常用技巧 – Excel22

打印注意事项：如何应对打印结果与画面显示有误差的情况

大家是否知道“WYSIWYG”？它是“What You See Is What You Get（所见即所得）”的头文字，是指计算机屏幕显示的画面与打印结果保持一致的技术。

但很遗憾，在 Excel 中却无法做到“WYSIWYG”。也就是说，呈现所见的画面，与实际打印出来的结果存在差异。

单元格中的文字中途截断的这种情况很常见。在 Excel 的工作表中虽然可以显示完整的内容，但是一旦将其打印出来，有些内容就无法完整地出现在打印纸上。这样的困扰时有发生。针对这一点，最后还是需要利用“在单元格中保留足够的空白”等方法，这才是最便捷的解决对策。

但是最大的问题在于，打印效果需要等到实际打印好才能看到。其实，我们可以先不直接打印 Excel 表格，而是利用 PDF 形式查看打印预览。

在 Excel 2007的版本中想要将文件保存为 PDF 格式时需要安装专门的软件，但是从 Excel 2010版本开始就可以直接保存为 PDF 格式了。因为 PDF 文件的界面与正式打印结果并没有差别，可以用来确认打印前的画面。

打印注意事项：打印多页表格时，想要在每一页中打印标题行

在打印行数较多的名簿或者客户名单等 Excel 表格时，通常只会在第1页中出现最上方的项目行，而第2页以后则不会出现项目行。这样的话，看打印的第2页之后的表格内容时就会让人感到不方便。

为此，让我们来设置从第2页开始自动打印最上方的项目行吧。

➊ 【页面布局】选项卡➛点击【打印标题】，打开【页面设置】。

➋ 【工作表】选项卡➛点击【顶端标题行】的编辑栏，点击标题行的行标，最后点【确定】。

避免破坏表格格式：保持工作表中部分单元格无法修改

如果在【设置单元格格式】的【保护】选项卡中勾选【隐藏】，之后再对工作表进行保护设置的话，此单元格中含有的公式将不会显示在编辑栏中。

在实际工作中经常会有“只可修改一部分单元格”或者反过来，“一部分单元格不可修改”的需求。

比如这张图的拉面店销售额管理表。

拉面店销售额管理表

在 A 列中输入“商品名”，在 B 列中输入“单价”，在 D 列中预先输入“单价×数量”的乘法公式。因此只填入 C 列“数量”就可以了。

为了防止误删 B 列的单价或 D 列中含有公式的单元格，以及更改表格内容，可设置成只可在 C 列中输入内容。首先，试着让禁止修改的单元格也无法被选中。

➊ 选择可以输入内容的单元格（此例中即 C2:C6）。

➋ 按Ctrl +l 启动【设置单元格格式】，在【保护】选项卡中取消勾选【锁定】，点击【确定】。

➌ 【审阅】选项卡➛点击【保护工作表】。

➍ 在【允许此工作表的所有用户进行】下方，取消勾选“选定锁定单元格”，点击【确定】。

通过这个操作，C2:C6范围以外的单元格不仅无法输入和修改内容，甚至无法点击。所以不会发生误删单元格中的内容，误将信息输入到其他单元格中等情况。

那么反过来，想使一部分单元格无法被改写的话，请按照以下步骤操作。

➊ 选择整个工作表➛【设置单元格格式】➛【保护】➛取消勾选【锁定】。

➋ 只对想要设置禁止修改内容的单元格，再次打开【设置单元格格式】，勾选【锁定】。

➌ 开启保护工作表。

避免破坏表格格式：保护整个工作表

在 Excel 的工作表中可以输入各种函数，自动处理各种计算、制作各类文件。但是，如果不小心误删了公式单元格，好不容易做好的文件也就失去了用途。特别是保存在公司内部网络的共享文件夹中的文件，由于会有多个人在这个文件中输入信息，经常会发生有人不小心更改了文件结构这种事情。

由此可见，多人共享同一个 Excel 文件这件做法本身并不值得推崇。但实际上，也有很多时候需要这样使用文件。这时，我们应该思考如何避免意外状况的发生。

保护整个工作表

首先，利用【保护工作表】的功能，掌握如何防止删除表格中的函数的相关技巧。

想要让工作表中的单元格处于无法被编辑的状态，请按照以下步骤进行操作。

➊ 【审阅】选项卡➛点击【保护工作表】，弹出窗口。

➋ 根据需要可输入密码（也可省略），点击【确定】。

此时，在“允许此工作表的所有用户进行”的下方有许多选项。比如取消勾选“选定锁定单元格”的话，就无法选中单元格了。这样就能够强烈传达表格制作者“不允许修改表格”的意愿。并且，这一栏目中也可以设置是否可以进行自动筛选等项目，请大家浏览一下各个选项。

这里希望大家记住一个重点。

【保护工作表】，只有在【设置单元格格式】➛【保护】选项卡中确认【锁定】的单元格中才会生效。在 Excel 中默认所有单元格都处于锁定状态。选中任意一个单元格，按Ctrl +l 打开【设置单元格格式】➛点击【保护】选项卡，会出现如下画面。

【设置单元格格式】的【保护】选项卡

我们可以看到，【锁定】已经为被勾选的状态。之后直接对工作表进行保护设置，就无法修改这一单元格。

Excel必会的快捷操作：善用“冻结窗口”

在处理纵向、横向范围都很大的表格时，如果向下或向右滚动后就会变得无法看见项目名称了，这样会导致工作效率的低下。

因此，我们可以使用“冻结窗口”功能，即便移动表格界面也能够始终显示标题。这样一来，就不需要不停地滚动查看表格，不仅可以节省出大量的时间，还可以减轻工作的压力。具体的操作步骤如下。

➊ 选择作为固定起点的单元格。

【例】如果想固定显示工作表前3行的内容，就要选到整个第4行

在下一页的表格中，如果想要向下滚动时固定到第5行，向右滚动时固定到 B 列，需要选择单元格 C6作为固定起点。

➋ 【视图】选项卡➛【冻结窗口】➛点击【冻结拆分窗口】。

有一点需要大家注意，设置窗口设定的时候，要让 A1始终出现在窗口上。

Excel必会的快捷操作：如何缩小格式较大的文件

看起来表格中并没有存在大量的数据，但是文件的格式却越来越大。这说明表格里包含了许多看不见的多余信息。

如果遇见明明没有录入大量的数据，但文件的格式却异常大的情况时，请在文件内的各个工作表中确认“最后一个单元格”的位置，这里可以确认是否存在异常情况。“最后一个单元格”是指位于工作表中有效范围内的右下方的单元格。

如下表，含有具体数据的单元格的范围内位于右下的单元格是 E15，它就是这张工作表的“最后一个单元格”。

最后一个单元格为 E15的表格

可以使用定位功能确认“最后一个单元格”的位置。或者用快捷键Ctrl +End 也可同样定位“最后一个单元格”，我在此说明一下启动定位功能的方法。

➊ 按Ctrl +G 打开【定位】➛点击【定位条件】。

➋ 选择“最后一个单元格”，点击【确定】。

于是，工作表中最后一个单元格 E15处于被选中的状态。

最后一个单元格 E15处于被选中的状态

这样就说明此表处于正常状态，并没有多余信息。

但是，如果有多余数据的话，就会呈现下图的状态。这是对下图中的表格进行了相同的操作。结果我们可以发现最后一个单元格位于距离有效范围很远的地方（此表中位于 G 列第65531行的单元格）。

G 列第65531行的单元格被选中

这时，说明这之前不知道进行了何种操作，导致原本应该在第15行为止的有效范围一直被延伸到了最下方，也就是存在无法直接可见的数据。像这样的情况，只要删除那些多余的数据，就能够缩小文件的格式。具体的操作步骤如下。

➊ 选中“最后一个单元格”的所在行。

➋ 同时按下Ctrl 和Shift 后，按向上箭头键。于是，到有效范围最后一行的第15行为止的所有行数都被选中了。

➌ 在只按住Shift 键的状态下，按向下箭头，这样选择范围就少了1行，变为从第16行开始。然后单击鼠标右键，在菜单中选择【删除】，删去选中的范围（或者按Ctrl + - ）。

完成以上步骤后，请务必记得保存。保存之后才能使文件的格式变小。

通过观察右侧的滚动条也能够确认文件中是否含有无法直接可见的信息。242页中的“最后一个单元格为 E15的表格”和 P244页中的“选中最后一个单元格 E15处于的状态”，通过对比位于这两张表格右侧的滚动条，我们可以发现后者处于正常状态。因为并没有存在大量的数据，所以滚动条能够上下滚动的幅度也很小。一般越是无法滚动的文件，滚动条越长。另一方面，前者的滚动条小很多，这说明可上下滚动的幅度很大。由于实际使用范围是到第15行为止，没有必要不停向下滚动。所以如果发现滚动条变得很小，说明工作表中一定存在多余的信息。这时，请按照上述步骤确认是否存在多余信息。