Excel 数据透视表筛选汇总结果

在使用数据透视表时,除了可以对汇总数据进行排序和更改汇总方式之外,还可以对汇总的结果进行筛选。使用筛选功能可以完成许多复杂的操作,下面通过实例说明筛选汇总结果的具体操作步骤。

步骤1:打开要对汇总结果进行筛选的数据透视表,如图24-35所示。

步骤2:右击“步步高”,然后指向弹出菜单中的“筛选”命令,并从子菜单中选择一种筛选方式,例如此处单击“仅保留所选项目”命令,如图24-36所示。筛选结果如图24-37所示。

图24-35 打开数据透视表

图24-36 单击“仅保留所选项目”命令

步骤3:右击“步步高”,然后选择“筛选”|“从‘产品名称’中清除筛选”命令,清除筛选结果,此时数据透视表将恢复到打开时的状态。

步骤4:单击“业务员”右侧的箭头,然后在弹出框中只选中“陈圆圆”和“李红艳”两个复选框,如图24-38所示。

图24-37 筛选结果

图24-38 只选中“陈圆圆”和“李红艳”两个复选框

步骤5:单击“确定”按钮,可以看到筛选结果如图24-39所示。

步骤6:单击“业务员”右侧的箭头,然后在弹出框中单击“从‘业务员’中清除筛选”命令,清除筛选结果。

步骤7:单击“业务员”右侧箭头,然后在弹出框中选择“值筛选”|“大于”命令,如图24-40所示。

步骤8:在“值筛选(业务员)”对话框中设置各选项,以筛选销售额大于或等于30000的业务员,如图24-41所示。

步骤9:单击“确定”按钮,可以看到筛选结果如图24-42所示。

图24-39 筛选结果

图24-40 选择“值筛选”|“大于”命令

图24-41 设置值筛选选项

图24-42 筛选结果

Excel 利用高级筛选快速删除重复数据

步骤1:选择需要删除重复项的所有单元格。

提示:如果是要对所有数据进行这一操作,可以任意选择一个单元格。

步骤2:选择“数据”选项卡“排序与筛选”单元组中的“删除重复项”按钮,弹出如图21-28所示的“删除重复项”对话框。

图21-28 “删除重复项”对话框

步骤3:在弹出的“删除重复项”对话框选择要检查的字段,最终将只对选中的字段进行比较。

步骤4:单击“确定”按钮,如果有重复项,就会弹出如图21-29所示的提示框。

图21-29 提示框

步骤5:单击“确定”按钮,此时工作表中多余的重复项就被删除了,如图21-30和图21-31所示。

图21-30 有重复项的工作表

图21-31 删除重复项后的工作表

Excel 使用筛选功能简化数据查询

在Excel 2016中进行数据查询时,用户一般采用排序或者是运用条件格式的方法。排序是重排数据清单,将符合条件的数据靠在一起;条件格式是将满足条件的记录以特殊格式显示。这两种查询方法的缺点是不想查询的数据也将显示出来,从而影响查询的效果。

有没有一种更为便捷的查询方法呢?当然有,这种方法就是筛选。筛选与以上两种方法不同,它只显示符合条件的数据,而将不符合条件的数据隐藏起来。

数据的筛选分为自动筛选和高级筛选两种。

自动筛选

步骤1:在数据区域中单击任一单元格。

步骤2:单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“筛选”按钮。

步骤3:此时每一列数据顶端的项目名称右侧会出现一个按钮。用户可根据需要从中选择需要显示的数据,然后符合条件的数据就被显示出来了。

高级筛选

高级筛选用于根据多个条件来查询数据。

步骤1:筛选的条件输入到表格中的一个空白区域中。

步骤2:依次选择“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“高级”按钮,在弹出的“高级筛选”对话框中进行相应设置。

步骤3:单击“确定”按钮即可。

Excel 在当前数据范围内重新应用筛选和排序

用户在当前数据范围内已经应用了筛选或排序,如果还想在当前数据范围内重新应用筛选或排序命令,则可以执行以下操作步骤。

步骤1:在已经应用了筛选或排序的数据区域中单击任意单元格。

步骤2:依次单击“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮,从弹出的菜单中选择“重新应用”命令或还可以依次单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“重新应用”按钮即可。

Excel 取消当前数据范围的筛选和排序

在对工作表进行了数据筛选后,如果要取消当前数据范围的筛选或排序,则可以执行以下操作。

  • 单击设置了筛选的列标识右侧的按钮,在弹出的“筛选”列表中选择“从‘**’中清除筛选”命令即可。
  • 如果在工作表中应用了多处筛选,用户想要一次清除,则可以依次单击“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮,从弹出的菜单中选择“清除”命令即可。
  • 如果在工作表中应用了多处筛选,用户想要一次清除,还可以依次单击“数据”选项卡“排序和筛选”单元组中的“清除”按钮即可。

Excel 筛选高于或低于平均值的记录

在对数据进行数值筛选时,Excel 2016还可以进行简单的数据分析,并筛选出分析结果,例如筛选高于或低于平均值的记录。如图21-25所示,以下为筛选高于平均值记录的具体操作步骤。

步骤1:在数据区域选择任意单元格。

步骤2:选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮,从弹出的菜单中选择“筛选”命令。

图21-25 目标数据

步骤3:单击D1单元格右侧的按钮,弹出“筛选”列表,将指针移动到“数字筛选”命令上,会弹出如图21-26所示的子菜单。

步骤4:从菜单中选择“高于平均值”命令,此时的工作表如图21-27所示。

图21-26 “数字筛选”菜单

图21-27 筛选出高于平均值的数据

Excel 按颜色进行排序或筛选

在Excel中不但可以关键字进行排序和筛选,还可以按颜色进行排序和筛选,如图21-21所示工作表,以下将通过实例说明如何按颜色进行排序或筛选操作。

步骤1:在数据区域选择任意单元格,例如这里选择B4。

步骤2:选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮,从弹出的菜单中选择“筛选”命令,此时在单元格A1、B1、C1、D1的右侧都会出现一个按钮。

步骤3:单击单元格C1右侧的按钮,弹出如图21-22所示的“筛选”列表。

步骤4:如果是要按颜色进行排序,则将鼠标指针移动到“按颜色排序”命令上,会弹出如图21-22所示右侧的“按单元格颜色排序”子菜单,从中选择一种颜色即可,如这里选择“黄色”,此时的工作表如图21-23所示。

图21-21 目标数据

图21-22 “筛选”列表

步骤5:如果是按颜色进行筛选,则将指针移动到“按颜色筛选”命令上,也会弹出与“按单元格颜色排序”相类似的子菜单。在子菜单中选择一种颜色即可,如这里选择“黄色”,此时的工作表如图21-24所示。

图21-23 按颜色进行排序的结果

图21-24 按颜色进行筛选的结果

Excel 自动筛选符合条件的数据

使用Excel自动筛选功能,可以轻松地将符合某个条件的数据挑选出来。如图21-17所示,用户想将职位为“高级技师”的员工挑选出来,如何实现这一步操作呢?

使用“自动筛选”功能将职位为“高级技师”的员工筛选出来的具体操作步骤如下:

步骤1:选择数据区域中的任意单元格。

步骤2:选择“开始”选项卡“编辑”单元组中的“排序和筛选”按钮,从弹出的菜单中选择“筛选”命令,此时的工作表如图21-18所示。

图21-17 目标数据

图21-18 添加筛选按钮

步骤3:单击“职位”右侧的按钮,从弹出如图21-19所示列表框,在列表框中取消“中级技师”复选框。

步骤4:单击“确定”按钮,此时的工作表如图21-20所示。

图21-19 “职位”筛选列表

图21-20 筛选出符合条件的数据

Excel 使用自定义筛选

Excel工作表中的数据自动筛选之后,还可以对筛选后的数据进行自定义筛选。例如,在“百货公司商品采购汇总表”中查看商品类别为“服装鞋帽”和“家用电器”的采购商品,按如下步骤进行操作。

步骤01:打开“自定义筛选.xlsx”工作簿,选取要自定义筛选区域的任意单元格,单击功能区“数据”选项卡中“排序和筛选”组中的“筛选”按钮,此时会在每个数据列的右侧显示自动筛选箭头,如图18-5所示。

图18-5 单击“筛选”按钮

步骤02:单击“商品类别”右侧的自动筛选箭头,然后指向列表框中的“文本筛选”选项,此时会出现级联选项,单击级联选项中的“自定义筛选”选项,如图18-6所示。

图18-6 单击“自定义筛选”选项

步骤03:打开“自定义自动筛选方式”对话框,在“自定义自动筛选方式”对话框中设置筛选的条件:“商品类别”为“服装鞋帽”和“家用电器”,单击“确定”按钮,如图18-7所示。

图18-7 设置筛选条件

注意:由于要查看商品类别为“服装鞋帽”和“家用电器”的采购数据,需要选中“或”之前的单选钮,如果是选中“与”单选按钮,则工作表中不会显示任何数据,因为没有一种商品类别既是服装鞋帽又是家用电器。

步骤04:关闭“自定义自动筛选方式”对话框,查看满足筛选条件的数据,如图18-8所示。

图18-8 自定义筛选结果

Excel 简单数据的筛选

当对Excel工作表中的数据进行简单筛选时,可以使用“自动筛选”功能,自动筛选箭头将会显示在每个数据列的右侧。接下来我们运用具体的案例来进行说明,例如,只显示“百货公司商品采购汇总表”中“家用电器”的采购信息,具体操作方法如下。

步骤01:打开实例文件“简单数据筛选.xlsx”,选取数据区域中的任意单元格,单击功能区“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“筛选”按钮,如图18-1所示。此时会在每个数据列的右侧显示自动筛选箭头。

图18-1 单击“筛选”按钮

步骤02:单击“商品类别”右侧的自动筛选箭头,打开“商品类别”的筛选列表框,如图18-2所示。

步骤03:取消选中“全选”复选框,单击选中“家用电器”复选框,然后单击“确定”按钮,应用设置的筛选条件,如图18-3所示。

步骤04:此时筛选的数据结果如图18-4所示。

注意:自动筛选之后,如果要取消对数据的筛选,则单击相关列首单元格右端的自动筛选箭头,再单击选中列表中的“全部”复选框即可。

图18-2 “商品类别”的筛选列表框

图18-3 选中“家用电器”复选框

图18-4 筛选的数据结果