标签：数据有效性

如果某个高校在招生时只面向有限的几个省市，那么在建立学生报表时，这几个省市的出现概率肯定很高，如图5-29所示。

用户除了使用“复制”和“粘贴”命令外，只能手工输入了。接下来使用数据有效性制作下拉列表框，让用户在输入时，从下拉列表框中选择即可，这样既提高了数据的输入速度，还保证了输入数据的准确性。

制作数据有效性下拉列表框的具体操作步骤如下。

STEP01：打开“完善学生籍贯.xlsx”工作簿，选择E2:E22单元格区域，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-30所示。

图5-29　目标数据

图5-30　选择“数据验证”选项

STEP02：打开的“数据验证”对话框如图5-31所示。单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“序列”选项。

图5-31　选择序列选项

STEP03：在“来源”文本框中输入数据来源为“山东,北京,黑龙江,河北,江苏,安徽”，然后单击“确定”按钮返回工作表，如图5-32所示。输入数据来源时，一定要用英文逗号隔开。

STEP04：选择E2单元格，单击单元格右侧的控件按钮，在展开的下拉列表中选择相应的省份即可，如图5-33所示。

图5-32　输入数据来源

图5-33　使用下拉列表框

在对某一个单元格设置了数据有效性后，如果还想对其他的单元格进行设置，这时应该怎么办？很多用户会选择对其他的单元格重复设置数据有效性。其实，只需要复制粘贴一下就实现了！

复制数据有效性设置的具体操作步骤如下。

打开“有效性特定条件.xlsx”工作簿，这里以复制A1单元格中设置的序列有效性为例进行具体讲解。

STEP01：选择A1单元格，单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“复制”选项，如图5-25所示。

STEP02：选择粘贴的目标单元格或单元格区域，例如这里选择C2单元格，单击鼠标右键，在弹出的隐藏菜单中选择“选择性粘贴”选项，在打开的级联列表中选择“选择性粘贴命令”，打开“选择性粘贴”对话框，如图5-26所示。

图5-25　选择复制

图5-26　选择“选择性粘贴”选项

STEP03：在打开的对话框中单击“粘贴”列表框下的“验证”单选按钮，然后单击“确定”按钮返回工作表即可，如图5-27所示。最终复制数据有效性的效果如图5-28所示。

图5-27　单击“验证”单选按钮

图5-28　复制序列有效性

Excel工作表给用户的工作带来了极大的方便，但在输入数据的过程中难免会出错，例如输入一些重复的身份证号码或超出范围的有效数据。此类错误可以用设置数据有效性的方法来确定输入数据的唯一性。具体操作步骤如下。

STEP01：在B列列标处单击选中B列，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-20所示。

STEP02：在“验证条件”窗格中单击“允许”选择框右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“自定义”选项，如图5-21所示。

STEP03：在“公式”文本框中输入条件公式“=COUNTIF($B:$B,B1)=1”，$B:$B为所选定的列，B1为数据起始单元格，如图5-22所示。

图5-20　选择“数据验证”选项

图5-21　选择“自定义”选项

STEP04：切换至“出错警告”选项卡，勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框，在“样式”列表框中选择“警告”项，并在“标题”文本框中输入文本“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入文本“重复的数据输入，请确认后再输入！”，最后单击“确定”按钮完成设置，如图5-23所示。

图5-22　输入条件公式

图5-23　设置出错警告

STEP05：设置完成后，用户在B列中输入数据时，如果输入了重复的数据，则会弹出如图5-24所示的“输入错误”警告框。

图5-24　“输入错误”警告框

用户如果事先设置了在选定单元格时出现的数据有效性信息，会避免很多错误数据的输入，同时还会提醒用户输入什么样的数据。设置选定单元格时出现的数据有效性信息的具体操作步骤如下。

STEP01：选择A6:D6单元格区域，切换至“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“数据验证”选项，打开“数据验证”对话框，如图5-17所示。

图5-17　选择“数据验证”选项

STEP02：切换至“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框，在“标题”文本框中输入“输入正确的信息！”，在“输入信息”文本框中输入“输入11位的手机号码，例如15000001234”，然后单击“确定”按钮完成设置，如图5-18所示。

STEP03：返回工作表后，单击选中A6:D6单元格区域中的任意单元格，都会显示输入信息框，如图5-19所示。

图5-18　设置“输入信息”

图5-19　选定单元格时显示输入信息