分类：故事技巧

自Excel 2007版本起，Excel不但菜单系统发生了翻天覆地的革命性变化，同时也完全颠覆了以往Excel版本赖以继承的基本结构，尤其是图表引擎更是一个和之前版本没有太多关联的全新版本。当职场办公环境可能存在多个Excel版本混用的情况时，兼容性就成了一个必须要正视的问题。

传统认知是：软件的版本升级，意味着其可以很好地进行向下兼容，即2003的文档，使用2007或2010打开可以进行很好的解释。但是在此次的Excel版本交替中，这是一个必须审视的问题，尤其是当文档中包含了图表，有时会因为兼容性的问题使图表显示不正常，Excel 2007甚至会出现宕机。Excel使用一种称为“兼容模式”的方式，来进行Excel 2003和更高版本的相互解释，这种解释方式采用隔离的模拟环境来实现。当理解了不同版本图表引擎可能完全是两个不同的概念时，这个问题的解决办法就是找到Excel 2003和更高版本之间的交集。

向下兼容

苛求Excel 2007这个全新的图表引擎，在第一版会有怎样优秀的表现显然不切实际。所以使用Excel 2007的读者，一定需要及时打上微软最新的补丁，这些补丁是对相应版本的修正和完善。即便是Excel 2010也应及时打上这些补丁，这有益于使我们日常工作更有效率。

知识扩展

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最新Office补丁下载地址：

Office 2007 SP3补丁office2007sp3-kb2526086-fullfile-zh-cn.exe：

http://download.microsoft.com/download/B/E/E/BEE808C7-AE99-49D3-B5CB-1FE4BE54EF4A/office2007sp3-kb2526086-fullfile-zh-cn.exe

Office 2010 SP1补丁officesuite2010sp1-kb2460049-x86-fullfile-zh-cn.exe：

http://download.microsoft.com/download/B/B/D/BBD98807-801E-4286-9D90-DBEBFA6809B9/officesuite2010sp1-kb2460049-x86-fullfile-zh-cn.exe

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Excel 2007的兼容非常糟糕，甚至有些问题显得很莫名其妙。经笔者的测试，某些特殊情况下Excel 2007无法有效兼容互补色的设置，以及数值次序反转下误差线的绘制，同时对于使用多个XY散点的组合图表支持更是糟糕，严重情况下会导致Excel 2007长时间没有反应，即便是打上了补丁也依旧如此。

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本章图11.1-4、图12.3-4案例的互补色在Excel 2007中会显示不正常，请参阅：

1）本书“4.3.4 Excel的‘前景色’和‘背景色’”章节内容；

2）“8.1强烈表达差异”章节内容。

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Excel 2007和2010对网格线的设置，相较2003完全不同，这使得在多层坐标标签中，使用网格线来进行分割布局已经不被支持，要考虑到兼容的问题，在Excel 2003中就必须使用XY散点图来实现。如本章图12.2-1中的案例❸，在Excel 2007和2010中的显示将变得非常糟糕。

向上兼容

Excel 2007和2010使用了基于XML格式的新类型文档格式，由于Excel 2003和更高版本文档存储的不同，微软提供了隔离环境下，Excel 2003可以打开、编辑、保存Excel 2007和2010新格式文档的兼容性补丁。使用Excel 2003的读者，这个补丁必须要安装。

知识扩展

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补丁名为FileFormatConverters.exe，下载地址为：

http://download.microsoft.com/download/6/5/6/6568c67b-822d-4c51-bf3f-c6cabb99ec02/FileFormatConverters.exe

前提是：在安装这个兼容性补丁包前需要通过Microsoft Update安装所有高优先级的升级。

附：Office 2003 SP3补丁Office2003SP3-KB923618-FullFile-CHS.exe的下载地址为：

http://download.microsoft.com/download/9/b/f/9bf7e3b9-0a8e-4dc8-bd14-f157d8e908c4/Office2003SP3-KB923618-FullFile-CHS.exe

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Excel 2003并不具备更高版本中的各类视觉渲染，比如光圈、透明度、倒影、三维等效果，所以当要考虑兼容性的问题时，图表中请勿使用这些效果，这些效果会在Excel 2003中变得很糟糕，但图表的颜色包括透明度却可以很好地被保留。

从向上兼容来看，Excel 2003兼容Excel 2007和2010的图表要相对好些。极坐标类型的图表：在Excel 2007和2010中可支持环形、饼图、雷达图同时组合到一个图表中，虽然操作上Excel 2003只支持任意两种图表类型的组合，但Excel 2003支持显示Excel 2007和2010的这种三合一类型图表。

考虑到兼容问题，在Excel 2007/2010中制作的图表，切勿出现在同一图表的数据源中既包含行引用，又包括列引用，否则在Excel 2003中打开后，可能看到糟糕的状况，如本书图7.4-6案例所示。

版本转换

安装兼容补丁后的Excel 2003支持将文档另存为Excel 2007和2010的新格式文档，当这些文档中包含了图表，若图表的设置相对复杂，则保存后的文档将可能丢失相关的格式设置，尤其是Excel 2007。当将Excel 2007和2010文档格式另存为Excel 2003格式，同样也是格式设置的丢失较严重。

Excel 2007和2010支持使用文档格式转换功能，即时将Excel 2003文档转换为Excel 2007和2010的新格式文档，原始Excel 2003文档将会丢失，取而代之的是新格式文档。文档版本的升级并非使用一个“转换”命令那么简单，在转换之前还需确认是否有这个必要，这不光涉及图表，也涉及各类文档间的链接关系。新版本的文档比较小，可以通过该方法来为Excel 2003文档减肥。

笔者建议：若非必要，勿使用转换方法来解决兼容性问题，这不是一个好方法。旧格式的文档，还是以旧格式来使用更好，毕竟Excel可以使用兼容模式来打开并修改。当然随着Excel版本的升级，使用新格式是必然趋势，所以使用新版的读者还是以新格式保存为佳。

今天，我们有没有迷失在眼花缭乱的数据与图形世界？为了吸引更多的人来关注这些信息，从而兜售隐藏在数据与图形之后的诉求，人们极尽视觉勾引之能事，尤其是基于互联网的应用，更是乱花渐欲迷人眼。美丽常使我们沉迷于表面，而忘记事物的本质，所以有必要重新来定义我们今天所看到的图表。

形式与内容

在当今互联网，随处可见我们称为“信息图表”的一类信息载体。这类东西往往色彩搭配合理，且图形新颖，非常吸引眼球，时不时还要挑战一下读者传统的编码知识结构。有网友针对图表给出了一个有趣的评价指标：吸睛指数，不得不讲这个指数很形象。不论我们所见的图表美丽与否，其实都是一种形式，形式很重要，但比形式更重要的是图表阐述的信息和表达的诉求。请注意，这些东西虽然距离我们那样近，但离我们日常工作却是那样遥远。

图12.4-1左侧所示的图表告诉我们：《财富》世界500强中每100个CEO，只有3个是女性。问题是这只鞋子虽然极大的吸引了读者的关注，但同时也使诉求表达被弱化了，如果不是“3 out of 100”，估计很多人会不知所云。当将图表变换为右侧图表时，我想这将不会使人对诉求产生疑惑。

图12.4-1　有趣的鞋子［资料来源自互联网］

图12.4-2左侧所示的图表使用了一张百元大钞，来说明女性收入相较男性仍不公平，我们还需要努力去改善这种差别。相比右侧的图表，钞票非常吸引人的眼球，可是诉求的表达却并不尽如人意。

图12.4-2　被剪的百元大钞［资料来源自互联网］

 

图12.4-1和图12.4-2左侧所示图表其实都是趣味性极大化的应用案例，笔者只是告诉读者，不要迷恋此类图表的制作，此类图表并不适宜使用在相对严肃的办公职场环境。

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图示与图表的边界

一般而言图示用来解构思维活动，比如维恩图或自选图形的流程图，图示一般和数据关联不大，且多以抽象方式来实现；而图表则以解读数据为主，用来分析和说明数据，并表达相应的结论诉求为主，相对而言较为具象，因为图形的表达可以被有效度量。但两者的区分在当前已经越来越有些模糊，往往是你中有我，我中有你。

图12.4-3左侧所示的图表告诉我们人们使用平板电脑或电子阅读器在干什么。图表并不复杂，可以轻易阅读，由于使用了图示，这个图表看上去更像图示，而非图表。在该案例中，代表10％，所以在表达1～9％之间的数字时，效果差强人意。使用右侧的图表，则更加直接地表达了数据，同时减少了人对1～9％之间数字的判读。

图12.4-3　有趣的人形图示［资料来源自互联网］

在Excel中，要实现图12.4-3左侧所示的图表也非常简单，只要将图形粘贴进条形系列之中即可，笔者并不建议读者去进行这样的实践，其看上去视觉效果良好，但数据解读效果却并不尽如人意。

图12.4-4左侧所示图表解释了美国在线的用户，根据年龄的不同，使用美国在线服务的不同。和图12.4-3左侧所示的图表类似，该图使用小方格将0～100％设置为10×10的小格子来表示百分数。由于格子数的限制，此图只能使用百分比整数方式表达，不适合小数点，而且所示图示干扰了面积相仿数值间的视觉比较。使用右侧图表则可以使读者更快聚焦到读者感兴趣的数值结果上，该图由于涉及横比和纵比两种比较方式，亦可使用Excel 2007/2010条件格式和／或迷你图。

图12.4-4　有趣的小格子［资料来源自互联网］

笔者并不建议在图表中为了视觉观感，而将图表以图示的方式来制作。除非使用图示可以更好地表达诉求，否则请切勿刻意使用。存在即是合理，此类应用有其特定使用目的，但身处职场的你我，切勿以身犯险，毕竟传统教育所灌输给我们的编码知识与此完全不同，使用此类图表基本不会得到认同，相反十有八九会得到不务正业的评判结果。

小技巧

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由于微软雅黑字体当字号小于8号时显示效果不佳，故在小字号状态下，笔者推荐使用如下字体［本章的范例使用的就是这些字体］：

1. Meiryo UI、Segoe UI、MS UI Gothic字体：适合英文及数字显示，中文字库不全；
2. MingLiU和PMingLiU字体：仅适合中文显示，包括简体和繁体，显示英文及数字效果不佳；
3. Zfull-GB和Zfull-BIG5字体分别对应简体和繁体，适合中英文显示。

上述字体在100％显示模式下，可支持到6.5号字的显示。中文的宋体也可，但效果不佳。本书不附带这些字体，如果读者的电脑并没有请通过互联网下载使用。

此外字体适合使用在打印环境下的英文标题，效果较好，注意：不适合使用粗体。

我们面对的数据越来越海量而且繁杂，这是一个数据爆炸的时代，大量的数据和繁杂的数据关系，给图表带来不小的挑战。一方面读者没有时间去研究繁杂的图表，另一方面图表却又不得不变得繁杂。因此我们必须要在简单和繁杂之间进行取舍，这是一个痛苦的过程，却必须要面对。

由简至繁

在我们的日常工作生活中，所见的图表已经和以往完全不同，到处充斥着各式各样形形色色的图表。这些图表不再是我们传统认知中固有的柱、条、折线，而更多采用它们的集合体。在Excel中要实现此类应用基本无法直接获得，这需要我们具有一定的作图技巧。现实却往往是我们掌握的图表技法越多，就会使所作图表越繁杂，读者在看完这样的图表后常常感叹作图者的娴熟技法，而对图表本身的诉求茫然不知。

对于图表，简单意味着表达方式的简单直接，并使读者更易进行视觉比较。其实娴熟的图表技法是将图表变得简单的根本，大多数状况下，简单的图表视觉呈现需要使用相对繁杂的技巧来实现。如图12.2-1所示是作图技法由简至繁的过程，这个案例分别使用了三种不同表达形式：❶的制作过程最为简单，但表达并不见得简单和直接；❷的制作过程最为烦琐，虽然表达方式较❶简单和直接，但这种上下的纵向比较，很难获得最佳的比较效果；❸的制作过程相对复杂，却是3个图表中最好的一个，既方便进行趋势比较，又方便进行数据点间比较。

图12.2-1　不同视觉参考基准的折线图

图12.2-1所示是一个折线图案例，如果将图表统统变更为柱形，则使用❷的方式效果最佳。若❶的图表系列仅有两个时，则无须使用❷和❸即是最好的表达，❷和❸也不适合使用在图表系列超过5个的状况下。

化繁为简

每每问问自己，所作图表是否最简单，且最能表达诉求。其实任何一个繁杂的图表都可以转化为简单的图表，即便是这种转化看似非常困难，我们也可选择将图表变成多个来实现，甚至是直接使用表格。如果所幸我们使用的Excel版本是2007或2010，我们也可以使用多样的条件格式或迷你图。记住：方法永远不止一种。

如图12.2-2所示是《图表说话》一书中的一个案例，笔者完全使用Excel图表元素实现了这个案例。案例数据不多，但涉及比较的数据维度、量纲却很多。在这个案例中，共使用了6个图表系列，数据源的引用使用了13列数据。图表涉及的内容虽然很丰富，但表达却并不繁杂。

图12.2-2　Excel实现的《图表说话》书中的一个案例

图12.2-2案例图表究其实质，仅是一个百分比的比较。该图有些挑战读者对数据的解读，尤其在视觉中＄60居然大于＄300，好在图表并不复杂，所以相对而言容易理解。每个图表都或多或少地存在这样或那样的问题，所以制作图表时一定要考虑这些问题的存在，将图表变得简单是减少此类问题的一个好方法。

沟通是交互的过程，作为沟通语言的图表，是否体现了尊重读者，并理解读者感受，反映了作图者的用心程度。使用技巧将图表展示内容变得充实和丰富，才是真正的用心。没有修饰整理的图表无法体现用心，将图表修饰得花枝招展，或高深莫测只是用技而已。

面对海量数据和复杂的数据关系，需要通过繁杂的图表来应对，但繁杂的图表并不意味着要将图表变成数据杂货铺。繁杂应该体现在如何理解读者读图的过程，简单应该集中在将图表变得清爽易读上。

通过强调图表上的一点或是一个部分，此时图表的诉求就被鲜活灵动地表达了出来。这样可以使读者更快地去关注和图表诉求相关的内容，非聚焦内容将被视为辅助性说明。

过分强调视觉观感，并不会带来良好的视觉交流。抛开不必要的形式表达，图表的表达会更加流畅；尽可能减少图表绘图区的图示化内容，可以减少读者去关注无关紧要的细节。

工作中，注意文档在不同Excel版本中的兼容性，会使工作更有效率，且不会因为编辑和打开这些文档的Excel版本不同，而带来糟糕的后果。

用心，而非用技：让读者在第一眼看过图表后，感觉到我们有站在读者的立场考虑问题，这是沟通的前提。只为完成工作和只顾自我表演式的图表，不要期望可以通过沟通建立共识。图表只是一个展示数据的窗口，技巧只为使我们可以看到更广阔的天空而服务。

站在读者的立场

相同的图表，展示给不同的读者时，会因为每个读者不同的关注焦点而有不同的期望，满足这种期望的能力体现了我们的用心程度。图表一般而言，基本可以分为发现问题和报告业绩两种。以发现问题为目的的图表，读者一般会非常关注这个问题的具体细节，包括数据，因为这将影响改善的方向，以及改善的投入，职场中我们所做的图表大多是此类；而对于以报告业绩为目的的图表，读者则不会太过关注，一般采用扫视方式阅读。

在多个和图表相关的书籍中，均会提及如图12.1-1所示三种外观尺寸的图表，一般的观点是：❶的尺寸才是最佳的选择。在图表信息并不失真的前提下，笔者却不这样看待，以发现问题为目的的图表，既然要放在放大镜下审视，使用❸的尺寸更好；以报告业绩为目的的图表，一般而言，读者都喜好眼睛一扫而过，使用❷的尺寸，可以在报告中容纳多个图表，毕竟没人喜欢絮絮叨叨，浪费他人时间和精力的沟通。当然视具体应用，❶的尺寸显得中庸而不犯错，较适合严谨的学术类报告，统一报告中图表的外观尺寸，有助于读者建立良好的视觉体验。

图12.1-1　不同尺寸大小的图表给人的视觉感受

图表的诉求表达来自视觉比较，哪怕仅是表达单一数据点的仪表板类图表。明确地告诉读者，比较的参考基准非常重要。让读者在图表中满世界寻找视觉比较基准，说明我们根本没有用心考虑这个问题。就如图12.1-1所示，直觉告诉我们：他们完全不同，实际却是：这三个图表完全是同一个图表，产生这个问题的根源是这个三个图表没有置于同一视觉参考基准之下。

如图12.1-2所示的三个图表：❶虽然没有给出视觉参考基准，但读者会非常自然地以柱形底部为参考基准；❷则由于柱形底部使用了一条明显的黑色线条，明确而不含暗示地告诉读者以此为参考基准；❸使用红色线条将图表中的3个簇状柱形分组拦腰斩断，使读者更加关注超出该线条的那部分柱形。同样的图表，视觉参考的不同，给读者的心理暗示完全不同，虽然在诉求表达上❶和❷没有差别，但导致读者阅读时必须进行思考，一般建议使用❷，❶会给人较明显的美术气息。

图12.1-2　不同视觉参考基准的柱形图

从窗户所见的世界

图表就如同一扇窗户，更多时候，我们所见只是通过这个窗口看到的数据局部，甚至有时，图表会使我们迷失在这些局部而不能自拔。我相信绝大部分的图表都已经涵盖了作图者手头的数据，除非是为了作弊，才有意截取部分数据，断章取义来完成图表。但不论图表中的数据是否完整，它都具有强烈的视觉思维的趋势引导，并会掩盖部分数据的真相。

视觉引导与暗示

如图12.1-3所示的案例，左侧和右侧的图表所使用数据完全没有差异，但读者所见的视觉感知却完全不同。柱形图相对而言强调数值表达，左侧的图表即是如此；然而右侧的图表仅仅是将系列的重叠修改为60，在视觉中便有了引导读者关注差异表达的倾向。

图12.1-3　不同的图表设置带来的视觉引导

这种引导，会给读者强烈的心理暗示。这些暗示有些来自于有意为之，有些则是无心之举。这类引导可能会对诉求表达起到积极作用，也有可能会很糟糕，基于此，需要作图者有非常清晰的理解。

真相远不止这些

如图12.1-3所示的案例，如果单纯将每月数据转换为全年占比的百分比数据，则图表将完全变成两个不同的模样；不同的横向比较和纵向比较也意味着会出现不同的数据结论。如果图表对读者的引导非客观，并且数据和诉求的把握没有恰到好处，这将会湮灭数据真相。不要期望使用一个图表，可将数据的多个维度都能阐释清楚，尤其当图表是用作发现和改善问题的状态下，使用多个图表，从不同角度去揭示数据显得至关重要。

图12.1-4　图12.1-3案例的另类二合一

图12.1-4是图12.1-3案例数值和差异对比的整合。在视觉中，差异对比部分是数值比较的进一步说明，清晰而直观。这个案例的实现采用两图合一方式，当然也可使用两个图表来实现。笔者并不建议读者花时间去学习这个案例，虽然图表并不复杂，但制作出如下所示的效果却并不容易，尤其是主次数值刻度的设置。在Excel 2010中，使用迷你图来实现则更加简单和方便。