简单的排序就是指在排序的时候，设置单一的排序条件，将工作表中的数据按照指定的某一种数据类型进行重新排序，比如单一的升序或降序排序。打开实例文件“排序原始数据.xlsx”工作簿。
步骤01：单击要排序的列的任意数据单元格，如“期末余额”，使之成为当前单元格，在“数据”选项卡中的“排序和筛选”组中单击“升序”按钮，如图6-25所示。
图6-25 单击“升序”按钮
步骤02：随后，表格按照“期末余额”由小到大的顺序排列，如图6-26所示。
图6-26 按升序排序
注意：执行排序时出现错误提示
如果用户在执行排序操作时，没有选择数据区域的单元格，屏幕上会弹出图6-27所示的提示对话框，单击“确定”按钮，重新选择当前单元格。
图6-27 提示对话框
如果要对“期末余额”数据按从大到小的顺序排列，则需要使用“降序排序”命令。
步骤01：选择“期末余额”列的任意数据单元格，在“数据”选项卡中的“排序”组中单击“降序”按钮，如图6-28所示。
图6-28 单击“降序”按钮
步骤02：随后，表格按照“期末余额”数据从大到小的顺序排列，如图6-29所示。
图6-29 降序排序结果
图6.1中包含两条生产线的19名员工的捐款数据，现要求将这些数据按捐款额的大小降序排列，同时要确保A线的员工排在一起，B线的员工排在一起。
例如，A线职员B的捐款大于A线职员A的捐款，那么职员B应该排在职员A的前面；如果B线职员C的捐款大于A线职员A的捐款，那么它不能排在A线职员A和B的前面，而是要排在所有A线职工的后面。
图6.1 需要排序的数据
快速访问工具栏的“升序排序”、“降序排序”及“开始”选项卡中“排序和筛选”下的子菜单“升序”和“降序”都只能单条件排序。要执行多条件排序，需要调用“自定义排序”菜单，具体操作步骤如下。
1.选择A1：E20区域。
2.单击功能区的“开始”→“排序和筛选”，弹出“排序”对话框。
3.单击“主要关键字”右方的倒三角按钮，然后从列表中选择“生产线”，表示第一个排序条件是A列的生产线，“次序”保持默认的“升序”不变，设置界面如图6.2所示。
图6.2 设置第一排序条件
4.单击“添加条件”，然后将“次要关键字”设置为“捐款”，将“次序”调整为“降序”，设置界面如图6.3所示。
图6.3 设置第二排序条件
5.单击“确定”按钮执行排序，双条件排序效果如图6.4所示。
图6.4 排序结果
从图6.4中可以看出，排序时采用了双条件，优先条件是生产线名称，次要条件是捐款数额，所有数据都依照这两个条件调整顺序。
1.在“排序”对话框中，“数据包含标题”复选框默认是处于选中状态的，表示选区中的首行不参与排序。假设排序前只选择了B线的A11：E20区域，那么不能勾选此选项。
2.尽管看起来排序后的图6.4和数据源图6.1的A列未产生变化，但是在设置排序条件时仍然需要使用两个条件，其中一个条件用于限制 A 列升序排列。如果只用“捐款”单条件降序排列，生产线名称就会被打乱，形成图6.5所示的效果。
图6.5 单条件排序结果
公司成立于2000年，因此制表时所用到的时间都大于等于2000年、小于等于2015年。同时，由于报表中涉及时间时一律要求升序排列，如果下方单元格的时间小于上方单元格的时间则表示输入有误。此外，禁止日期区域的两个日期之间有空白单元格，即所有日期都需要填写完整，不能跳过一个日期。应该如何设置才能让单元格符合以上3个条件呢？
设置数据验证可以让指定区域只能输入2010年到2015年的升序日期，具体步骤如下。
1.选择需要进行限制的区域A2：A20。
2.单击功能区的“数据”→“数据验证”，弹出“数据验证”对话框。
3.将“允许”下拉列表中的“任何值”修改为“自定义”，然后在“公式”文本框中输入以下公式：
公式表示A2的值必须大于等于2010年1月1日、小于2015年12月31日、大于等于A1单元格的数值（如果A1是文本则当作0计算）、A1单元格不能等于空值。
公式中的A2和A1采用的是相对引用，因此公式在不同单元格中时，公式中的A2和A1将代表不同的单元格。对于A2单元格的数据验证，采用的是公式
而A4单元格会将A2变成A4、将A1变成A3，其数据验证公式为
简言之，公式中的A2和A1并非代表A2单元格和A1单元格，而是当前单元格与上一个单元格，公式在不同单元格中A2和A1将代表不同的对象。
4.打开“数据验证”对话框的“出错警告”选项卡，“样式”保持“停止”不变，将“标题”设置为“友情提示”，将“错误信息”设置为“1.只能是2010年到2015年之间的日期2.必须是升序的日期3.上方不能有空白单元格”。图3.18和图3.19分别是设置公式与设置出错警告信息。
由于公式较长，在图 3.18 中未完整显示公式，请读者直接使用案例文件，在文件中有完整的公式。
图3.18 使用公式限制单元格
图3.19 指定警告信息
5.在“数据验证”对话框中单击“确定”按钮返回工作表界面。
6.在A2单元格输入日期2008-9-1，单击Enter键后Excel将弹出如图3.20所示的警告信息，同时禁止用户输入。
7.单击“重试”按钮，重新输入日期“2010-10-5”，由于此日期符合所有要求，因此Excel允许正常输入。
8.在A3单元格录入日期“2010-2-8”，由于当前日期不符合“大于等于上方单元格的日期”这个条件，因此Excel会弹出如图3.21所示的提示信息，同时禁止用户输入。
图3.20 日期小于2010年
图3.21 非升序日期
9.单击“重试”按钮，然后重新输入日期“2012-12-8”，此日期可以正常输入。
10.选择 A5 单元格，然后输入日期“2015-8-9”，尽管此日期在指定的范围之内，且大于前面的所有日期，但是不符合“上方单元格不能空白”的条件，因此Excel会禁止输入，同时弹出如图3.22所示的警告信息对话框。
图3.22 上方单元格空白
通过测试可以确定本例的数据验证设置满足所有需求。
1.DATE（2010，1，1）代表2010年1月1日，不能使用“＂2010-1-1＂”或“＂2010年1月1日＂”来代表2010年1月1日，因为它们都是文本，而DATE（2010，1，1）才是真正的日期值。
2.DATE（2015，12，31）代表2015年的最后一天，同理不能使用“＂2015-12-31＂”或“＂2015年12月31日＂”。
3.N函数可以将文本转换成0，数值保持不变，例如：
=N（＂Excel＂）——运算结果为0
=N（2015）——运算结果为2015
在本例中，由于上方的一个单元格有可能是日期值也有可能是文本，使用N函数将A1转换成数值后再与A2进行比较，否则A2单元格不管输入什么日期都会禁止输入，因为任意日期值都小于文本值。
4.Excel对数据的大小排序是：
逻辑值＞文本＞字母＞数值
其中逻辑值包含 True 和 False，文本包含汉字、标点符号、片假名等，字母即 A～Z 和 a～z各26个英文字母。数值包含正数、负数、0，日期也是数值，仅仅显示形态不同于数值，但其本质仍是数值。
根据以上排序可以得知，任意文本都是大于数值和日期的，因此当 A1 是文本、A2 是日期时，A1总是大于A2。
5.And函数用于校验多个条件是否全部成立，本例中使用了3个条件，即And函数的3个参数。And函数支持1～255个参数。
6.设置数据验证时，不管当前选中了多大的区域，公式中只写左上角一个单元格，Excel会自动将这个公式应用到所有单元格中，而且公式会随单元格地址变化而变化，自动适应，不过前提是公式中的单元格采用相对引用。
7.通过数据验证对单元格的值进行限制时，如果是简单的限制，使用“允许”下拉列表的各种现成设置足以应付，像本例这种复杂的多条件限制则必须通过公式来限制。
8.多条件限制时只能通过公式一次性指定多个条件，不能分多次设置数据验证，像条件格式那样多个条件并存，因此本例中不同的错误类型只能共用一条警告信息。
请在封面中缝指定的QQ群下载文件和视频教材，从而方便练习，同时验证本案例中的技巧与操作结果。
