如图6-48所示。

图6-48　选择主要关键字

步骤05：返回工作表中，此时表格以“一级科目”为关键字，按照“应收账款、其他应收款、预收账款”的顺序排列，排序结果如图6-49所示。

图6-49　自定义序列排序结果

高手支招：简单两步设置按行排序

在默认的情况下，排序操作都是按列进行排序的。在某些特殊情况下，需要对工作表中的数据按行进行排序，用户只需要简单的两步设置即可完成按行进行排序。

步骤01：打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，如图6-50所示。

图6-50　单击“选项”按钮

步骤02：随后打开“排序选项”对话框，在“方向”区域中单击选中“按行排序”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图6-51所示。

图6-51　设置排序方向

多关键字排序也可称为复杂的排序，也就是按多个关键字对数据进行排序。在“排序”对话框中，用户除了可以添加多个关键字外，还可以设置排序的依据和次序。打开实例文件“排序原始数据.xlsx”工作簿。

按值设置多关键字排序

在大多数情况下，用户都是按照单元格的值设置关键字进行排序，操作步骤如下。

步骤01：选择数据表内任意单元格，单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮，如图6-30所示。

图6-30　单击“排序”按钮

步骤02：在“排序”对话框中单击“主要关键字”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“期初余额”，如图6-31所示。

图6-31　选择主要关键字

步骤03：设置好主要关键字后，单击“排序”对话框中的“添加条件”按钮，如图6-32所示。

图6-32　单击“添加条件”按钮

步骤04：单击“次要关键字”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“期末余额”，如图6-33所示。

图6-33　选择次要关键字

步骤05：再次单击“添加条件”按钮，单击新增的“次要关键字”下三角按钮，从下拉列表中选择“日期”，设置第二次要关键字，如图6-34所示。

步骤06：此时各关键字排序的次序均为默认的“升序”，单击“确定”按钮，如图6-35所示。

图6-34　设置第二次要关键字

图6-35　单击“确定”按钮

步骤07：排序结果。返回工作表中，此时按“期初余额”为主关键字、“期末余额”为次关键字、“日期”为第二次关键字排序结果如图6-36所示。

图6-36　多关键字排序结果

步骤08：还可以直接在“排序”对话框中更改关键字的次序，例如，单击选择次要关键字“期末余额”，然后单击“上移”按钮，如图6-37所示。

步骤09：单击选中次要关键字“日期”，单击“删除条件”按钮，删除关键字，如图6-38所示。

图6-37　更改关键字次序

图6-38　删除关键字

图6-39　更改关键字后的“排序”对话框

步骤10：此时“排序”对话框中只有两个关键字了，而且主要关键字更改为“期末余额”，单击“确定”按钮，如图6-39所示。

步骤11：按“期末余额”为主关键字、“期初余额”为次关键字排序结果如图6-40所示。

按单元格格式排序

在Excel 2016中，除了以“数值”为默认的排序依据外，还可以将“单元格颜色”“字体颜色”“单元格图标”等格式设置为排序依据。接下来以“单元格颜色”为排序依据，以“期末余额”为主要关键字进行排序。

图6-40　排序结果

步骤01：打开“排序”对话框，从“主要关键字”下拉列表中选择“期末余额”，单击“排序依据”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“单元格颜色”选项，如图6-41所示。

步骤02：单击“次序”下三角按钮，单击要显示在顶端的颜色，如“蓝色”，如图6-42所示。

图6-41　选择排序依据

图6-42　设置顶端颜色

步骤03：单击“确定”按钮。在“排序”对话框中单击“确定”按钮，如图6-43所示。

图6-43　单击“确定”按钮

步骤04：返回工作表中，按单元格颜色排序结果如图6-44所示，蓝色的单元格在顶端。

图6-44　排序结果

简单的排序就是指在排序的时候，设置单一的排序条件，将工作表中的数据按照指定的某一种数据类型进行重新排序，比如单一的升序或降序排序。打开实例文件“排序原始数据.xlsx”工作簿。

升序排序

步骤01：单击要排序的列的任意数据单元格，如“期末余额”，使之成为当前单元格，在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中单击“升序”按钮，如图6-25所示。

图6-25　单击“升序”按钮

步骤02：随后，表格按照“期末余额”由小到大的顺序排列，如图6-26所示。

图6-26　按升序排序

注意：执行排序时出现错误提示

如果用户在执行排序操作时，没有选择数据区域的单元格，屏幕上会弹出图6-27所示的提示对话框，单击“确定”按钮，重新选择当前单元格。

图6-27　提示对话框

降序排序

如果要对“期末余额”数据按从大到小的顺序排列，则需要使用“降序排序”命令。

步骤01：选择“期末余额”列的任意数据单元格，在“数据”选项卡中的“排序”组中单击“降序”按钮，如图6-28所示。

图6-28　单击“降序”按钮

步骤02：随后，表格按照“期末余额”数据从大到小的顺序排列，如图6-29所示。

图6-29　降序排序结果