分类：会计账簿中的函数应用

会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用的会计信息的簿籍，它是编制会计报表的重要依据。函数则可以更加快速准确地求出我们所需要的数据。会计账簿和函数的合理结合会使得对数据的处理事半功倍。根据会计法的规定，各单位都要按照会计制度的要求设置会计科目和会计账簿。会计账簿的种类通常有：日记账、明细账和总账。本章将详细介绍会计账簿中的Excel函数应用。

Excel 设置数据验证

当编制好科目汇总表后，需要根据科目汇总表中的数据来登记总账时，可以通过设置数据验证来获取总账科目，操作方法如下。

步骤01：单击选择单元格C2，如图3-108所示。

步骤02：在“数据”选项卡中的“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“数据验证”选项，如图3-109所示。

步骤03：在打开的“数据验证”对话框中的“验证条件”区域中单击“允许”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“序列”选项，单击“来源”框右侧的单元格引用按钮，如图3-110所示。

图3-108　选中单元格C2

图3-109　单击“数据验证”选项

图3-110　选择序列

步骤04：在“科目汇总表”中选择单元格区域A6:A22，如图3-111所示。

图3-111　选择序列数据区域

步骤05：返回“数据验证”对话框，此时在“来源”框中显示单元格引用公式“=科目汇总表！$A$6:$A$22”，如图3-112所示。

图3-112　“数据验证”对话框

步骤06：单击“输入信息”选项卡，在“标题”框中输入“请选择科目”，在“输入信息”框中输入“请从下拉列表中选择总账科目”，如图3-113所示。

步骤07：单击“出错警告”选项卡，在“标题”框中输入“错误总账科目！”，然后单击“确定”按钮，如图3-114所示。

步骤08：选中单元格C2时，屏幕上会显示设置的提示信息，如图3-115所示。

步骤09：单击单元格C2右侧的下拉按钮，从下拉列表中选择总账科目，如图3-116所示。

图3-113　设置提示信息

图3-114　设置出错警告

图3-115　显示提示

图3-116　选择科目

步骤10：当试图在单元格C2中输入一个不存在的科目时，屏幕上会弹出如图3-117所示的出错提示框。

图3-117　出错提示

Excel 创建总账表格

总分类账的账页格式一般采用“借方”“贷方”“余额”三栏式，根据实际需要，也可以在“借方”“贷方”两栏内增设“对方科目”栏。接下来在Excel工作簿中创建总账表格。

步骤01：在打开的“2015年总分类账”工作簿中单击“科目汇总表”右侧的“插入工作表”按钮，如图3-100所示。

步骤02：在新工作表中输入如图3-101所示的表项目，然后将工作表标签更改为“总账”，如图3-101所示。

步骤03：设置标题格式，选择单元格A1，设置字体为“黑体”，字号为“20”，从下画线下拉列表中单击“双下画线”选项，如图3-102所示。

步骤04：选择单元格区域A2:H10，如图3-103所示。

步骤05：设置表格边框，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“新建单元格样式”选项，如图3-104所示。

图3-100　新建工作表

图3-101　输入总账表格项目

图3-102　设置标题格式

图3-103　选择单元格区域

图3-104　新建单元格样式

步骤06：在“设置单元格格式”对话框中，选择“边框”标签，从“颜色”下拉列表中选择适当的颜色，从“样式”列表中选择细实线，单击“外边框”按钮，如图3-105所示。

图3-105　设置单元格格式

步骤07：将设置好的单元格样式名保存为“总账格式”，如图3-106所示。

图3-106　保存单元格格式

步骤08：选中内容区域，单击单元格式，选择刚才设置好的“总账格式”，将其调用至所选区域中，设置好的总账表格效果如图3-107所示。

图3-107　总账表格效果

Excel 隐藏工作表中的零值

在使用公式进行计算时，对于空白单元格的计算结果，都会显示为零值。用户可以隐藏工作表中的零值，操作方法如下。

步骤01：在Excel窗口中单击“文件”菜单，然后单击“选项”命令，如图3-97所示。

图3-97　单击“选项”命令

步骤02：在“Excel选项”对话框中，单击“高级”标签，在“此工作表的显示选项”区域取消勾选“在具有零值的单元格中显示零”复选框，设置隐藏零值，然后单击“确定”按钮，如图3-98所示。

图3-98　设置隐藏零值

步骤03：隐藏零值后的工作表效果如图3-99所示。系统会将所有零值所在的单元格显示为空白。

图3-99　隐藏零值后的表格

Excel 设置数字格式

在默认情况下，在单元格中输入的数字格式为“常规”，即不包含任何特殊格式的数字格式。用户可以根据需要设置数字格式。在Excel 2016中，可以直接使用功能区中的“数字格式”下拉列表来设置基本的数字格式，如果数字格式有特殊要求，则需要使用“设置单元格格式”对话框来完成。

使用功能区设置数字格式

步骤01：选择“单价”数据的单元格区域，如图3-91所示。

图3-91　选择“单价”单元格

步骤02：在“数字”组单击“数字格式”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“货币”选项，如图3-92所示。

图3-92　选择数字格式

步骤03：此时，选定区域的单元格数字格式如图3-93所示。

图3-93　显示货币符号

提示：如果没有显示货币符号，可以通过改变字体来实现。

使用“设置单元格格式”对话框设置数字格式

当需要设置的数字格式更具体，比如设置小数位数、是否使用千位分隔符以及负数的显示方式时，可以通过“设置单元格格式”对话框来设置。

步骤01：选择“金额”数据的单元格区域，如图3-94所示。

步骤02：右击所选区域，单击“设置单元格格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框，单击“数值”标签，勾选“使用千位分隔符”复选框，其余保留默认设置，如图3-95所示。

步骤03：设置“金额”数据格式后的数据如图3-96所示。

图3-94　选择单元格区域

图3-95　设置单元格格式

图3-96　设置格式后的数据效果

Excel 设置公式自动计算

对于可以使用公式计算得到的项目，就要设置公式自动计算。比如，借、贷、结存三栏的金额和结存栏的数量都可以通过计算得到。

步骤01：设置公式计算借方金额。在单元格I5中输入公式“=G5*H5”，按下Enter键后，拖动单元格I5右下角的填充柄复制公式至单元格I9，得到如图3-84所示的数据。

图3-84　设置公式计算借方金额

步骤02：设置公式计算贷方金额。在单元格L5中输入公式“=J5*K5”，按下Enter键后，拖动单元格L5右下角的填充柄复制公式至单元格L9，得到如图3-85所示的数据。

步骤03：设置公式计算结存数量。在单元格M6中输入公式“=M5+G6-J6”，按下Enter键后，拖动单元格M6右下角的填充柄复制公式至单元格M9，如图3-86所示。

步骤04：设置公式计算结存金额。在单元格O5中输入公式“=M5*N5”，按下Enter键后，拖动单元格O6右下角的填充柄复制公式至单元格O9，如图3-87所示。

图3-85　设置公式计算贷方金额

图3-86　设置公式计算结存数量

图3-87　设置公式计算结存金额

步骤05：按住Ctrl键，拖动鼠标同时选中单元格区域G5:G10、I5:J10、L5:M10、O5:O10，如图3-88所示。

图3-88　同时选择单元格区域

步骤06：在“开始”选项卡中的“编辑”组中单击“自动求和”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“求和”选项，如图3-89所示。

图3-89　单击“求和”按钮

步骤07：此时，选定的每个列区域的最后一个单元格中会显示对其上面的多个单元格自动求和的结果，如图3-90所示。

图3-90　自动求和运算结果

Excel 录入“原材料”明细分类账数据

先介绍如何在表格中录入明细分类账的具体数据。在录入数据之前，可以先设置好字体格式。

步骤01：选择要输入数据的单元格区域，如图3-81所示。

图3-81　选择要输入数据的单元格区域

步骤02：单击“字体”下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“华文行楷”，如图3-82所示。

图3-82　选择字体

步骤03：根据业务的发生情况，录入相关数据，如图3-83所示。

图3-83　录入数据

Excel 插入符号

在实际工作中处理表格时，经常需要输入各类符号，对于可以使用键盘输入的符号可以按下Shift键，同时直接按下符号所对应的键。但有一些符号却不能通过键盘直接输入，需要使用“符号”对话框插入。插入符号的具体操作方法如下所示。

步骤01：在“现金日记账”中输入业务发生的日期、凭证号数、摘要以及借贷金额等数据，在单元格J6中输入公式“=J5+F6-H6”，按下Enter键后，向下拖动单元格右下角的填充柄至单元格J10，计算出每日的现金余额，如图3-36所示。

步骤02：在“插入”选项卡中的“符号”组中单击“符号”按钮，如图3-37所示。

步骤03：弹出“符号”对话框，拖动对话框中的滚动条，选择要插入的符号“√”，然后单击“插入”按钮，如图3-38所示。

图3-36　完善数据

图3-37　单击“符号”按钮

图3-38　选择插入符号

步骤04：返回工作表中，可以看见，已插入符号“√”到单元格G6中了，如图3-39所示。

图3-39　插入的符号

小技巧：快速插入近期使用过的符号

Excel中的“符号”对话框会自动记录近期使用过的符号。当打开“符号”对话框时，在对话框的底部会显示一栏“近期使用过的符号”，系统会自动记录用户最近使用过的符号。从该栏中选择符号，单击“插入”按钮可快速插入符号，而无需再到“符号”对话框中查找。

Excel 输入日期和时间类型数据

日期和时间类型的数据也是常见的数据类型之一，在会计工作中，也经常会遇到日期时间类数据的计算与处理。本节先介绍日期和时间类型数据的输入方法。

输入日期

在单元格中输入日期时，使用符号“/”或者连字符“-”分隔年、月、日。例如，要在单元格中输入日期“2010年3月18日”，可以在单元格中输入“2010-3-18”，如图3-29所示。

图3-29　输入日期

也可以在单元格中输入“2010/3/18”，按下Enter键后，单元格中按默认的日期格式显示，即显示为“2010/3/18”，如图3-30所示。

图3-30　按默认格式显示日期

输入时间

在单元格中输入时间时，时、分、秒之间用冒号（：）分隔。例如，在单元格E38中输入时间“15：30：28”，如图3-31所示。

图3-31　输入时间

如果要输入带有日期的时间，即输入某一天的某个时间，可以先输入日期，然后输入一个空格，再输入具体的时间。如在单元格E39中输入“2010-3-20　14：50：07”，如图3-32所示。此时编辑栏中显示输入的日期和时间，但是单元格中却显示“＃＃＃＃＃＃”，这时我们就可以通过调节列宽显示带有日期的时间，效果如图3-33所示。