分类：登记现金日记账

在实际工作中处理表格时，经常需要输入各类符号，对于可以使用键盘输入的符号可以按下Shift键，同时直接按下符号所对应的键。但有一些符号却不能通过键盘直接输入，需要使用“符号”对话框插入。插入符号的具体操作方法如下所示。

步骤01：在“现金日记账”中输入业务发生的日期、凭证号数、摘要以及借贷金额等数据，在单元格J6中输入公式“=J5+F6-H6”，按下Enter键后，向下拖动单元格右下角的填充柄至单元格J10，计算出每日的现金余额，如图3-36所示。

步骤02：在“插入”选项卡中的“符号”组中单击“符号”按钮，如图3-37所示。

步骤03：弹出“符号”对话框，拖动对话框中的滚动条，选择要插入的符号“√”，然后单击“插入”按钮，如图3-38所示。

图3-36　完善数据

图3-37　单击“符号”按钮

图3-38　选择插入符号

步骤04：返回工作表中，可以看见，已插入符号“√”到单元格G6中了，如图3-39所示。

图3-39　插入的符号

小技巧：快速插入近期使用过的符号

Excel中的“符号”对话框会自动记录近期使用过的符号。当打开“符号”对话框时，在对话框的底部会显示一栏“近期使用过的符号”，系统会自动记录用户最近使用过的符号。从该栏中选择符号，单击“插入”按钮可快速插入符号，而无需再到“符号”对话框中查找。

日期和时间类型的数据也是常见的数据类型之一，在会计工作中，也经常会遇到日期时间类数据的计算与处理。本节先介绍日期和时间类型数据的输入方法。

输入日期

在单元格中输入日期时，使用符号“/”或者连字符“-”分隔年、月、日。例如，要在单元格中输入日期“2010年3月18日”，可以在单元格中输入“2010-3-18”，如图3-29所示。

图3-29　输入日期

也可以在单元格中输入“2010/3/18”，按下Enter键后，单元格中按默认的日期格式显示，即显示为“2010/3/18”，如图3-30所示。

图3-30　按默认格式显示日期

输入时间

在单元格中输入时间时，时、分、秒之间用冒号（：）分隔。例如，在单元格E38中输入时间“15：30：28”，如图3-31所示。

图3-31　输入时间

如果要输入带有日期的时间，即输入某一天的某个时间，可以先输入日期，然后输入一个空格，再输入具体的时间。如在单元格E39中输入“2010-3-20　14：50：07”，如图3-32所示。此时编辑栏中显示输入的日期和时间，但是单元格中却显示“＃＃＃＃＃＃”，这时我们就可以通过调节列宽显示带有日期的时间，效果如图3-33所示。

图3-32　输入日期和时间

图3-33　显示效果

快速输入系统当前日期和时间

当需要在单元格中输入当前日期和时间时，可以通过快捷键快速输入。选择要输入当前日期的单元格，如单元格E41，按下快捷键Ctrl+;（分号）即可，如图3-34所示。

如果要输入系统当前时间，先选择单元格E42，再按下快捷键Ctrl+Shift+:（冒号）即可，如图3-35所示。

图3-34　输入系统当前日期

图3-35　输入系统当前时间

数值类型是Excel工作表中最重要的数据类型之一。众所周知，Excel最突出的一项特色就是它对于数据的运算、分析和处理，而最常见的处理的数据类型就是数值类型的数据，它常参与各类运算。数值类型的数据通常包括整数、小数和分数，它们的输入方法介绍如下。

输入整数

单击选择要输入数据的单元格，如单元格J5，直接输入整数，如“24800”，按下Enter键后，数据自动靠单元格右侧对齐，如图3-23所示。

图3-23　输入整数

输入小数

在单元格F6中输入数据“42500.5”，按下Enter键后，数据自动靠单元格右侧对齐，如图3-24所示。

图3-24　输入小数

输入分数

在单元格中输入整数和小数都非常简单，直接输入即可，但是，却不能直接输入分数。对于分数必须掌握一定的技巧才能正确地输入。当然，在平常登记现金日记账时，很少会使用分数进行登记，这里仅仅是为了介绍分数的输入方法而举的特例。

步骤01：直接输入分数。在单元格H8中输入“1/2”，如图3-25所示。

图3-25　直接输入分数

步骤02：显示为日期值。按下Enter键后，输入的数据自动显示为“1月2日”，如图3-26所示。

图3-26　显示为日期值

步骤03：正确的分数输入方法。删除刚输入的内容，重新在单元格H8中输入“01/2”，如图3-27所示。

图3-27　正确的分数输入方法

步骤04：按下Enter键后，单元格H8中显示的内容为“1/2”，显示为分数格式，如图3-28所示。

小技巧：数值显示为科学计数法格式

当在单元格中输入一个位数较多的数值时，按下Enter键后，如果当前单元格的列宽不足以显示所有的数字时，它会自动显示为科学计数法格式。如果用户想要显示常规数字格式，只需要调整该单元格所在列的列宽即可。

图3-28　显示为分数格式

文本数据是指由文字、数字、符号等组成的字符串，它在Excel中以文本的形式存储。Excel中的文本类型数据包括普通文本类型和数值型文本数据。

输入普通文本类型数据

步骤01：单击选择要输入内容的单元格，如单元格D5，输入内容“期初余额”，如图3-14所示。还可以在编辑栏中输入数据。

图3-14　直接在单元格中输入文本

步骤02：单击选择要输入数据的单元格，如单元格D6，在编辑栏中输入“提取现金备用”，如图3-15所示。

输入数值型文本数据

步骤01：直接输入数值。假如，在单元格J2中要输入现金日记账账页的编号，单击选择单元格J2，输入内容“0125896”，如图3-16所示。

图3-15　在编辑栏中输入文本

图3-16　直接输入数值

步骤02：自动存储为数字。按下Enter键后，系统会动将输入的数字串存储为数字格式，删除最前面的0，如图3-17所示。

步骤03：正确的输入方法是在单元格J2中先输入一个单撇号，然后输入一个空格，最后再输入编号数字串，如图3-18所示。

步骤04：正确的输入结果。按下Enter键后，单元格中会显示输入的数字串，但同时单元格左上角会显示一个绿色的小三角，即错误检查标记，如图3-19所示。

隐藏错误检查标记

在默认的情况下，如果将数字存储为文本格式，或者数字前面有撇号，系统会在单元格的左上角显示错误检查标记，即绿色的小三角。用户也可以将它隐藏起来，操作方法如下。

图3-17　自动存储为数字

图3-18　正确的输入方法

图3-19　显示错误检查标记

步骤01：单击选中单元格J2，此时单元格左侧会显示一个带下三角按钮的标记，单击标记中的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“错误检查选项”选项，如图3-20所示。

图3-20　单击“错误检查选项”选项

步骤02：随后弹出“Excel选项”对话框。单击“公式”标签，在“错误检查规则”选项区中取消勾选“文本格式的数字或前面有撇号的数字”复选框，然后单击“确定”按钮，如图3-21所示。

图3-21　设置错误检查规则

步骤03：返回工作表中，此时单元格J2左上角的绿色小三角消失了，如图3-22所示。

图3-22　隐藏错误检查标记