图1.1-1形象描述了从数据到图表，再到不同人透过图表看到数据的整个过程。往往我们在作图一开始就出现了理解偏差，外加制作过程信息表达的失真，导致日常所作的大多数图表并没有很好地反映数据本来面貌。
图1.1-1 所作非所得，到底是驴、羊还是马？
1854年，医生约翰·斯诺（John Snow）绘制的一张位置地图（如图1.1-2所示），通过准确标注英国伦敦霍乱疫情病人的所在位置，使人立刻从图表上病人的密集区找到霍乱疫情源头所在：“宽街”的抽水泵。这张极具说服力和不产生歧义的图表，帮助很多人幸免于那场霍乱疫情。
图1.1-2 约翰·斯诺的“死亡地图”
最后，还有一件事想告诉大家。
几乎所有关于 Excel 的书或研讨会，都把导出“平均值”的 AVERAGE 函数作为一个重要的基础函数介绍给大家。但是，在我的 Excel 培训课上并不会这样做。为什么呢？这是因为在制作处理数字数据的资料表格时，我认为不应该随意使用“平均值”。
“平均值会说谎”
请首先记住这句话。
我们在许多场合都会遇到平均值这个指标。如考试成绩的平均分、平均收入。知道了平均值，再和自己的实际情况作对比，随着数值忽高忽低也或喜或忧。
所谓平均值，就是所有数值的总和除以全部个数所得出的数值。这总会让人觉得它是“所有数值中最中间的数值”。但是，平均值有可能是脱离实际情况的。
例如，有一家想要在某一地区开展销售房屋业务的建筑公司，要在此区域调查可行的价格范围，于是对当地的人均年收入进行了调研，结果得出600万日元。于是，这家建筑公司做出了这样的判断：该地区“年收入600万日元的人占大多数”。因此决定以年收入600万日元左右的人群为目标建筑楼盘。但实际上，当地人们的收入情况有非常明显的等级差别，即“年收入900万日元的人群”与“年收入300万日元的人群”呈两极分化状态。的确，两者相加除以2，就可以得出平均年收入为600万日元的结果。但是实际上，并没有年收入达到600万日元的人群。
另外，公司一般用到的指标还有“平均年收入”。以此为判断依据的时候也需要注意。乍一看很高的平均年收入数字，很有可能是因为一部分中高层管理人员的高额收入拉高了平均值，而实际上大部分员工的年收入要远远低于平均值。
像这样的例子不在少数。请一定注意平均值会有偏离实际情况的风险。
统计学中针对这个问题，给出了“标准差”的概念，用于了解计算平均值的各个数值的偏差情况。但是，即使在公司报告说明时使用这个概念，即使听者感觉理解了这部分内容，但在实际的商务现场中并一定具有足够的说服力来实现方案中的内容。
遇到在商务文本中使用“平均值”的情况时，如果追问这个平均值是如何得出的，很多人会这么回答：“差不多是这样”、“之前的负责人算出来的”。没有带着明确的意图制作资料，就会变成这样。这是需要花费自己的宝贵时间与精力的工作，“这件工作能得到怎样的成果？”对这一点要有足够深刻的认识，绝不能随意地制作商务文本。
希望大家能够牢记工作必需的三大要素：自主性、责任感、全局观，将 Excel 当成武器，大幅提高自己的工作能力。
这7个资金种类中，哪种可以运用帕累托分析法处理呢？
例如“削减固定成本”，相信这是每家公司都在努力做的事情。为了知道“应该从固定成本中的哪个经费开始下手”，可以使用帕累托分析法。
如果想不增加固定成本而提高员工薪资的话，就要考虑削减人工成本除外的“其他固定成本”。这时，削减“其他固定成本”那个部分就变得尤其重要。只要找到效果较大的目标，即占据整体80%的20%的费用项目，然后从这个地方开始着手削减经费就事半功倍了。
关于变动费用也是一样。如果占据大部分进货成本的是少数的供货商和商品的话，只要他们稍微降低一些价格，就极有可能大幅减少成本=增加毛利。与不断地对供货商提出难以接受的降价要求比起来，这个方法无疑是最明智的。
当然关于销售额方面，按照客户、商品进行分类后运用 ABC 分析、帕累托分析，立刻就能找出重点客户和利润最大的商品。
提高销售额。减少开支。
这二者都是为了提高利润十分重要的事项，但并不是胡乱行动。如果把精力浪费在错误的对象上，即使花费大量的时间和精力，也无法获得满意的结果，最后只能获得“多劳少得”的下场。这样，不仅降低了生产能力，更是增加了多余的时间成本，浪费时间。严重的话，也会打击员工的积极性。
比如减少开支。大部分的企业认为努力“减少不必要的成本”本身是件非常有意义的事情。但是，不要忘记为了减少开支需要花费一定的劳动和时间成本。如果为削减成本花掉的时间成本，反而超过了削减的部分，这样就本末倒置了。像这样“毫无意义地努力削减经费”的做法十分不可取。我列举一些至今为止我遇到的实际事例供大家参考：
这些都是十分花费时间和精力的事情，想要通过这些方法削减经费，并不能减少很可观的开支，也就是说无法产生新的利益。考虑到做这些事情需要花费的人工费用，可能还会产生赤字。像这种削减成本的工作通常十分无趣，生产性也过低，也会导致员工的积极性下降。
关于削减成本方面，经常可以听到这样一句话，“积少成多”。
我们需要辨别“我做的这些工作是否真的能够积少成多。”
如下这张按负责人划分的销售额一览表。
按负责人划分的销售额一览表
像这样只看见实际数据，只能大概了解每名负责人之间的业绩对比，做出非常模糊的判断。最多得出这样的结论：
“山崎的销售额是最多的啊。”
“川又的销售额真是少得可怜。”
只能用抽象的形容词来说明。
我们经常可以听到这句话：用数据说话增加说服力。即使知道“每一名销售人员的销售额的业绩”的数据也没有任何意义。“用数据说话”最为重要的基础事项在于：
“实际数据，以百分比（比率、比例）表现才是有说服力的数据”
试着在这张表中追加每一名负责人的结构比率吧。
按负责人划分的销售额一览表中追加各负责人的结构比率
如此一来，大家就会知道每一名负责人销售额所占比例。将数据制作成图表的话，就会一目了然。
即使是口头说明，像下面这样解说的话，讲话人的说服力、聆听者的理解程度也会截然不同。
【Before】
山崎的销售额是最多的啊。
【After】
山崎的销售额构成比占整体的43%，约占整体的一半。
“最多的”这种措辞非常幼稚，而“占整体的43%”这种说法只是将前者转为带有百分比数据的表达方式，就迅速变成了商务级别的对话级别。
当然，只是改变表达方式并不是我们的工作。“了解了这一事实，接下来要采取什么行动”，将获得的数据作为下一次的计划、行动的根据来使用，才是分析数据的重点。
但是，突然让你“分析商务数据”，你也不知道如何分析数据资料，也不知道应该和什么样的数据做对比，这样你就会被困在 Excel 的数据中，即使花费了大量的时间，也无法得到满意的结果。在此，希望大家掌握分析商业数据上的三大基础指标。
以上无论哪一种，都可以用简单的除法运算计算出来。
同比率 ～销售额是增长还是下降
【计算公式】
同比率=今年的数据÷去年的数据
在企业中评价销售额成绩的第一大指标，就是同比率。也就是说，与去年相比销售额是增长还是减少的数值。
并不是说，这个指标一定要超过100%。
销售额少于去年的话，可以对这一数据进行进一步的分析，研究同期增长率，找出销售额下降的主要原因。当然，有时比如由市场变化导致的销售额下降，这种无法明确其中原因的情况也是存在的，也有“某公司的大客户公司倒闭导致整体业绩下滑”这样问题并不出在自己公司的情况。无论是哪一种，都能分析出“销售额下滑”这一状况的原因所在。这种分析都可以从同比率这种简单的除法中看出来。
分析同比率最重要的一点是“同一时期、同一期间与去年作比较”。商务活动十分容易受到季节变动的影响。受季节变化、节假日影响较大的日本，同一款商品在不同季节的销路都会发生变化，季节不同，畅销商品也不一样。因此，需要大家思考以下这些问题。
有时候可以用“与上个月相比销售额是否有所增长”来进行分析。比如“9月份游乐场的游客数比上个月下降了40%”这样的结果，因为8月份为暑假期间，得出这样的结果并不奇怪，但如果与去年的9月份相比游客也是大幅减少的话，就能够快速判断出入园人数其实是在减少这种倾向。接下来，就可以面向10月份想出解决对策，付诸行动。
达成率 ～是否达成目标
【计算公式】
达成率=实际值÷预期值（目标值）
所谓达成率，即“预算金额”与“实际金额”的比率。这里的“预算金额”就是指目标。也就是说，达成率表示的是“高于还是低于目标金额”的指标。
“预算”在达成率中表示目标值，而有一些文化企业将“预算”这个词作为“公司可使用的资金”的意思来使用。但是，“预算与实绩管理”这个词是商务经营的基本用语，预算这个词本身就含有目标的意思。希望大家有所了解。
结构比率 ～数字明细各占多少比例
【计算公式】
结构比率=部分÷整体
全公司的销售总额等整体的统计数据，有必要进一步计算出详细的数据。像前文中提到的，我们可以从以下的角度进一步分析数据。
以这些标准分析得出的各个构成要素在整体中占有的比例，这个比例数字就是结构比率。也被称作“份额”“构成比率”。由此，可以分析出各个要素的贡献度、偏重比例、依赖程度等。
通过运用前文中介绍给大家的 Excel 技巧，只是提高 Excel 的操作效率，并不能提高你的工作成果，以及作为商务人士的价值。Excel 只是一个工具。如果没有以“熟练运用这个工具，如何才能提高工作成绩？”这样的出发点来思考问题，那么无论掌握多少 Excel 函数和功能都没有任何意义。我们需要掌握的是准确并快速地完成反应工作成果的资料的能力。
使用 Excel 完成的主要工作是“制作表格”。那么，制作何种表格才能创造出有价值的工作？对他人有所帮助？能够从中获得利益？能够改善资金流动，等等，我们要想到成果后再去制作资料，这样才不会让时间和精力白费。
只有考虑到这一步并高效地工作，才是真正“在工作中能够熟练运用 Excel”。
在最后一章中，我想告诉大家一些重要的思考方式。
“上个月的销售额是3000万日元”
在销售会议上，如果你只用这一句话就结束了关于“上个月的销售情况”的报告，会怎样呢？
“哦，然后呢……？”
上司、同事们应该会产生这样的疑问。这样是万万不行的。
“我们知道了这些数据。但是这些数据代表了什么含义？”
可能有人会对你提出这样的疑问，如果你回答不上来，就有必要认真学习商业数据分析的基础知识。
实际上，这里有个很大的课题。在公司内部累积了各种各样的数据，但在大多数情况下这些数据都没有得到充分利用。因为没有人知道为了提高收益进行现状分析、设定目标、制定计划，应该如何灵活运用这些来之不易的数据。所以也无从下手。
所谓数字分析的基础，就是“分类、比较”。
首先，将数据细致拆分到某种程度。比如“销售额”这种数据，可考虑从以下角度进行划分。
接下来，将这些拆分后的数字资料与其他数据做对比。“与某个标准相比，是高还是低？”如果不运用这样的指标，就无从评价这些数据是好是坏。
关于这一点，有几个标准解答范例，比如做以下说明。
“上个月的销售额为3000万，与去年同期相比增加了112%，达到目标达成率的108%。”
“按商品类别来看后，A 商品占全体的70%，可以说销售额大多来自这个商品。”
“因此，有必要提高其他商品的比例，建立更加稳定的利润结构”
从销售额减去劳动成本、原价等，可得到的“毛利”、“毛利率”等数据，验证这些数据时不仅要从销售额出发，还要以“销售件数”为着眼点进行分析，这也是非常重要的。
像这样的说明，并不是只有掌握了丰富的商业知识与经验才能做好。事先了解工作中需处理的数据的基础，之后利用简单的除法运算，谁都能够做到。
如果在【设置单元格格式】的【保护】选项卡中勾选【隐藏】，之后再对工作表进行保护设置的话，此单元格中含有的公式将不会显示在编辑栏中。
在实际工作中经常会有“只可修改一部分单元格”或者反过来，“一部分单元格不可修改”的需求。
比如这张图的拉面店销售额管理表。
拉面店销售额管理表
在 A 列中输入“商品名”，在 B 列中输入“单价”，在 D 列中预先输入“单价×数量”的乘法公式。因此只填入 C 列“数量”就可以了。
为了防止误删 B 列的单价或 D 列中含有公式的单元格，以及更改表格内容，可设置成只可在 C 列中输入内容。首先，试着让禁止修改的单元格也无法被选中。
➊ 选择可以输入内容的单元格（此例中即 C2:C6）。
➋ 按Ctrl +l 启动【设置单元格格式】，在【保护】选项卡中取消勾选【锁定】，点击【确定】。
➌ 【审阅】选项卡➛点击【保护工作表】。
➍ 在【允许此工作表的所有用户进行】下方，取消勾选“选定锁定单元格”，点击【确定】。
通过这个操作，C2:C6范围以外的单元格不仅无法输入和修改内容，甚至无法点击。所以不会发生误删单元格中的内容，误将信息输入到其他单元格中等情况。
那么反过来，想使一部分单元格无法被改写的话，请按照以下步骤操作。
➊ 选择整个工作表➛【设置单元格格式】➛【保护】➛取消勾选【锁定】。
➋ 只对想要设置禁止修改内容的单元格，再次打开【设置单元格格式】，勾选【锁定】。
➌ 开启保护工作表。
看起来表格中并没有存在大量的数据，但是文件的格式却越来越大。这说明表格里包含了许多看不见的多余信息。
如果遇见明明没有录入大量的数据，但文件的格式却异常大的情况时，请在文件内的各个工作表中确认“最后一个单元格”的位置，这里可以确认是否存在异常情况。“最后一个单元格”是指位于工作表中有效范围内的右下方的单元格。
如下表，含有具体数据的单元格的范围内位于右下的单元格是 E15，它就是这张工作表的“最后一个单元格”。
最后一个单元格为 E15的表格
可以使用定位功能确认“最后一个单元格”的位置。或者用快捷键Ctrl +End 也可同样定位“最后一个单元格”，我在此说明一下启动定位功能的方法。
➊ 按Ctrl +G 打开【定位】➛点击【定位条件】。
➋ 选择“最后一个单元格”，点击【确定】。
于是，工作表中最后一个单元格 E15处于被选中的状态。
最后一个单元格 E15处于被选中的状态
这样就说明此表处于正常状态，并没有多余信息。
但是，如果有多余数据的话，就会呈现下图的状态。这是对下图中的表格进行了相同的操作。结果我们可以发现最后一个单元格位于距离有效范围很远的地方（此表中位于 G 列第65531行的单元格）。
G 列第65531行的单元格被选中
这时，说明这之前不知道进行了何种操作，导致原本应该在第15行为止的有效范围一直被延伸到了最下方，也就是存在无法直接可见的数据。像这样的情况，只要删除那些多余的数据，就能够缩小文件的格式。具体的操作步骤如下。
➊ 选中“最后一个单元格”的所在行。
➋ 同时按下Ctrl 和Shift 后，按向上箭头键。于是，到有效范围最后一行的第15行为止的所有行数都被选中了。
➌ 在只按住Shift 键的状态下，按向下箭头，这样选择范围就少了1行，变为从第16行开始。然后单击鼠标右键，在菜单中选择【删除】，删去选中的范围（或者按Ctrl + - ）。
完成以上步骤后，请务必记得保存。保存之后才能使文件的格式变小。
通过观察右侧的滚动条也能够确认文件中是否含有无法直接可见的信息。242页中的“最后一个单元格为 E15的表格”和 P244页中的“选中最后一个单元格 E15处于的状态”，通过对比位于这两张表格右侧的滚动条，我们可以发现后者处于正常状态。因为并没有存在大量的数据，所以滚动条能够上下滚动的幅度也很小。一般越是无法滚动的文件，滚动条越长。另一方面，前者的滚动条小很多，这说明可上下滚动的幅度很大。由于实际使用范围是到第15行为止，没有必要不停向下滚动。所以如果发现滚动条变得很小，说明工作表中一定存在多余的信息。这时，请按照上述步骤确认是否存在多余信息。
【查找与替换】，是将输入在【查找内容】的字符串置换为【替换为】内容的功能，而当【替换为】是空白，则【查找内容】中的内容就会变成空白……也就是删除该内容。并且，这种置换功能，实际上还能用于由公式构成的字符串。
下表中，D 列的构成比率单元格中，包含有以分母为绝对引用的除法公式。在单元格 D3中含有以下公式：
=C3/$C$12
在单元格 D3中输入=C3/$C$12
将单元格 D3输入的公式一直复制到 D12，分母也不会从 D12偏离，还是正常的除法计算。
在单元格 D3:D12的范围内，想要去掉分母中的$符号，可以按照以下步骤操作。
➊ 选择想要进行替换的范围（此例中为 D3:D12）。
➋ 按Ctrl +H 打开【查找与替换】。
➌ 【查找内容】输入“$”，【替换为】则保持空白状态，点击【全部替换】。
➍ 可以看到公式中的$符号被删除了。
像这样，【查找与替换】功能需要先行选择范围，这样才能只在这个范围内进行替换操作。如果未选中范围，就会以整个工作表为范围进行替换，请务必注意。