Excel 掌握数据类型区分及转换的技巧

Excel数据一般可以分为文本、数值、日期、逻辑、错误等几种类型,其中,日期是数字的一个特殊格式。

此外,数字和数值是两个不同的概念,数字可以以文本的形式出现,也可以是数值、日期等。一般在明确指定的情况下,数字指的是数值型数字。

在Excel函数帮助文件中,经常会看到关于升序的描述为“数值必须按照升序排列:…-2、-1、0、1、2、…、A-Z、FALSE、TRUE”,这是Excel的一个规则,即数字小于文本,文本小于逻辑值,错误值不参与排序。

以上介绍了数据类型及排序规则,接下来介绍逻辑值与数值的关系。

在Excel中,逻辑值只有TRUE和FALSE两个,它们与数值的关系为:

1)在数值运算中,TRUE=1,FALSE=0。

2)在逻辑判断中,FALSE=0,TRUE=所有非0数值。

这两条准则非常重要,在Excel函数公式的简化及计算中用途很广。

介绍完逻辑值与数值的关系之后,接下来介绍一下数据类型转换的有关技巧。

以文本形式存储的数据,如在A1中输入“123”,或者将A1的单元格格式设置为文本的输入“123”,那么该数字不能直接作为数值参与函数计算。这时,公式“=A1=123”将返回FALSE,公式“=SUM(A1:A2)”将无法得到正确的计算结果。

通常用以下6种方法可将A1中以文本形式存储的数字转换为数值型。


=A1*1
=A1/1
=A1+1
=A1-1
=--A1
=valueA1

注意:混淆文本型数字与数值型数字是许多用户经常犯而又不易觉察的错误,通过使用LEFT、MID、TEXT等文本函数,计算得到的结果都是文本型,如果未进行转换而代入下一步,与之进行不匹配的计算,将返回错误结果。

Excel 利用名称定义不连续的单元格区域

不连续的单元格区域也可以定义为名称,其定义方法如下所示。

步骤1:使用Shift键或者Ctrl键配合鼠标准确选中要定义为名称的不连续的单元格区域。

步骤2:在“公式”菜单的“定义的名称”工具栏中单击“定义名称”按钮,然后按照前面的操作方法对名称进行定义即可。

Excel 名称定义的规则何在

在定义单元格、数值、公式等名称的时候,需要遵循一定的规则,具体要求如下所示。

  • 名称的第一个字符必须是字母、数字或者下划线,其他字符可以是字母、数字、句号或者下划线等符号。
  • 名称长度不能超过255个字符,字母不区分大小写。
  • 名称之间不能有空格符。
  • 名称不能与单元格的名称相同。
  • 同一工作簿中定义的名称不能相同。

Excel 中名称定义的重要作用

在Excel 2016中使用名称定义,可以极大地简化公式,从而提高工作效率。具体来说,Excel中名称定义具有以下重要作用。

减少输入的工作量:如果在一个文档中需要输入很多相同的文本,可以使用定义的名称。例如,定义国家=“中华人民共和国”,那么在需要输入该文本的位置处输入“=国家”,都会显示“中华人民共和国”。

快速定位:例如在大型数据库中,经常需要选择某些特定的单元格区域进行操作,那么可以事先将这些特定的单元格区域定义为名称。当需要定位时,可以在“名称框”下拉菜单中选择名称,程序会自动选择特定的单元格区域。

方便计算:简化了编辑公式的时候对单元格区域的引用,尽可能地减少出错概率。

Excel 删除或允许使用循环引用

在单元格公式中如果使用了循环引用,在状态栏中“循环引用”后面显示的是循环引用中某个单元格的引用。如果在状态栏没有“循环引用”一词,则说明活动工作表中不含循环引用。

· 如何删除循环引用,其具体操作步骤如下。

步骤1:打开含有循环引用的工作表。

步骤2:选择“公式”选项卡中“公式审核”单元组的“错误检查”右侧的按钮,从弹出的菜单中选择“循环引用”命令,从弹出的子菜单中选择一个循环引用单元格。

步骤3:返回工作表,光标已经将刚才选中的单元格定位,在公式编辑栏中的公式中,将其循环引用的单元格删除即可。

· 允许使用循环引用的具体操作步骤如下。

步骤1:选择“文件”、“选项”命令,弹出“Excel选项”对话框。

步骤2:在左侧窗格中选择“公式”选项,在右侧窗格中选中“启用迭代运算”复选框。

步骤3:在复选框下方设置“最多迭代次数”和“最大误差”的值。

步骤4:单击“确定”按钮即可。

Excel 在相对引用、绝对引用和混合引用间切换

在Excel进行公式编辑时,常常会根据需要在公式中使用不同的单元格引用方式。通常情况下用户会按“老套”的方法进行输入,这种方法不仅浪费时间,工作效率降低,同时准确率也会随之下降。这时可以用如下方法来快速切换单元格引用方式。

步骤1:选中包含公式的单元格,在编辑栏中选择要更改的引用单元格。

步骤2:按F4键就可以在相对引用、绝对引用和混合引用间快速切换。

例如,选中A2引用,按一次F4键时,就会变成$A$2;连续按两下F4键时,就会变成A$2;连续按三次F4键,就会变成$A2;连续按四次F4键,就会变成A2。

只要轻轻地按F4键即可轻松地在$A$2、A$2、$A2、A2之间进行快速地切换。

Excel 将单元格引用更改为其他单元格引用

在单元格被引用后通常情况下也会有变动。如何将单元格引用更改为其他单元格引用?其具体操作步骤如下。

1)双击包含希望更改公式的单元格。

提示:Excel会使用不同颜色突出显示每个单元格或单元格区域。

2)执行下列操作之一。

  • 如果要将单元格或区域引用更改为其他单元格或区域,则可以将单元格或单元格区域的彩色标记边框拖动到新的单元格或单元格区域上。
  • 如果要在引用中包括更多或更少的单元格,则拖动边框的一角,增大或减小单元格区域的选择。
  • 在公式编辑栏中,以公式形式选择引用,然后输入一个新的引用。

3)按回车键即可,对于数组公式,则按组合键“Ctrl+Shift+Enter”。

Excel 通过使用“粘贴链接”命令创建单元格引用

除了前两节讲过的单元格引用,其实还有一种引用单元格的方式,那就是复制后使用选择性粘贴命令下的“粘贴链接”命令。通常有以下两种情况会使用“粘贴链接”命令。

· 在更显眼的位置轻松显示重要信息。例如工作簿中有许多工作表,并且每个工作表上都有一个单元格显示有关该工作表上其他单元格的摘要信息。如果要使这些摘要单元格更显眼,可以在工作簿的第一个工作表上创建对这些单元格的单元格引用,这样就可以在第一个工作表上看到有关整个工作簿的摘要信息。

· 在工作表和工作簿之间更轻松地创建单元格引用。“粘贴链接”命令会自动粘贴正确的语法。

使用“粘贴链接”命令创建单元格引用的具体操作步骤如下。

步骤1:选择源数据单元格。

步骤2:按快捷键“Ctrl+C”,对该单元格的内容进行复制。

步骤3:单击要链接到的单元格。

步骤4:右击链接到的单元格,从弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令,从弹出的下级菜单中选择“粘贴链接”命令即可。

Excel 利用数组模拟IF()

前面讲了利用数组模拟AND和OR,同样利用数组也可以模拟IF()。还是以图7-5所示的工作表数据为例。

前一节讲过在单元格A8中输入公式“=SUM(AND(C3:C7>2000,C3:C7<2500)*1)”,按组合键“Ctrl+Shift+Enter”后,返回的结果是0。在单元格B8中输入公式“=SUM((C3:C7>2000)*(C3:C7<2500)*1)”,按组合键“Ctrl+Shift+Enter”后,结果是2。

现在我们将单元格A8中的公式更改为“=SUM(IF(C3:C7>2000,C3:C7<2500)*1)”,按组合键“Ctrl+Shift+Enter”后,得到的结果是2。如果将IF去掉,公式又会变成什么样子呢?在其他空白单元格中输入“=SUM((C3:C7>2000)*(C3:C7<2500))”,按组合键“Ctrl+Shift+Enter”后,结果还是2。

由此可以看出通常情况下“*”可以模拟IF(),需要注意的是并不是所有的IF()都可以用“*”代替,用户可根据实际情况灵活运用。

Excel 数组公式的用途

数组公式主要用于建立可以产生多个结果或对可以存放在行和列中的一组参数进行运算的单个公式。数组公式最大的特点就是可以执行多重计算,它返回的是一组数据结果。数组公式最大的特征就是所引用的参数是数组参数,包括区域数组和常量数组。区域数组是一个矩形的单元格区域,如$A$1:$D$5;常量数组是一组给定的常量,如{1,2,3}或{1;2;3}或{1,2,3;1,2,3}。

数组公式中的参数必须为“矩形”,如{1,2,3;1,2}就无法引用了。输入后同时按下组合键“Ctrl+Shift+Enter”,数组公式的外面会自动加上大括号“{}”予以区分。有的时候,看上去是一般应用的公式也应该是属于数组公式,只是它所引用的是数组常量,对于参数为常量数组的公式,则在参数外有大括号“{}”,公式外则没有,输入时也不必按组合键“Ctrl+Shift+Enter”。