另外，在【来源】栏中指定含有作为选项的数据的单元格范围时，除用鼠标直接选中范围外，还可以命名单元格范围后再指定。因为 Excel 2003以前的版本，如果要将其他工作表的单元格作为“来源”使用，无法直接用鼠标操作选择范围来设置（Excel 2007之后的版本中可以）。
Excel 可以给任意单元格或单元格范围命名。这种功能叫作“定义名称”。
比如说，将单元格范围 C2：C4命名为“负责人选项表”吧。
➊ 选择单元格 C1，【公式】选项卡➛点击【定义名称】。
➋ 弹出“新建名称”的画面。
➌ 在【名称】一栏中输入想命名的名称。
运行这一功能后，能将选中的单元格的数值自动加入“名称”一栏中。如果想使用的数值已经存在于工作表的单元格中，那么直接选中该单元格即可。
➍ 如想要消除【引用位置】栏中原来的所有内容，可以用鼠标选择 C2:C4范围，点击【确定】。
➎ 于是 C2：C4范围被命名为“负责人选项表”。
在确认、编辑定义后的名称及其引用范围时，可以使用“名称管理器”。在【公式】选项卡中点击【名称管理器】后，就会看到以下画面，立刻就会知道名称和其对应的范围。
【名称管理器】画面
如下图所示，想要将 C 列中的负责人设置为选项，在单元格 A2中以序列模式输入，应该如何设置呢？
把 C 列中的负责人为选项，在单元格 A2中设置序列输入
选项数量不会有所增减（也就是说，后期不会进行数据更新），想在同一个工作表中设置参照系时，可以按照下面的步骤快速设置。
➊ 选中单元格 A2，【数据】选项卡➛点击【数据有效性】。
➋ 【设置】选项卡➛【允许】中选择【序列】。
➌ 【来源】栏中点击一下，鼠标选中单元格 C2～C4，点击【确定】。
这样就单元格 A2中设置了范围以 C2：C4为来源的序列输入模式。
单元格 A2，设置了单元格范围以 C2：C4为来源的序列输入模式
像这样，预先将单元格设置为序列输入模式，之后只要从选项中选择即可，不仅输入操作会更加轻松，也能避免输入错误信息。
比起将序列输入的来源范围放在同一张工作表中，另外准备一个工作表作为“选项表”用来整合数据这种做法更加方便。
在输入性别等选项较少的信息时，我们可以按照以下方式，直接输入选项的字符串。
➊ 选中想要设置序列输入的单元格。
➋ 【数据】选项卡➛【数据有效性】➛【设置】选项卡➛【允许】中选择【序列】。
➌ 【来源】栏中输入“男,女”➛点击确定。
这样一来，在单元格 A2中就可以从“男”和“女”的序列中选择输入数据了。
单元格 A2，选择输入“男”或“女”
在【来源】栏中以逗号分隔输入内容的顺序，即是序列输入选项的出现顺序。并且大家要注意分隔符为半角逗号（,）。
在前文中的例子，输入单元格 A2的数值都是半角英数格式的。选择这一单元格时，输入模式默认为全角，输入的英文和数字也全部显示为全角状态，若要更改输入状态，就必须按Shift 键。这样稍微有些麻烦。如果可以在选中单元格 A2后，自动将输入模式切换为半角就方便多了。
另外，比如 A 列为姓名，B 列为电子邮箱地址，在制作这样的表格时，通常以全角形式在 A 列中输入姓名，然后切换成半角英数在 B 列中输入邮箱地址。这时，如果可以设置成在选中 B 列单元格后，自动切换为半角英数格式的话，就无需手动切换了，操作起来也会更加便捷。
具体操作顺序如下。
➊ 选择想要设定半角英数模式的单元格（整个 B 列）。
➋ 【数据有效性】➛点击【输入法模式】选项卡。
➌ 从【输入法模式】栏下拉菜单中选择【打开】，点击【确定】。
设置完毕后，只要选择了 B 列单元格，输入状态就会自动切换为半角英数模式。
即使在【输入法模式】栏中选择【关闭（英文模式）】，输入状态也会自动变为半角英数模式。但是这种情况下，在键盘上点击操作【半角/全角】键等，也可以将输入模式变为中文输入格式等。另一方面，如果这一操作无效时，只要不改变这一设定，就无法通过键盘改变输入状态。可能是为了增强“绝对不可以有半角英数之外的输入状态”这一限制，这一点我们要灵活运用。
弹出警告提示的内容也可以修改。例如，弹出“请输入1～12的数字”这样的警告提示，对输入错误信息的人来说更容易理解。这样的考量对于顺利推进工作尤其重要。具体做法如下。
➊ 选择前文中设置有效性的单元格 A2，【数据】表栏➛点击【数据有效性】。
➋ 选择【出错警告】。
➌ 在【标】与【错误信息】中输入出错警告的内容，点击确定。
设置后，再次输入1～12之外的数值，就会显示这样的提示信息。
显示预先设定好的文字信息
在第5章中曾介绍过，输入日期时要用公历的形式输入，但这也是非常麻烦的工作。而且，在表格中输入数据的人可能并不是十分清楚输入日期的方法。
因此，在制作需要输入日期的表格时，应该把年、月、日的数据分别输入3个不同单元格中，以这3个单元格的数值为参数，用 DATE 函数填充日期数据。这样就可以避免每次都输入斜线，提高了输入效率。
将年、月、日分别输入3个不同的单元格中，以这3个单元格的数值为参数，用 DATE 函数填充日期数据
运用这种方法的话，在输入数据时就不会出现错误。前文中也曾提到，有时会使用已经制作好的表格，而有些人不清楚要按照公历的格式输入日期。这个方法让其他填写表格的人也能够正确输入日期数据，从而顺利推进工作。
如上表，在单元格 A1中输入“年份”，单元格 A2输入“月份”，单元格 A3输入“日期”。单元格 A6的 DATE 函数以单元格 A1、A2、A3的数值为参数生成日期数据。单元格 B6的 TEXT 函数引用单元格 A6的数据生成的星期数据。
这时，如果想要在输入月份的单元格中不出现1～12以外的数字，可以按照以下步骤操作。
➊ 选中只允许输入1～12的数值的单元格，即单元格 A2，点击【数据】菜单栏➛点击【数据有效性】。
➋ 从【允许】中选择【整数】。
➌ 【最小值】输入1，【最大值】输入12，并按【确定】。
这样在单元格 A2里，即便想要输入1～12之外的数值，系统也会立刻弹出下图中的提示，无法输入。
如果想输入1～12之外的数值，会出现警告提示
这样就能防止输入错误。
想要提高工作效率和生产率有一点很重要，那就是建立零失误的结构。如果出现错误，就需要花费不必要的时间与精力去恢复数据，这样就会使工作的生产率下降。所以说，努力降低失误的发生概率，与提高生产率有直接联系。
Excel 中有一个重要功能——数据有效性。使用这个功能，有2个好处：
例如，需要从几个选项中多次输入相同数据时，在需要输入的单元格范围内将有效性条件设定为允许“序列”输入，这样就能从下拉菜单中选择想输入的数据。
使用“序列”输入有一个好处，就是能够确保每次都用相同字符串输入相同的数据。例如，要输入相同公司名称的时候，有的地方是“××股份有限公司”，有的是“××（股份公司）”，这些数据虽然都代表同一家公司，但也会出现不同的字符串（这种情况叫作“标示不统一”）。在这种情况下，在统计和处理数据时，Excel 无法将这两种公司名称数据自动识别为同一家，因此会出现各种各样的错误。
另外，限制单元格中的数值，也能防止输入错误。
在制作 Excel 表格时一定会用到框线。除常见的实线外，Excel 中还有虚线、粗线等框线。但考虑到操作效率，建议不要在表格中使用过多种类的框线，最好全部统一成实线。
像下面的例子，项目单元格框线用实线，而下面几行则用虚线，这样就会让表格看上去更清楚了，呈现突出重点的效果。
项目用实线，接下来用虚线的表格
虽然这个表格看起来用心设计了排版，实际上却并不会对工作结果带来任何好处。
另外，例如在单元格 D2中输入“数量×单价”的计算公式“=B2*C2”后，一直拖拽复制到 D 列最下方的单元格，那么单元格的格式也会被一并复制过去，好不容易设置的虚线框线就会都变成实线了。
原本虚线的框线都变成实线了
针对这种状况，有个方法可以在不复制格式的状态下复制公式。（选择格式粘贴功能，按下Ctrl +Enter ，在多个单元格中输入内容；右击的拖拽复制）。但是，使用这些功能将原本的框线设置为虚线，这多出来的2个步骤，并不会给提高工作效率带来实际的帮助。这样看，将表格中的框线都统一为实线的话，可以大幅提高工作效率。
表格的格式与工作成果并不存在因果关系。即便表格看上去很整齐，没有实际内容的话也是毫无意义。修饰表格可以放到后期的工作中，一定要先弄清工作中的优先顺序。
消除单元格内换行的方法有2个。
第1种，使用 CLEAN 函数。例如，在含有以下公式的单元格中，会返回消除单元格 A1的换行后的数值。
=CLEAN(A1)
另一种方法就是使用替换功能。例如，想要一次性消除 A 列中所有单元格的换行，可进行如下操作。
➊ 选择 A 列，按Ctrl +H 启动替换功能
➋ 点击【替换】菜单后，按下快捷键Ctrl +J （菜单中没有显示内容，不要介意，继续操作）
➌ 点击【全部替换】➛点击【关闭】
制作表格时，特别是当项目名称无法完全显示在一行单元格中，就需要换行输入。想要在 Excel 的单元格中换行，可以在需要换行的位置按下面的快捷键。
Alt +Enter
切记不要按空格换行。
但是，我们要注意，换行后的单元格的值，会与换行前的单元格的值有所不同。比如下面这个例子，单元格 A2与单元格 B2分别输入“大大改善”。单元格 B2在“大大”之后按下Alt +Enter 进行了换行处理。在单元格 C2中输入 EXACT 函数来检查两个单元格内的数值是否相同。结果是返回 FALSE。也就是说，这两个单元格内的数值并不相同。
内容都是“大大改善”，换行后却变成了不同的数值
因此，在处理用于 VLOOKUP 函数的检索值、检索范围等数值的换行时有必要注意这一点。如果有对某一个数值进行过换行处理，那么在计算时就有可能无法得到预期的结果。这是因为这个快捷键具有“强制换行”的意思。
