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如果排序标准只有1个的话，可以使用简单方法。但是如果标准有2个以上时，就要使用详细方法了。操作顺序如下：

➊ 任意点击想要排序表格中的一个单元格（表中的任意单元格）。

➋ 【数据】选项卡➛点击【排序】。

➌ 在【主要关键字】中选择【日期】。

➍ 在【次序】中选择【升序】。

➎ 选中【数据包含标题】。

➏ 点击【确定】。

当存在多个排序条件时，点击【添加条件】，可以追加条件。

“我不会排序。”

“即使点了自动筛选，下方数据也不在筛选范围。”

你是否也遇到上述的烦恼呢？用 Excel 制作表格时，“排序”、“自动筛选”都是我们必须要掌握的功能。实际上，要想让这些功能正常运行是有一定前提条件的。

建立数据库的4个条件

排序、自动筛选、数据透视表等都属于 Excel 的“数据分析功能”。要让这些“数据分析功能”正常运作，需要在表格中创建“数据库”。数据库形式的表格，必须满足以下4个条件。

• 第一行为标题行
• 第二行之后，每行连续输入一个数据
• 周边不临接含有多余数据的单元格

（相对独立的单元格范围）

• 中间没有空白行

具体来说，就是下表的状态。

数据库范例

像这样的格式，就是数据库了，可以正常运作排序、自动筛选功能。让我们来尝试一下，在这个表格范围内选择其中一个，按住Ctrl +A ，整个表格都会被选中。

按下Ctrl +A ，选中整个含有数据的表格

也就是说，数据库功能的目标范围一直延伸到数据最下面一行。

为了方便大家理解，现在和中途有空白行的表格做比较。如下表，中间存在空白行，在空白行上方范围内选中某个单元格，按下Ctrl +A 。

中间存在空白行，按下Ctrl +A 后

空白行下面的部分并不被识别是同一数据库范围，也就是说无法执行排序、自动筛选等操作。如果在进行排序和自动筛选时发现有些数据并不在范围内，就要认真确认表格中间是否存在空白行。

另外，在【来源】栏中指定含有作为选项的数据的单元格范围时，除用鼠标直接选中范围外，还可以命名单元格范围后再指定。因为 Excel 2003以前的版本，如果要将其他工作表的单元格作为“来源”使用，无法直接用鼠标操作选择范围来设置（Excel 2007之后的版本中可以）。

Excel 可以给任意单元格或单元格范围命名。这种功能叫作“定义名称”。

比如说，将单元格范围 C2：C4命名为“负责人选项表”吧。

➊ 选择单元格 C1，【公式】选项卡➛点击【定义名称】。

➋ 弹出“新建名称”的画面。

➌ 在【名称】一栏中输入想命名的名称。

运行这一功能后，能将选中的单元格的数值自动加入“名称”一栏中。如果想使用的数值已经存在于工作表的单元格中，那么直接选中该单元格即可。

➍ 如想要消除【引用位置】栏中原来的所有内容，可以用鼠标选择 C2:C4范围，点击【确定】。

➎ 于是 C2：C4范围被命名为“负责人选项表”。

在确认、编辑定义后的名称及其引用范围时，可以使用“名称管理器”。在【公式】选项卡中点击【名称管理器】后，就会看到以下画面，立刻就会知道名称和其对应的范围。

【名称管理器】画面

如下图所示，想要将 C 列中的负责人设置为选项，在单元格 A2中以序列模式输入，应该如何设置呢？

把 C 列中的负责人为选项，在单元格 A2中设置序列输入

选项数量不会有所增减（也就是说，后期不会进行数据更新），想在同一个工作表中设置参照系时，可以按照下面的步骤快速设置。

➊ 选中单元格 A2，【数据】选项卡➛点击【数据有效性】。

➋ 【设置】选项卡➛【允许】中选择【序列】。

➌ 【来源】栏中点击一下，鼠标选中单元格 C2～C4，点击【确定】。

这样就单元格 A2中设置了范围以 C2：C4为来源的序列输入模式。

单元格 A2，设置了单元格范围以 C2：C4为来源的序列输入模式

像这样，预先将单元格设置为序列输入模式，之后只要从选项中选择即可，不仅输入操作会更加轻松，也能避免输入错误信息。

比起将序列输入的来源范围放在同一张工作表中，另外准备一个工作表作为“选项表”用来整合数据这种做法更加方便。

想要提高工作效率和生产率有一点很重要，那就是建立零失误的结构。如果出现错误，就需要花费不必要的时间与精力去恢复数据，这样就会使工作的生产率下降。所以说，努力降低失误的发生概率，与提高生产率有直接联系。

Excel 中有一个重要功能——数据有效性。使用这个功能，有2个好处：

• 更高效地输入数据
• 避免输入错误

例如，需要从几个选项中多次输入相同数据时，在需要输入的单元格范围内将有效性条件设定为允许“序列”输入，这样就能从下拉菜单中选择想输入的数据。

使用“序列”输入有一个好处，就是能够确保每次都用相同字符串输入相同的数据。例如，要输入相同公司名称的时候，有的地方是“××股份有限公司”，有的是“××（股份公司）”，这些数据虽然都代表同一家公司，但也会出现不同的字符串（这种情况叫作“标示不统一”）。在这种情况下，在统计和处理数据时，Excel 无法将这两种公司名称数据自动识别为同一家，因此会出现各种各样的错误。

另外，限制单元格中的数值，也能防止输入错误。

制作表格时，特别是当项目名称无法完全显示在一行单元格中，就需要换行输入。想要在 Excel 的单元格中换行，可以在需要换行的位置按下面的快捷键。

Alt +Enter

切记不要按空格换行。

但是，我们要注意，换行后的单元格的值，会与换行前的单元格的值有所不同。比如下面这个例子，单元格 A2与单元格 B2分别输入“大大改善”。单元格 B2在“大大”之后按下Alt +Enter 进行了换行处理。在单元格 C2中输入 EXACT 函数来检查两个单元格内的数值是否相同。结果是返回 FALSE。也就是说，这两个单元格内的数值并不相同。

内容都是“大大改善”，换行后却变成了不同的数值

因此，在处理用于 VLOOKUP 函数的检索值、检索范围等数值的换行时有必要注意这一点。如果有对某一个数值进行过换行处理，那么在计算时就有可能无法得到预期的结果。这是因为这个快捷键具有“强制换行”的意思。