在工作表单元格中插入批注的情况经常遇到。批注起到什么作用呢？批注起到说明、诠释和解释的作用。如图3-58所示，盘点的数目与卖出加库存的数目不对应。
图3-58 数据
如果用户为该单元格中的数据插入批注，则以后再看到此数据的批注时便会一目了然。下面介绍在特定的单元格中插入批注的具体操作步骤。
步骤1：选择需要添加批注的单元格，如这里选择B2。右击B2单元格，从弹出的菜单中选择“插入批注”命令，如图3-59所示。
步骤2：在输入框中输入插入批注的内容，例如这里输入“货号1向邻家借出10件”。单击工作表的其他任意位置，此时发现在B2单元格的右上角多出了一个红色三角符号，将鼠标移动到该单元格时，批注的内容会自动显示出来。如果需要修改批注，右击批注单元格，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，在输入框中编辑批注内容即可。如果要删除批注，右击批注单元格，从弹出的菜单中选择“删除批注”命令，此时批注单元格右上角的红色三角符号也随之消失，如图3-60所示。
图3-59 插入批注
图3-60 查看插入的批注
工作表中有较多批注，现要求删除所有批注，有何方法一次性删除所有批注呢？
批注比较像图形对象，但它不属于图形对象，定位对象时无法选中批注，因此需要采用其他办法实现需求。以图10.13为例，删除所有批注的操作步骤如下。
图10.13 包含多个批注的产量表
1.按组合键＜Alt+H+F+D+S＞打开“定位条件”对话框。
2.选中单选按钮“批注”，然后单击“确定”按钮执行定位，图10.14是定位条件设置界面，图10.15则是定位结果。
图10.14 设置定位条件
图10.15 选定所有批注所在单元格
3.对选中的任意一个单元格单击右键，然后从右键菜单中选择“删除批注”。
此处一定要注意，不是在任意单元格单击右键，而是对已经选中的任意单元格单击右键，否则右键菜单中可能看不到“删除批注”项。
1.定位批注其实是定位批注所在单元格，而非选中批注本身，因此定位后需要通过右键菜单调用“删除批注”，而非直接按下Delete键。
2.和删除对象一样，删除批注也只能针对当前的工作表，无法跨工作表操作。
3.如果需要更快地删除批注，可以采用上一个案例的思路，将删除批注的所有操作录制成一个宏，并设置快捷键，以后可以按下快捷键删除当前表的所有批注，从而提升操作效率。
在单元格中插入的批注全是长方形的，效果如图9.9所示。能否修改为其他样式？
图9.9 默认的批注外观
修改批注外框的形状需要用到“更改形状”菜单，但该菜单处于隐藏状态，需要手工添加到快速访问工具栏后才能使用，具体操作步骤如下。
1.按组合键＜Alt+T+O＞，弹出“Excel选项”对话框。
2.单击左方的“快速访问工具栏”，然后将“从下列位置选择命令”的“常用命令”修改为“所有命令”，接着拖动下方列表中的滚动条，直到看到“更改形状”，此时选中“更改形状”并单击“添加”按钮将它添加到右方的列表中，操作界面如图9.10所示。
图9.10 将“更改形状”添加到快速访问工具栏
3.单击“确定”按钮保存设置，同时返回工作表界面。
4.选择批注所在单元格，然后单击右键，并从右键菜单中选择“编辑批注”，此时选中批注的外框，快速访问工具栏的“更改形状”按钮会从禁用状态切换成可用状态。
5.单击快速访问工具栏的“更改形状”右方的倒三角按钮，然后从弹出的列表中选择波形，波形按钮的位置如图9.11所示，而图9.12则是更改后的批注效果。
图9.11 将批注的长方形外框更改为波形
图9.12 波形批注
1.“更改形状”菜单使用率不高，因此默认处于隐藏状态，只有通过自定义快速访问工具栏将它显示出来后才能调用。当然并非只能将它显示在自定义快速访问工具栏中，也可以在“插入”选项卡中添加一个组，并将“更改形状”放置在此组中，效果如图9.13所示。
图9.13 创新新组并添加“更改形状”菜单
2.当未选中形状时，“更改形状”菜单总是呈浅灰色禁用状态，只有选中形状时才能使用此功能。
3.选中形状中的字符时不能更改形状。
在图8.8所示的生产表中，F列有4个批注，但打印生产表后无法看到批注内容。是否有办法将批注和生产数据打印在同一页中呢？
图8.8 带批注的生产表
在“页面设置”对话框中有批注相关的选项，修改选项值即可打印批注，具体操作步骤如下。
1.单击功能区的“审阅”→“显示所有批注”，此时工作表中的所有批注都会显示出来，效果如图8.9所示。
图8.9 显示所有批注
2.打开功能区的“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”组右下角的“页面设置”对话框启动器，弹出“页面设置”对话框。
图8.10说明了“页面设置”对话框启动器的位置。
图8.10 “页面设置”对话框启动器
3.打开“工作表”选项卡，单击“批注”右方的倒三角符号，然后从弹出的列表项中选择“如同工作表中的显示”，操作界面如图8.11所示。
图8.11 指定批注的处理方式
4.单击“确定”按钮保存设置，然后按组合键＜Ctrl+F2＞打开打印预览界面，从预览效果中可以看到批注内容，且批注的打印样式与工作表中的显示样式一致。预览界面如图8.12所示。
图8.12 打印预览
1.Excel对批注的处理方式包含三种，默认设置下是不打印批注的，其他两种设置为“工作表末尾”和“如同工作表中的显示”，前者表示将所有批注打印到最后一页中，该页只打印批注不打印正文内容；后者表示批注的打印效果与在工作表中显示的状态一致，因此打印前必须调整为显示所有批注。
2.当工作表中批注较多时，应该将批注的外框调小，避免多个批注重叠显示，从而影响打印文件的美观性。
当工作表中存在批注时，默认状态只在单元格的右上角显示批注的红色倒三角符号，效果如图1.33所示。
图1.33 默认状态下的批注
在默认状态下要查看批注的内容必须将鼠标指针指向单元格，然后批注才能完整地显示出来。是否可以让工作表中的所有批注都同时显示红色倒三角符号和批注内容呢？
Excel 2016提供了两种方法显示批注内容：其一是一次显示单个单元格的批注；其二是一次显示所有批注的内容。后者的操作步骤如下。
1.激活需要显示批注的工作表。
2.单击功能区的“审阅”→“显示所有批注”，工作表中的所有批注都会同时显示出来，效果如图1.34所示。
图1.34 显示所有批注
3.再次单击菜单“显示所有批注”，那么上一步所显示出来的批注将自动隐藏。
1.显示所有批注有利于阅读，使批注内容一目了然。不过当批注右边一列有数据时会覆盖右边的数据，
2.显示所有批注的内容后，仅仅方便了阅读，打印时会自动略过这些批注。当需要打印所有批注时，需要进行相应的设置，在后面的章节会有相应的描述。
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